Czy parafa może być podpisem własnoręcznym ?

Po wejściu w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020)  - w skrócie „nowelizacja z dnia 22 czerwca 2018 r.”, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem 18 października 2018 r., a w przypadku postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego przed 18 kwietnia 2017 r. oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo - za zgodą zamawiającego - w postaci elektronicznej, podpisane odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zob. art. 18 pkt 4 nowelizacji z dnia 22 czerwca 2016 r.).

Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu własnoręcznego oraz w jaki sposób podpis ten musi być złożony. Odpowiedzi na to pytanie należy poszukiwać, mając na uwadze dyrektywy wynikające z języka oraz funkcję jaką pełni przepis mówiący o podpisie.

Podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska. W orzecznictwie Sądu Najwyższego konsekwentnie przyjmuje się, że niezbędną cechą podpisu jest jego własnoręczność. Konieczność własnoręczności podpisu wynika z tego, że przy podpisie chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby. Jest to zatem wymaganie niezbędne dla bezpieczeństwa. W uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, niepubl., Sąd Najwyższy uznał, że „Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis wystawcy weksla. Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną”. SN zwrócił również uwagę, że „Składając podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych i daje jednocześnie wyraz temu, że dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, że oświadczenie to jest zupełne, oraz że pochodzi od osoby podpisanej. Powyższe funkcje podpisu nie pozostają bez znaczenia dla rozumienia treści tego pojęcia. Można bowiem przyjmować, że skoro podpis jest napisanym znakiem ręcznym określonej osoby, to powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują. Należą do nich, między innymi, imię i nazwisko, przy czym funkcję indywidualizującą pełni przede wszystkim nazwisko”.

W wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08, Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że „Na podstawie wypowiedzi doktryny i orzecznictwa można wskazać pewne minimalne przesłanki prawne podpisu. Nazwisko nie musi więc być w pełnym brzmieniu, dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny; chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne (orz. SN z dnia 23 marca 1932 r. III l Rw 515/32, Zb. Urz. 1932, poz. 67; uchwala z dnia 28 kwietnia 1973 r. III CZP 78/72, OSNC 1973, nr 12, poz. 207; uchwała 7 sędziów SN z dnia 30 grudnia 1993 r. III CZP 146/93, OSNC 1994, nr 5, poz. 94; wyrok z dnia 8 maja 1997 r. II CKN 153/97, Lex nr 55391; postanowienie z dnia 17 sierpnia 2000 r. II CKN 894/00, Biul. SN 2000, nr 10, poz. 14)”.

W postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, Sąd Najwyższy uznał natomiast, że „Przy braku ustawowej definicji podpisu, określenie cech, jakim powinien odpowiadać znak graficzny, aby można go było uznać za podpis, jest przedmiotem wypowiedzi judykatury i doktryny. Pomimo zróżnicowania poglądów, można wyznaczyć pewne wspólne minimum w zakresie oznaczania tych cech. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne (por. m.in. orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 1932 r., III 1 Rw 515/32, Zb.Urz. z 1932 r., poz. 67 i cyt. uchwałę z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93)”.

Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie czytelności podpisu jest jednolite i wynika z niego, że podpis powinien być na tyle czytelny, aby pozwolić zidentyfikować osobę, która się nim podpisuje (zob. KIO 1291/12, KIO 1797/11, KIO 1801/11, KIO 1807/11, KIO 1808/11, KIO 1813/11, KIO 1817/11).

 

Złożenie parafy na każdej stronie formularza oferty - wyrok z dnia 12 czerwca 2017 r., KIO 1062/17

