Taki sposób podpisania zobowiązania co do zasady uznać należy za odpowiadający wymogom formy pisemnej. Obowiązujące przepisy nie określają bowiem znaczenia terminu podpis, który jest niezbędnym elementem zachowania formy pisemnej w rozumieniu art. 78 k.c. Przepis art. 78 § 1 Kc zakreśla minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. Podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, pozwalający na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła.
Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie czytelności podpisu jest jednolite i wynika z niego, że podpis powinien być na tyle czytelny, aby pozwolić zidentyfikować osobę, która się nim podpisuje (zob. KIO 1291/12, KIO 1797/11, KIO 1801/11, KIO 1807/11, KIO 1808/11, KIO 1813/11, KIO 1817/11).
Również w orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntowany jest pogląd, że podpis może być nieczytelny, jeśli tylko został napisany w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Dla osób, którym taka forma podpisu nie jest znana, złożenie podpisu nieczytelnego jest natomiast podstawą domniemania, że został złożony w formie zwykle używanej przez wystawce. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów CZP 146/93. Pogląd, że podpis w rozumieniu art. 78 k.c. nie musi być czytelny, wyraził również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku II FSK 1144/05.
Obowiązujące przepisy nie definiują również pojęcia parafy, które pojawia się jedynie na gruncie prawa notarialnego i wekslowego, gdzie rozróżniana jest parafa i podpis. Rozróżnienia takiego nie ma natomiast na gruncie kodeksu cywilnego, który na podstawie art. 14 Pzp stosowany jest do czynności podejmowanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
W orzecznictwie przyjmuje się, że parafa jest znakiem ręcznym składającym się z inicjałów (zob. postanowienie Sądu Najwyższego, II CKN 894/00).
Skoro podpis nie musi spełniać żadnych szczególnych kryteriów dotyczących jego treści lub wyglądu, a decydujące znaczenie ma to, czy identyfikuje on osobę, od której pochodzi, to brak jest podstaw do uznania, że podpis zawierający inicjały, ale ujęte w określony, powtarzalny i charakterystyczny dla danej osoby znak graficzny stanowi parafę, a nie podpis.
Jeżeli podpis nieczytelny identyfikuje osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy tego, brak jest podstaw do odrzucenia oferty.
W wyroku z dnia 22 października 2020 r., KIO 2364/20 Krajowa Izba Odwoławcza podzieliła stanowisko zamawiającego i przystępującego, że kwestię prawidłowości podpisu należy rozpatrywać w świetle art. 78 § 1 k.c. i wydanego na gruncie tego przepisu orzecznictwa.
Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła, że zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09 „Podstawową cechą podpisu własnoręcznego jest jego oryginalność w tym znaczeniu, że tylko taki podpis daje możliwość zidentyfikowania jego autora (potwierdzenia pochodzenia)”.
Także Sąd Okręgowy w Katowicach w postanowieniu z dnia 11 marca 2014 r., IV Cz 177/14, stwierdził, że „Można wskazać pewne minimalne wymogi podpisu: ma to być co najmniej nazwisko, choć nie musi być w pełnym brzmieniu i dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny; chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne”.
Podobnie Krajowa Izba Odwołwcza w wyroku z dnia 28 czerwca 2017 r., KIO 1189/17, stwierdziła, że „Podpis własnoręczny zdefiniowany jest jako językowy znak graficzny umieszczony na dokumencie. Powinien być umieszczony pod jego treścią i być skreślony trwałym sposobem, a więc atramentem lub tuszem, a nie ołówkiem lub innym nietrwałym materiałem. Podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko. Nie jest wymagane, aby podpis był czytelny. Podpis nieczytelny powinien jednak być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko, a zatem pełni funkcję identyfikacyjną”.
Z powyższych orzeczeń wynika, że istotą podpisu jest przede wszystkim możliwość identyfikacji za jego pomocą osoby, która go złożyła. Identyfikacja ta następuje przez użycie określonych liter, a także przez porównywalność i powtarzalność cech podpisu.
W przedmiotowej sprawie osoba reprezentująca przystępującego złożyła znak graficzny, który zaczyna się na literę „P”, tj. literę zgodną z pierwszą literą nazwiska tej osoby, a ponadto możliwe jest porównanie tego znaku graficznego złożonego na ofercie ze znakami znajdującymi się na innych dokumentach złożonych przez przystępującego w postępowaniu, na których dodatkowo przy tym znaku przystawiono imienną pieczątkę.
Z porównania tego wynika, że zarówno w ofercie, jak i w innych dokumentach mamy do czynienia z tym samym powtarzalnym znakiem graficznym, identyfikującym zarówno za pomocą litery „P”, jak i imiennej pieczątki, tę samą konkretną osobę uprawnioną do reprezentowania przystępującego.
W myśl przytoczonych wyżej orzeczeń, należy zatem uznać, że znajdujący się na ofercie przystępującego znak graficzny jest własnoręcznym podpisem identyfikującym osobę, która go złożyła.
Tym samym nie ma podstaw do odrzucenia oferty w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 1, 2 lub 8 ustawy Pzp i dlatego Krajowa Izba Odwoławcza ten zarzut oddaliła.
Opracowanie: Zespół wPrzetargach