Jak pracuje komisja przetargowa ?

Jak pracuje komisja przetargowa ?

 

Problematyka komisji przetargowej została uregulowana w art. 19 - 21, art. 67 ust. 4 oraz art. 138b Pzp. Przepisy dotyczące komisji przetargowej mają zastosowanie do wszystkich trybów udzielania zamówień, a nie tylko do trybów przetargu nieograniczonego i ograniczonego, jak sugerowałaby jej nazwa („komisja przetargowa”).

Komisję przetargową powołuje oraz dokonuje zmian w jej składzie kierownik zamawiającego (osoba lub organ, który - zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową - jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego). Uprawnienie kierownika zamawiającego do powołania komisji przetargowej oraz dokonywania zmian w jej składzie wynika z art. 21 ust. 1 Pzp.

Kierownik zamawiającego określa również organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac (art. 21 ust. 3 Pzp).

Powoływanie komisji przetargowej i dokonywanie zmian w jej składzie to czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego.

Powołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie oraz określanie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej są czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego. Na podstawie art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w art. 14 - 27 Pzp, w tym również powołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie oraz określanie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej pracownikowi zamawiającego.

Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przeprowadzenia określonych postępowań (art. 19 ust. 3 Pzp).

Skład komisji przetargowej, datę jej powołania oraz dokument, na podstawie którego powołano komisję przetargową (np. decyzja, zarządzenie, uchwała) zamawiający zamieszcza w protokole postępowania o udzielenie zamówienia.

 

Powołanie komisji przetargowej

Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp kierownik zamawiającego jest obowiązany powołać komisję wyłącznie do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (art. 19 ust. 1 Pzp). W takim przypadku kierownik zamawiającego nie ma obowiązku powołania komisji do dokonania czynności związanych z przygotowaniem postępowania. Przepisy Pzp nie wskazują terminu powołania komisji przetargowej. Komisja przetargowa może być powołana w każdym czasie. Jeżeli jednak wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp powołanie komisji przetargowej musi nastąpić najpóźniej przed dokonaniem pierwszej czynności związanej z przeprowadzeniem postępowania.

Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8Pzp, kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową do czynności związanych z przygotowaniem postępowania lub czynności w postępowaniu (czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania).

Na podstawie art. 20 ust. 1 i 2 Pzp kierownik zamawiającego może także powierzyć komisji przetargowej dokonanie innych, niż ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badanie i ocena ofert, czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia.

Dzień, w którym komisja przetargowa kończy prace powinien wskazywać dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej (zob. art. 21 ust. 3 Pzp).

Nie można zgodzić się z wyrażanym w praktyce stanowiskiem, że prace komisji przetargowej kończą się z chwilą wyboru najkorzystniejszej oferty, a w przypadku zamówienia z wolnej ręki w chwili wynegocjowania warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. Kierownik zamawiającego może również powierzyć członkowi komisji przetargowej dokonanie czynności po zakończeniu postępowania (np. zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, przekazanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej).

Jeżeli prace komisji przetargowej zakończyły się z chwilą zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, w pkt 25 w protokole postępowania w trybie przetargu nieograniczonego za dzień zakończenia prac komisji przetargowej należy wpisać datę zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

 

Odstąpienie od powołania komisji przetargowej na podstawie art. 19 ust. 2, art. 138b oraz art. 67 ust. 4 Pzp

Kierownik zamawiającego może odstąpić od powołania komisji przetargowej:

  1. jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8Pzp,
  2. udzielając zamówienia sektorowego (art. 138b ust. 1 Pzp); w takim przypadku kierownik zamawiającego będzie jednak obowiązany określić sposób prowadzenia postępowania zapewniający sprawność udzielania zamówień, indywidualizację odpowiedzialności za wykonywane czynności oraz przejrzystość prac (art. 138b ust. 2 Pzp),
  3. w przypadku udzielania zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów,
  4. jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;
  5. jeżeli przeprowadzono konkurs, o którym mowa w art. 110 Pzp, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej;
  6. w przypadku udzielania zamówienia z wolnej ręki, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze: dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej, ciepła lub paliw gazowych;
  7. jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia - w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach;
  8. możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;
  9. zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych, w tym na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego, lub gdy dokonuje zakupu świadectw pochodzenia, świadectw pochodzenia biogazu rolniczego i świadectw pochodzenia z kogeneracji na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych, w tym na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

 

Pomocniczy charakter komisji

Pomocniczy charakter komisji przetargowej wynika z art. 20 ust. 1 i 3 Pzp.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 Pzp komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

Na podstawie art. 20 ust. 3 Pzp komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego m.in. propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.