Wykonawca złożył formularz ofertowy podpisany przez dwóch członków zarządu. Formularz ofertowy zawierał dane wykonawcy i ogólne oświadczenia o braku zastrzeżeń do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zobowiązaniu do zawarcia umowy itd. Do formularza wykonawca załączył na osobnej karcie, stronę, na której podano cenę oferty, nazwy oferowanego produktu (nazwa producenta, model urządzenia itd.). Na każdej stronie, zarówno na formularzu ofertowym, jak i na karcie wskazującej na oferowaną cenę i konkretyzującej przedmiot zamówienia, znajdowały się parafy. Przy czym na stronie z podaną ceną parafy zostały złożone na każdej stronie w prawym dolnym rogu. Strona z ceną oferty została załączona odmiennie, niż pozostałe - w układzie poziomym (karta obrócona o 90 stopni w stosunku do pozostałych stron), i na tej stronie parafy zostały umiejscowione - w stosunku do treści dokumentu - w lewym dolnym rogu, z brakiem odniesienia do treści tejże strony, odwrócone o 90 stopni. Oceniając tak ustalony stan faktyczny, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że „oferta nie została podpisana, a więc została złożona bez zachowania formy pisemnej, dlatego zamawiający postąpił prawidłowo, odrzucając ofertę jako niezgodną z ustawą na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 Pzp. Dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy konieczne było ustalenie, czy strona z ceną oferty i zakresem oferowanego świadczenia (istotne elementy oświadczenia woli składającego się na ofertę) została podpisana przez wykonawcę. Na tak postawione pytanie odpowiedź jest przecząca. Krajowa Izba Odwoławcza uznała również, że „Z analizy strony zawierającej cenę oferty i zakres oferowanego świadczenia nie wynika, że została ona podpisana, a jedynie - parafowana. Parafy złożono automatycznie, w takim samym układzie, jak na pozostałych stronach oferty - podczas gdy strona z ceną oferty nie znajduje się w układzie pionowym, a poziomym (odwrócona w stosunku do pozostałych stron o 90 stopni). Ponieważ parafy odbiegały formą graficzną od pełnych podpisów na formularzu ofertowym, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że na stronie z ceną oferty zostały złożone bezrefleksyjnie, mechanicznie, nie pod treścią dokumentu, co oznaczam, że nie można uznać, iż oferta została podpisana. W konsekwencji Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zamawiający prawidłowo odrzucił ofertę Odwołującego, jak niezgodną z ustawą.

 

Złożona parafa jest charakterystyczna i powtarzalna, iż można stwierdzić, iż pochodzi ona od tej samej osoby - wyrok z dnia 2 lipca 2012 r., KIO 1291/12

Zamawiający zawiadomił wykonawcę (ofertę złożył jedynie wykonawca) o unieważnieniu postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 Pzp, wskazując w uzasadnieniu decyzji, że w toku badania jego oferty stwierdzono, że formularz oferty oraz wykaz cen, nie zostały opatrzone podpisem, który jest niezbędny dla zachowania formy pisemnej oświadczenia woli (oferty) wykonawcy. Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła również, że „na każdej stronie oferty odwołującego znajduje się w prawym, dolnym rogu nieczytelna parafa, dodatkowo strony oferty opatrzone są bądź podpisem i pieczęcią Prezesa Zarządu Lidera konsorcjum – T. Sp. z o.o. - Grzegorza M. (w odniesieniu do dokumentów T. Sp. z o.o.), bądź podpisami i pieczęciami osób upoważnionych do reprezentacji członka konsorcjum – I. S.A. (w odniesieniu do dokumentów I. S.A.). Na kwestionowanych przez zamawiającego stronach formularza oferty oraz wykazu cen umieszczono w dolnym, prawym rogu nieczytelną parafę, a dodatkowo na stronie 8 formularza oferty, będącego ostatnią stroną tego dokumentu znajduje się podpis wraz z imienną pieczęcią Prezesa Zarządu T. Sp. z o.o. - Grzegorza M. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej „oferta odwołującego została złożona z zachowaniem formy pisemnej i jest podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania odwołującego. Dla zachowania formy pisemnej, zgodnie z art. 78 § 1 k.c. konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie, obejmującym treść oświadczenia woli. Zgodnie z przywołanym również przez odwołującego orzeczeniem Naczelnego Sądu Administracyjnego 10 listopada 2006 r., Sygn. akt II FSK 1144/05 podpis w rozumieniu art. 78 § 1 k.c. nie musi być czytelny. Podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, pozwalający na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła. Umieszczony na stronach oferty nieczytelny podpis (parafa) jest na tyle charakterystyczny i powtarzalny, że z łatwością można stwierdzić, iż pochodzi on od tej samej osoby, która złożyła na szeregu innych stron oferty nieczytelny podpis na pieczęci – Prezes Zarządu – Grzegorz M.”. Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła również, że „przepisy P.z.p. nie stawiają wymogów co do podpisania każdej strony oferty, a dla zachowania formy pisemnej wystarczające jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie w taki sposób, aby wynikało kto podpisał dany dokument oraz że wolą osoby składającej ten podpis jest objęcie całości oświadczenia woli złożonego w tym dokumencie. W świetle powyższego, należy uznać, że samo złożenie podpisu wraz z pieczęcią na stronie 8 formularza oferty, będącego ostatnią stroną tego formularza jest wystarczające dla stwierdzenia zachowania formy pisemnej tego dokumentu. Podpis wraz z pieczęcią został złożony w miejscu do tego wyznaczonym przez zamawiającego na formularzu a umieszczenie go na końcu dokumentu świadczy niewątpliwie o tym, że wolą osoby składającej ten podpis jest objęcie całości oświadczenia woli złożonego w formularzu oferty”.

 

Opracowanie: Zespół wPrzetargach
Orzecznictwo:  www.uzp.gov.pl

 

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.  Rozumiem i akceptuję