Podpisem własnoręcznym nie będą esy-floresy, bazgroły, bohomazy, parafa, czy też znak graficzny imitujący znak Zorro

Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c. 

W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. 

W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu własnoręcznego oraz w jaki sposób podpis ten powinien być złożony. 

Dla tożsamości osoby podpisującej oświadczenie podpis własnoręczny ma dodatkowe znaczenie ze względu na konieczność weryfikacji zdolności osoby podpisującej do prawidłowej reprezentacji danego podmiotu. 

Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. Jest to zatem wymaganie niezbędne dla bezpieczeństwa obrotu. 

Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. 

Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. 

Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej.

Podpis powinien więc wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne. 

W orzecznictwie Sądu Najwyższego zwraca się uwagę, że podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, zatem pominięcie w nim pewnych liter nie musi świadczyć o podpisaniu się innym nazwiskiem, a jedynie o skorzystaniu z dopuszczalnej i stosowanej praktyki złożenia własnoręcznego podpisu w sposób skrócony, za pomocą techniki oddającej indywidualne cechy piszącego. Pomijanie pewnych liter, zwłaszcza samej końcówki nazwiska jest, w praktyce obrotu prawnego powszechne. Wymaga się jednak, by napisany znak ręczny – przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu – stwarzał dla osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. W konsekwencji minimum wymagań koniecznych do uznania znaku pisarskiego za podpis jest to, by wyrażał co najmniej nazwisko, umożliwiał identyfikację autora, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne.

Podpis jest napisanym znakiem ręcznym”, który wskazuje na autora pisma (pozwala na jego identyfikację), aprobatę (zgodę) na jego treść (wywołanie skutków prawnych) oraz „ostateczność (prawomocność)” treści złożonego oświadczenia.

W uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że „Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis wystawcy weksla. Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną”. 

Sąd Najwyższy zwrócił również uwagę, że „skoro podpis jest napisanym znakiem ręcznym określonej osoby, to powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują. Należą do nich, między innymi, imię i nazwisko, przy czym funkcję indywidualizującą pełni przede wszystkim nazwisko.”

Nazwisko nie musi być w pełnym brzmieniu i dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Podpis powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny. Chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08

Podpis dokumentuje nie tylko brzmienie nazwiska ale również i charakter pisma osoby podpisującej, co ułatwia jej identyfikację. W wyroku z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97, Sąd Najwyższy uznał, że podpis musi być złożony własnoręcznie w taki sposób, aby można było ustalić kto jest autorem tego podpisu, gdyż chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. 

W postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, Sąd Najwyższy potwierdził, że dopuszczalne jest skrócenie nazwiska, nie musi też być ono w pełni czytelne, zastrzegając, że podpis powinien składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora oraz umożliwiać porównanie i ustalenie, czy został złożony w formie zwykle przez daną osobę używanej. Powyższe pozwala na jednoznaczne określenie, że podpis może przybrać postać skróconą ale powinien zawierać litery i umożliwiać identyfikację autora podpisu.

Opatrzenie znaku graficznego pieczęcią imienną nie oznacza, że znak taki staje się podpisem. W wyroku z dnia 8 czerwca 2017 r., KIO 888/17, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że opatrzenie znaku graficznego pieczęcią imienną nie wywołuje skutku, że określony znak graficzny staje się przez to podpisem, tylko dlatego, że możliwa jest identyfikacja tego znaku graficznego dzięki pieczęci imiennej. To bowiem podpis ma identyfikować osobę, która go złożyła, a nie pieczęć imienna. Posłużenie się przez pełnomocnika w zasadzie parafą, a nie skróconym podpisem pod tłumaczeniami dokumentów nie pozwala przyjąć, że zostały one złożone w postępowaniu w sposób skuteczny.

Odcisk pieczątki imiennej nie jest desygnatem pojęcia „własnoręcznego podpisu”. Skoro więc zamawiający wymagał zachowania formy pisemnej oferty (…), to konsekwencją niezachowania tego wymogu jest odrzucenie oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Brak zachowania formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności nie może być w żaden sposób konwalidowany.

Skoro konieczną przesłankę ważnego oświadczenia stanowi zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności, to jej niedochowanie powoduje bezwzględną nieważność czynności prawnej (art. 73 § 1 k.c.). Konstrukcja ta wyłącza zatem dochowanie tej formy po złożeniu oferty.

Dla rozstrzygnięcia sprawy konieczne było ustalenie, czy strona z ceną oferty i zakresem oferowanego świadczenia (istotne elementy oświadczenia woli składającego się na ofertę) została podpisana przez wykonawcę. Na tak postawione pytanie odpowiedź jest przecząca. 

W wyroku z dnia 12 czerwca 2017 r., KIO 1062/17, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Z analizy strony zawierającej cenę oferty i zakres oferowanego świadczenia nie wynika, że została ona podpisana, a jedynie - parafowana. Parafy złożono automatycznie, w takim samym układzie, jak na pozostałych stronach oferty - podczas gdy strona z ceną oferty nie znajduje się w układzie pionowym, a poziomym (odwrócona w stosunku do pozostałych stron o 90 stopni). 

Ponieważ parafy odbiegały formą graficzną od pełnych podpisów na formularzu ofertowym, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że na stronie z ceną oferty zostały złożone bezrefleksyjnie, mechanicznie, nie pod treścią dokumentu, co oznaczam, że nie można uznać, iż oferta została podpisana. 

W konsekwencji Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zamawiający prawidłowo odrzucił ofertę Odwołującego, jak niezgodną z ustawą.

 

Opracowanie:  Józef Edmund Nowicki