Sprawne funkcjonowanie komisji przetargowej

1. Problematyka komisji przetargowej została uregulowana w art. 53-55 ustawy Pzp.
2. W trybie przetargu nieograniczonego kierownik zamawiającego jest obowiązany powołać  komisję przetargową tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. W trybie podstawowym można nie powoływać komisji przetargowej.
3. Przepisy art. 54 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w sposób ogólny wskazują na ustawowy zakres obowiązków komisji przetargowej.
4. Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech członków. Powołując komisję przetargową kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. 
5. Określenia zakresu obowiązków członków komisji przetargowej jest związane z indywidualizacją odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności. Indywidualizacja odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności polega na przypisaniu konkretnych czynności poszczególnym członkom komisji. 
6. Osoby inne niż kierownik zamawiającego, w tym członkowie komisji przetargowej, odpowiadają bowiem za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia tylko w takim zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. 
7. Powołanie i odwołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie, odrzucenie oferty, wykluczenie wykonawcy, wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowania to czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego to czynności zastrzeżone dla kierownika  zamawiającego. Na podstawie art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp, kierownik zamawiającego może natomiast powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności. 
8. Członkami komisji przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego lub osoby nie będące pracownikami zamawiającego. 
9. Powołanie do komisji przetargowej osób nie będących pracownikami zamawiającego powinno mieć miejsce w sytuacjach wyjątkowych. W takim przypadku osoba nie będąca pracownikiem zamawiającego może wykonywać czynności związane z przygotowaniem postępowania lub czynności w postępowaniu na podstawie umowy zlecenia (np. badanie ofert, ocena ofert, dokonanie kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu) lub umowy o dzieło (np. sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia).
10. Określając zakres obowiązków członków komisji przetargowej, kierownik zamawiającego może powierzyć komisji przetargowej wszystkie lub niektóre czynności w postępowaniu lub czynności związane z przygotowaniem postępowania. 
11. Określenia zakresu obowiązków członków komisji przetargowej jest związane z indywidualizacją odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności. Indywidualizacja odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności polega na przypisaniu konkretnych czynności poszczególnym członkom komisji. 
12. Powołanie i odwołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie, odrzucenie oferty, wykluczenie wykonawcy, wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowania to czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego to czynności zastrzeżone dla kierownika  zamawiającego. Na podstawie art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp, kierownik zamawiającego może natomiast powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności. 
13. Na podstawie art. 215 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający może odstąpić od powołana komisji przetargowej. 
14. Na podstawie art. 393 ust. 5 ustawy Pzp, udzielając zamówienia sektorowego, kierownik zamawiającego może odstąpić od powołania komisji przetargowej. W takim przypadku kierownik zamawiającego określa sposób prowadzenia postępowania zapewniający sprawność udzielania zamówień, indywidualizację odpowiedzialności za wykonywane czynności oraz przejrzystość prac.
15. W art. 54 ust. 2 ustawy Pzp ustawodawca podje przykładowe czynności komisji przetargowej („komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego”).  W trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art. 54 ust. 2 ustawy Pzp komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego m. in. propozycje odrzucenia oferty, wykluczenia wykonawcy, wyboru najkorzystniejszej oferty, a jeżeli zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia. 
16. O odrzuceniu oferty, wykluczeniu wykonawcy, wyborze najkorzystniejszej oferty, unieważnieniu postępowania decyduje kierownik zamawiającego albo pracownik zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył, w formie pisemnej, dokonanie takiej czynności. 
17. Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy Pzp kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis ten przyznaje kierownikowi zamawiającego uprawnienia do dokonywania wszelkich czynności związanych przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania. 
18. Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego to czynności o charakterze decyzyjnym (np. zatwierdzenie propozycji komisji przetargowej wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty, a także wniosku o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia). 
19. Do ustawowych czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć również powołanie i odwołanie komisji przetargowej, określenie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, w celu zapewnienia sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac, a także powołanie biegłych z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej. 
20. Czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego będą czynności zatwierdzenia wartości zamówienia, wartości nagród w konkursie, powołania sądu konkursowego oraz dokonywania zmian w jego składzie, sprawowania nadzoru nad sądem konkursowym w zakresie zgodności konkursu z przepisami ustawy Pzp i regulaminem konkursu, zatwierdzenia regulaminu konkursu, unieważnienie konkursu, zatwierdzenia rozstrzygnięcia konkursu.
21. Do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć wybór trybu udzielenia zamówienia publicznego (zatwierdzenie przygotowanego uzasadnienia faktycznego i prawnego wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, zamówienia z wolnej ręki, licytacji elektronicznej, partnerstwa innowacyjnego), w tym również wybór trybu przetargu nieograniczonego. Kierownik zamawiającego reprezentuje zamawiającego w postępowaniu odwoławczym oraz (chyba, że zostanie ustanowiony pełnomocnik) oraz postępowaniu skargowym, zatwierdza odpowiedź na odwołanie.
22. Ze względu na charakter czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego, do tych czynności należy również zaliczyć zatwierdzenie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, dokumentacji postępowania (np. zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, specyfikacji istotnych warunków zamówienia), wskazanie osób do udziału w negocjacjach w trybie zamówienia wolnej ręki, wyrażenie zgody na zmianę treści SWZ, istotna zmianę treści ogłoszenia o zamówieniu, podjęcie decyzji o odrzuceniu ofert wstępnych, zatwierdzenie wynegocjowanych warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego.
23. Do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć prawo zgłoszenia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych umotywowanych zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia doręczenia informacji o wyniku kontroli.
24. Kierownik zamawiającego, na wniosek Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych pisemnie informuje o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych. W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego decyduje o złożeniu do Krajowej Izby Odwoławczej wniosku o uchylenie zakazu zawarcia umowy.
25. Kierownik zamawiającego decyduje o wszczęciu postępowania oraz ustanowieniu dynamicznego systemu zakupów oraz udzielaniu zamówień objętych tym systemem, przeprowadzeniu postępowania w celu zawarcia umowy ramowej oraz udzielaniu zamówienia, którego przedmiot jest objęty umową ramową.
26. Do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć również podjęcie decyzji o wyborze oferty na podstawie art. 263 ustawy Pzp. 
27. Kierownik zamawiającego zatwierdza protokół postępowania o udzielanie zamówienia publicznego i protokół konkursu.
28. Powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego musi mieć postać upoważnienia zindywidualizowanego (adresowanego do danego pracownika) z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (zob. orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej z dnia 22 lutego 2010 r., GKO Nr BDF1/4900/87/89/09/3148 z dnia 22 lutego 2010 r. oraz z dnia 13 czerwca 2013 r., BDF1/4900/35/40/RN-10/13/RWPD-390).
29. Czynnościami niezastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego są czynności, które komisja przetargowa dokonuje z mocy samej ustawy Pzp (np. wezwania i zawiadomienia, o których mowa w art. 126 ust. 1, art. 274 ust. 1, art. 253 ust. 1 ustawy Pzp).

Więcej o pracy komisji przetargowej w kolejnym artykule.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.
Portal wPrzetargach.pl to najlepsze komentarze i kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych