Wzór zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowej z uwzględnieniem obowiązku składania JEDZ w postaci elektronicznej

Wzór zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego z uwzględnieniem obowiązku składania JEDZ od dnia 18 kwietnia 2018 r. w postaci elektronicznej i opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Wzór zarządzenia uwzględnia powołanie do komisji przetargowej co najmniej dwóch członków zespołu do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia.
 

Pobierz przykłafdowy wzór zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowej  >>>

 

Jak pracuje komisja przetargowa ?

Przepisy dotyczące komisji przetargowej mają zastosowanie do wszystkich trybów udzielania zamówień, a nie tylko do trybów przetargu nieograniczonego i ograniczonego, jak sugerowałaby jej nazwa („komisja przetargowa”).

Komisję przetargową powołuje oraz dokonuje zmian w jej składzie kierownik zamawiającego.

Kierownik zamawiającego określa również organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

Powołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie oraz określanie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej są czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego. Na podstawie art. 18 ust. 2 zdanie drugie Pzp kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie powołanie komisji przetargowej, dokonywanie zmian w jej składzie oraz określanie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej pracownikowi zamawiającego.

Powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego musi mieć postać upoważnienia zindywidualizowanego (adresowanego do danego pracownika) z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (zob. orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej z dnia 22 lutego 2010 r. GKO Nr BDF1/4900/87/89/09/3148 z dnia 22 lutego 2010 r. oraz z dnia 13 czerwca 2013 r., BDF1/4900/35/40/RN-10/13/RWPD-390).

Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przeprowadzenia określonych postępowań.

Skład komisji przetargowej, datę jej powołania oraz dokument, na podstawie którego powołano komisję przetargową (np. decyzja, zarządzenie, uchwała) zamawiający zamieszcza w protokole postępowania o udzielenie zamówienia.

 

Powołanie komisji przetargowej

Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp kierownik zamawiającego jest obowiązany powołać komisję wyłącznie do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.

Dzień, w którym komisja przetargowa kończy prace powinien wskazywać dokument określający organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

Nie można zgodzić się z wyrażanym w praktyce stanowiskiem, że prace komisji przetargowej kończą się z chwilą wyboru najkorzystniejszej oferty, a w przypadku zamówienia z wolnej ręki w chwili wynegocjowania warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. Kierownik zamawiającego może również powierzyć członkowi komisji przetargowej dokonanie czynności po zakończeniu postępowania (np. zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, przekazanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej).

 

Pomocniczy charakter komisji

Zgodnie z art. 20 ust. 1 Pzp komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

Na podstawie art. 20 ust. 3 Pzp komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego m.in. propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.

Ponieważ za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego, on też zatwierdza propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty i unieważnienia postępowania.

Zatwierdzenie propozycji wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a wniosku o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia to również czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego.

 

Organizacja, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji

Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.

Na podstawie art. 21 ust. 3 Pzp kierownik zamawiającego jest obowiązany określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

Indywidualizacja odpowiedzialności polega na przypisaniu konkretnych czynności poszczególnym członkom komisji.

Członkami komisji przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego, a także osoby nie będące pracownikami zamawiającego. Powołanie do komisji przetargowej osób nie będących pracownikami zamawiającego powinno mieć miejsce w sytuacjach wyjątkowych (np. w przypadku braku osób posiadających kwalifikacje związane z przedmiotem zamówienia). W takim przypadku osoba nie będąca pracownikiem zamawiającego może wykonywać czynności związane z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu na podstawie umowy zlecenia (np. ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, badanie ofert, ocena ofert) lub umowy o dzieło (np. sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia).

W celu zapewnienia sprawności działania komisji, członkami komisji powinny być osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm oraz posiadające kwalifikacje (wiedzę i doświadczenie) związane z przedmiotem zamówienia publicznego.

Kierownik zamawiającego może w każdym czasie zmienić skład komisji. Zmiana składu komisji przetargowej następuje z przyczyn określonych w Pzp lub innych przyczyn (np. choroba, urlop, rozwiązanie umowy o pracę, rozwiązanie umowy cywilnoprawnej na podstawie której członek komisji był zobowiązany do wykonywania czynności związanych z przygotowaniem postępowania lub czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, naruszenie obowiązku rzetelnego i obiektywnego wykonywania czynności w postępowaniu lub czynności związanych z przygotowaniem postępowania).

 

Powołanie biegłych

Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych.

Biegli mogą być powołani wówczas, gdy posiadane przez nich wiadomości specjalne są wymagane w celu dokonania określonych czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Wiadomości specjalne to wiadomości niezbędne do przygotowania lub przeprowadzenia postępowania, których nie posiadają członkowie komisji.

Wniosek komisji w sprawie powołania biegłych (biegłego) powinien zawierać uzasadnienie powołania biegłego. Biegły nie jest członkiem komisji, ale może uczestniczyć w pracach komisji z głosem do-radczym. Z wykonanych czynności biegły sporządza opinię. Opinia biegłego stanowi załącznik do protokołu postępowania.

Biegłym, o którym mowa w art. 21 ust. 4 Pzp nie jest biegły sądowy.

Problematyka biegłych sądowych została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 r. w sprawie biegłych sądowych (Dz. U. Nr 15, poz. 133). Zgodnie z § 15 rozporządzenia ustanowienie danej osoby biegłym uprawnia ją - po złożeniu przyrzeczenia - do wydawania opinii na zlecenie sądu lub organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze w sprawach karnych w zakresie tej gałęzi nauki, techniki, sztuki, rzemiosła, a także innych umiejętności, dla której ustanowienie nastąpiło.

Biegły, wydając opinię, używa tytułu biegłego sądowego z oznaczeniem specjalności oraz sądu okręgowego, przy którym został ustanowiony. Oznacza to, że biegły sądowy, podejmując czynności biegłego, może powołać się na fakt ustanowienia go biegłym sądowym tylko wówczas, gdy wykonuje czynności na zlecenie sądu lub organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze w sprawach karnych. Podejmując czynności biegłego na zlecenie innych podmiotów niż sąd lub organ prowadzący postępowanie przygotowawcze w sprawach karnych, biegły sądowy nie może powoływać się na fakt ustanowienia go biegłym sądowym oraz używać pieczęci lub druków (formularzy) o treści „biegły sądowy”.

 

Czy konieczna jest obecność wszystkich członków komisji przetargowej na otwarciu ofert ?

Przepisy Pzp nie przewidują obowiązku uczestniczenia wszystkich członków komisji przetargowej w czynności otwarcia ofert.

O tym, którzy członkowie komisji przetargowej dokonają otwarcia ofert decyduje kierownik zamawiającego w dokumencie określającym organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

Kierownik zamawiającego może również powierzyć przewodniczącemu komisji przetargowej wskazanie osób, które dokonają otwarcia ofert.

Przepisy Pzp nie przewidują również obowiązku sporządzania protokołu z otwarcia ofert. Protokół z otwarcia ofert jest dokumentem w obrocie wewnętrznym zamawiającego.

Protokół z otwarcia ofert może być wymagany w zamówieniach współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.

 

Opracowanie: Zespół wPrzetargach

 

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.  Rozumiem i akceptuję