Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu własnoręcznego oraz w jaki sposób podpis ten powinien być złożony. Odpowiedzi na to pytanie należy poszukiwać, mając na uwadze całokształt materiału normatywnego oraz dyrektywy wynikające z języka, a także z funkcji, jaką pełni przepis mówiący o podpisie.
Podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska. Celem podpisu jest potwierdzenie złożonego oświadczenia, dlatego podpis musi pozwalać na identyfikację osoby, która bądź w imieniu własnym, bądź w imieniu reprezentowanego przez siebie podmiotu określone oświadczenie woli złożyła. Tożsamości osoby podpisującej ofertę ma dodatkowe znaczenie ze względu na konieczność weryfikacji zdolności osoby podpisującej do prawidłowej reprezentacji danego podmiotu.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że niezbędną cechą podpisu jest jego własnoręczność. Określenia „własnoręczny” zostało expressis verbis użyte w art. 78 k.c.
Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, by było to nazwisko w pełnym brzmieniu, ponieważ dopuszczalne jest jego skrócenie. Nazwisko nie musi być w pełni czytelne. Podpis powinien jednak umożliwiać identyfikację autora i powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09).
W wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08, Sąd Najwyższy uznał, że nazwisko nie musi być w pełnym brzmieniu i dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Podpis powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny. Chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne.
Podpis dokumentuje nie tylko brzmienie nazwiska ale również i charakter pisma osoby podpisującej, co ułatwia jej identyfikację. W wyroku z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97, Sąd Najwyższy uznał, że podpis musi być złożony własnoręcznie w taki sposób, aby można było ustalić kto jest autorem tego podpisu, gdyż chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. W ocenie Sądu Najwyższego „Z punktu widzenia semantyki podpis oznacza „nazwisko (imię), rzadziej godło, inicjały, napisane zwykle własnoręcznie”, natomiast podpisać się - to „napisać własnoręcznie swoje nazwisko (imię), rzadziej godło, inicjały; zaświadczyć, stwierdzić coś swym podpisem” (por. Słownik języka polskiego, PWN, Warszawa 1978, t. 2, s. 743).
W mowie potocznej słowo „podpis” jest używane w dwóch różnych znaczeniach. W stosunkach rodzinnych lub towarzyskich przez podpis rozumie się każde zakończenie pisma przez osobę, od której pismo pochodzi, np. tylko imię, i to także zdrobniałe. Jeżeli chodzi o podpisy składane w stosunkach urzędowych, zwłaszcza na pismach mających charakter czynności prawnej, przyjmuje się powszechnie, że podpis oznacza imię i nazwisko lub co najmniej nazwisko podpisującego. Przeświadczenie takie utrwaliło się w społeczeństwie ze względu na funkcję nazwiska, która polega na ustaleniu tożsamości osoby fizycznej. W braku wyraźnego ustanowienia terminologicznego użyte w ustawie wyrazy rozumie się w takim znaczeniu, w jakim są one powszechnie i stale używane w mowie potocznej. Są zatem argumenty na rzecz tezy, ze podpis w rozumieniu ustawy powinien obejmować co najmniej nazwisko podpisującego.”
Opatrzenie znaku graficznego pieczęcią imienną nie wywołuje skutku, że określony znak graficzny staje się przez to podpisem, tylko dlatego, że możliwa jest identyfikacja tego znaku graficznego dzięki pieczęci imiennej. To bowiem podpis ma identyfikować osobę, która go złożyła, a nie pieczęć imienna. Posłużenie się przez pełnomocnika w zasadzie parafą, a nie skróconym podpisem pod tłumaczeniami dokumentów nie pozwala przyjąć, że zostały one złożone w postępowaniu w sposób skuteczny.
Podpis skrócony, nieczytelny musi być również identyfikowalny, czyli złożony w taki sposób jaki składany jest potocznie i znany jest szerszemu kręgowi osób.
Opracowanie: Zespół wPrzetargach