Ponieważ za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego, on też zatwierdza propozycje komisji dotyczące m. in. wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty i unieważnienia postępowania.

Zatwierdzenie propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a wniosku o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia to czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego. Jeżeli kierownik zamawiającego powierzy pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla siebie czynności pracownikowi zamawiającemu, propozycje komisji przetargowej zatwierdza ten pracownik.

 

Organizacja, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji

Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.

Na podstawie art. 21 ust. 3 Pzp kierownik zamawiającego jest obowiązany określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

Indywidualizacja odpowiedzialności polega na przypisaniu konkretnych czynności poszczególnym członkom komisji.

Indywidualizacja odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac jest konieczna ze względu na art. 18 ust. 2 zdanie pierwsze Pzp oraz art. 4 pkt 2 i 3 UsDysFinPub.

Na podstawie art. 18 ust. 2 zdanie pierwsze Pzp za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają także inne osoby niż kierownik zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Członkowie komisji przetargowej odpowiadają zatem za czynności związane z przygotowaniempostępowania lub czynności związane z przeprowadzeniem postępowania tylko w zakresie czynności im powierzonych przez kierownika zamawiającego.

Na podstawie art. 4 pkt 2 i 3 UsDysFinPub odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych podlegają natomiast kierownicy jednostek sektora finansów publicznych oraz pracownicy jednostek sektora finansów publicznych lub inne osoby, którym odrębną ustawą lub na jej podstawie powierzono wykonywanie obowiązków w takiej jednostce, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie stanowi czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych.

Członkami komisji przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego, a także osoby nie będące pracownikami zamawiającego. Powołanie do komisji przetargowej osób nie będących pracownikami zamawiającego powinno mieć miejsce w sytuacjach wyjątkowych (np. w przypadku braku osób posiadających kwalifikacje związane z przedmiotem zamówienia). W takim przypadku osoba nie będąca pracownikiem zamawiającego może wykonywać czynności związane z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu na podstawie umowy zlecenia (np. ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, badanie ofert, ocena ofert) lub umowy o dzieło (np. sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia).

W celu zapewnienia sprawności działania komisji, członkami komisji powinny być osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm (art. 7 ust. 2 Pzp) oraz posiadające kwalifikacje (wiedzę i doświadczenie) związane z przedmiotem zamówienia publicznego.

Kierownik zamawiającego może w każdym czasie zmienić skład komisji. Zmiana składu komisji przetargowej następuje z przyczyn określonych w Pzp (wyłączenie z postępowania członka komisji przetargowej), lub innych przyczyn (np. choroba, urlop, rozwiązanie umowy o pracę, rozwiązanie umowy cywilnoprawnej na podstawie której członek komisji był zobowiązany do wykonywania czynności związanych z przygotowaniem postępowania lub czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, naruszenie obowiązku rzetelnego i obiektywnego wykonywania czynności w postępowaniu lub czynności związanych z przygotowaniem postępowania).

Przepisy Pzp nie wskazują w jakiej formie następuje powołanie komisji przetargowej i zmiana jej składu. Może to odbywać się w formie polecenia służbowego, zmiany zakresu obowiązków, wydania zarządzenia lub rozwiązania lub zmiany umowy cywilnoprawnej.

 

Dopuszczalność powołania głównego księgowego w skład komisji przetargowej

Członkiem komisji przetargowej może być główny księgowy, także jednostki sektora finansów publicznych.

Pogląd, że powołanie głównego księgowego na członka komisji przetargowej uniemożliwi mu dokonywanie wstępnych kontroli oraz czynności, o których mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 UsFinPub, jest nieuprawniony. Zgodnie z art. 54 ust. 1 UsFinPub główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych jest obowiązany do: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Czynności określone w art. 20 ust. 1 Pzp nie obejmują prowadzenia rachunkowości zamawiającego. Zgodnie z art. 4 ust. 3 UsRach rachunkowość jednostki obejmuje: przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, sporządzanie sprawozdań finansowych, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości oraz oddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Czynności określone w art. 20 ust. 1 i 2 Pzp nie obejmują również wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Operacja gospodarcza to każde zdarzenie gospodarcze, które wywiera wpływ na aktywa lub pasywa danej jednostki, w związku z czym podlega odpowiedniemu zapisowi w księgach rachunkowych tej jednostki. Zgodnie z art. 4 ust. 2 UsRach zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Czynności, o których mowa w art. 20 ust. 1 i 2 Pzp nie wywołują zmian w składnikach majątku zamawiającego, a dokumentacji postępowania nie ujmuje się w księgach rachunkowych (dokumentacja postępowania nie stanowi podstawy zapisów w księgach rachunkowych zamawiającego).

