Kryteria oceny ofert stanowią instrument pozwalający zamawiającemu na wybór oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Istotny jest zatem zarówno właściwy dobór kryteriów w zależności od przedmiotu zamówienia, ale także ich opis dokonany w taki sposób, aby wykonawca składający ofertę posiadał konkretną wiedzę o tym, które elementy i w jaki sposób będą podlegały ocenie. Jest to jeden z kluczowych aspektów, który ma wpływ nie tylko na treść składanych ofert, ale i na decyzję o wzięciu udziału w postępowaniu, gdyż pozwala potencjalnemu wykonawcy ocenić szanse na uzyskanie zamówienia. Właściwy dobór kryteriów daje także zamawiającemu możliwość osiągnięcia celu postępowania, tj. wyboru oferty spełniającej jego oczekiwania i realizację zamówienia (zob. wyrok z dnia 11 lutego 2020 r., KIO 177/20). W trybach przetargu nieograniczonego i podstawowym kryteria ustanowione przez zamawiającego muszą zostać opisane w SWZ oraz ogłoszeniu o zamówieniu (zob. art. 134 ust. 1 pkt 18 i art. 281 ust. 1 pkt 17 ustawy Pzp).
Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej obok sformułowania przedmiotu zamówienia jest jednym z najistotniejszych elementów SIWZ na podstawie których zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę. Zamawiający jest zobowiązany do ukształtowania kryteriów oceny ofert w taki sposób, aby uwzględniały specyfikę i uwarunkowania konkretnego przedmiotu zamówienia oraz muszą być z nim powiązane. Kryteria te muszą być również mierzalne tzn. realne i nie mogą powodować sytuacji w której w postępowaniu dojdzie do złożenia ofert nieporównywalnych (zob. wyrok z dnia 19 stycznia 2017 r., KIO 47/17).
W toku oceny ofert zamawiający jest związany opisem kryteriów i sposobu oceny, jaki zawarł w SWZ. W toku oceny ofert zamawiający nie może odstąpić od postanowień SWZ w tym zakresie, nie może też ich uszczegółowić w sposób, który nie został jednoznacznie wskazany w SWZ.
Musi istnieć zasada pozwalająca w sposób obiektywny wyrazić stopniowalną ocenę dokonywaną w ramach kryteriów punktowo. Kryterium musi być opisane tak, aby wykonawca biorący udział w postępowaniu wiedział nie tylko jaką wagę zamawiający przypisuje danemu kryterium, ale także za co konkretnie będzie on przyznawał w ramach tego kryterium punkty, innymi słowy - konkretnym wyznaczonym cechom nabywanego dobra powinny być przypisane konkretne wartości punktowe, tak aby umożliwić merytoryczne rozstrzygniecie wyższości jednej oferty nad drugą.
Wszelkie odstępstwa zamawiającego przy ocenie ofert od opisu kryteriów i sposobu ich oceny skutkują naruszeniem zasad zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości.
Zasady opisywania kryteriów oceny ofert wyznaczają przepisy art. 240 i 241 oraz art. 16 i art. 17 ust. 1 ustawy Pzp.
Zamawiający jest obowiązany opisać kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Kryteria oceny ofert i ich opis nie mogą pozostawiać zamawiającemu nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty oraz umożliwiają weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach (art. 240 ustawy Pzp).
Kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia. Związek kryteriów oceny ofert z przedmiotem zamówienia istnieje wówczas, gdy kryteria te dotyczą robót budowlanych, dostaw lub usług, będących przedmiotem zamówienia w dowolnych aspektach oraz w odniesieniu do dowolnych etapów ich cyklu życia, w tym do elementów składających się na proces produkcji, dostarczania lub wprowadzania na rynek, nawet jeżeli elementy te nie są istotną cechą przedmiotu zamówienia (art. 241 ustawy Pzp).
Przepisy art. 240 i 241 ustawy Pzp nie mogą być interpretowane w oderwaniu od podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych określonych w art. 16 i 17 ust. 1 ustawy Pzp.
Swoboda w opisie kryteriów oceny ofert i sposobie oceny ofert nie jest więc nieograniczona i musi zapewnić przeprowadzenie postępowania i wybór najkorzystniejszej oferty z poszanowaniem zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz zasady proporcjonalności.
Zgodnie z art. 16 ustawy Pzp zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, przejrzysty i proporcjonalny. Przepis ten dotyczy także kryteriów opisu kryteriów oceny ofert oraz sposobu oceny ofert.
„Ponieważ kryteria oceny ofert ze swej natury - poprzez promowanie określonych cech lub funkcjonalności - prowadzą do zwiększenia szans na uzyskanie zamówienia przez jednych wykonawców, ograniczając te szanse innym wykonawcom, nie mogą one odnosić się do takich aspektów, które nie mają znaczenia z punktu widzenia uzasadnionych potrzeb zamawiającego. Zamawiający ma prawo swobodnie określić jakościowe kryteria oceny ofert, z tym zastrzeżeniem, że jest w stanie uzasadnić ich zastosowanie swoimi obiektywnie uzasadnionymi potrzebami, a zatem że kryteria te służą uzyskaniu zamówienia lepszej jakości." (wyrok z dnia 13 stycznia 2020 r., KIO 2615/19).
„Kryteria oceny ofert powinna cechować: zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarancja, że oferty są oceniane w warunkach efektywnej konkurencji. Opis stosowania kryteriów oceny ofert powinien być jednoznaczny, czytelny i niepozostawiający swobody interpretacji" (wyrok KIO z dnia 23 kwietnia 2015 r., 712/15).
W wyroku z dnia 12 listopada 2019 r., KIO 2119 Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Kryteria są przy tym jednymi z najbardziej doniosłych czynników wpływających na zachowanie ww. określonych zasad, ponieważ w oparciu o nie zamawiający przyznaje ofertom punkty i ostatecznie dokonuje wyboru najkorzystniejszej spośród nich. Niedopuszczalne jest tym samym opisanie kryteriów oceny ofert w taki sposób, który bezpodstawnie faworyzuje określone produkty lub rozwiązania".
Kryteria oceny ofert nie mogą natomiast dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej (art. 241 ust. 3 ustawy Pzp). Warto jednak zauważyć, że jedynym dopuszczalnym kryterium, które w pewnym sensie odnosi się do właściwości podmiotowej wykonawcy, jest kryterium kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia (art. 242 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp).
Należy jednak zauważyć, że kryterium to nie służy ocenie właściwości samego wykonawcy, tylko ocenie właściwości osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia. Możliwość zastosowania tego kryterium warunkowana jest istnieniem znaczącego wpływu właściwości tych osób na jakość wykonania zamówienia.
W ramach oceny ofert dopuszczalna jest ocena posiadania certyfikatów jakościowych ISO „(...) wdrożenie i certyfikacja systemu zarządzania jakością wg ISO 9001:2015 korzystnie wpływa na jakość świadczonych usług oraz zapewnia, że Organizacja stosuje międzynarodowe standardy, które pozwalają na: rozpoznanie potrzeb klienta a co za tym idzie spełnienie jego wymagań, dostarczanie wyrobów i usług według oczekiwań klientów oraz ciągłe doskonalenie jakości świadczonych usług, określenie i analizę ryzyka wynikającego z zakresu usług podlegających certyfikacji oraz podejmowanie stosownych działań doskonalących, zwiększenie efektywności zarządzania poprzez zidentyfikowanie, nadzorowanie i optymalizację procesów realizowanych w organizacji.” (tak w wyroku z dnia 17 stycznia 2020 r., KIO 2674/19).
Opracowanie; Zespół wPrzetargach