Udział głównego księgowego w pracach komisji nie ogranicza również jego prawa do: żądania od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień (art. 54 ust. 7 pkt 1 UsFinPub) oraz wnioskowania do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej (art. 54 ust. 7 pkt 2 UsFinPub).

 

Powołanie biegłych

Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych (art. 21 ust. 4 Pzp).

Biegli mogą być powołani wówczas, gdy posiadane przez nich wiadomości specjalne są wymagane w celu dokonania określonych czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Wiadomości specjalne to wiadomości niezbędne do przygotowania lub przeprowadzenia postępowania, których nie posiadają członkowie komisji. Wniosek komisji w sprawie powołania biegłych (biegłego) powinien zawierać uzasadnienie powołania biegłego.

Biegły nie jest członkiem komisji, ale może uczestniczyć w pracach komisji z głosem do­radczym. Z wykonanych czynności biegły sporządza opinię. Opinia biegłego stanowi załącznik do protokołu postępowania. Opinie biegłych, udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania.

Biegłym, o którym mowa w art. 21 ust. 4 Pzp nie jest biegły sądowy.

Problematyka biegłych sądowych została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 r. w sprawie biegłych sądowych (Dz. U. Nr 15, poz. 133). Zgodnie z § 15 rozporządzenia ustanowienie danej osoby biegłym uprawnia ją - po złożeniu przyrzeczenia - do wydawania opinii na zlecenie sądu lub organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze w sprawach karnych w zakresie tej gałęzi nauki, techniki, sztuki, rzemiosła, a także innych umiejętności, dla której ustanowienie nastąpiło.

Biegły, wydając opinię, używa tytułu biegłego sądowego z oznaczeniem specjalności oraz sądu okręgowego, przy którym został ustanowiony. Oznacza to, że biegły sądowy, podejmując czynności biegłego, może powołać się na fakt ustanowienia go biegłym sądowym tylko wówczas, gdy wykonuje czynności na zlecenie sądu lub organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze w sprawach karnych. Podejmując czynności biegłego na zlecenie innych podmiotów niż sąd lub organ prowadzący postępowanie przygotowawcze w sprawach karnych, biegły sądowy nie może powoływać się na fakt ustanowienia go biegłym sądowym oraz używać pieczęci lub druków (formularzy) o treści „biegły sądowy”.

 

Czy istnieje prawny obowiązek sporządzania protokołów z posiedzeń komisji przetargowej ?

Przepisy Pzp nie przewidują obowiązku sporządzania protokołów z poszczególnych posiedzeń komisji przetargowej. Na podstawie art. 21 ust. 3 Pzp komisja przetargowa jest obowiązana tylko udokumentować czynności dokonywane przez poszczególnych jej członków, wskazane w dokumencie określającym organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

 

Czy konieczna jest obecność wszystkich członków komisji przetargowej na otwarciu ofert ?

Przepisy Pzp nie przewidują obowiązku uczestniczenia wszystkich członków komisji przetargowej w czynności otwarcia ofert. O tym, którzy członkowie komisji przetargowej dokonają otwarcia ofert decyduje kierownik zamawiającego w dokumencie określającym organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej. Kierownik zamawiającego może również powierzyć przewodniczącemu komisji przetargowej wskazanie osób, które dokonają otwarcia ofert.

Przepisy Pzp nie przewidują również obowiązku sporządzania protokołu z otwarcia ofert. Protokół z otwarcia ofert jest dokumentem w obrocie wewnętrznym zamawiającego.

Protokół z otwarcia ofert może być wymagany w umowach dotyczących zamówień współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.

 

Opracowanie: Zespół wPrzetargach

Wydawca:  CONEXIS ZAMÓWIENIA PUBLICZNE  JÓZEF EDMUND NOWICKI,  ul. Nowowiejska 17,  71-219  Bezrzecze

©  2016 - 2018  conexis.pl / wPrzetargach.pl

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.  Rozumiem i akceptuję