Zgodnie z art. 454 ust. 1 ustawy Pzp istotna zmiana zawartej umowy wymaga przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia.
Zgodnie natomiast z art. 454 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp zmiana umowy jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do pierwotnej umowy, w szczególności jeżeli zmiana wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści.
Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp dopuszczalna jest zmiana umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia niezależnie od wartości tej zmiany, o ile została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które mogą obejmować postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości ceny, jeżeli spełniają one łącznie następujące warunki: określają rodzaj i zakres zmian, określają warunki wprowadzenia zmian oraz nie przewidują takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.
Celem art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp jest zapobieżenie zmianom umowy wskutek arbitralnych decyzji zamawiającego lub okoliczności nieznanych wykonawcom w toku prowadzonego postępowania do upływu terminu składania ofert. Ze zmianą ogólnego charakteru umowy będziemy mieć do czynienia w sytuacji zastąpienia przedmiotu zamówienia innym lub w sytuacji zmiany rodzaju zamówienia.
W motywie 111 dyrektywy 2014/24/UE ustawodawca unijny zwraca uwagę, że „Instytucje zamawiające powinny mieć możliwość, w odniesieniu do poszczególnych zamówień, przewidzenia modyfikacji zamówienia w drodze klauzul przeglądowych lub klauzul dotyczących opcji, jednak klauzule takie nie powinny dawać im nieograniczonej swobody decyzyjnej. W niniejszej dyrektywie należy zatem określić, do jakiego stopnia pierwotna umowa może przewidywać wprowadzanie modyfikacji. Następnie należy doprecyzować, że wystarczająco jasno sformułowane klauzule przeglądowe lub klauzule dotyczące opcji mogą np. przewidywać indeksację cen lub zapewniać, by - przykładowo - urządzenia komunikacyjne dostarczane w trakcie danego okresu były w dalszym ciągu odpowiednie, również w przypadku zmiany protokołów komunikacyjnych lub innych zmian technologicznych. Na podstawie wystarczająco jasnych klauzul powinno być również możliwe wprowadzenie zapisów przewidujących dostosowanie umów konieczne z uwagi na trudności techniczne, które pojawiły się w trakcie użytkowania lub utrzymania. Należy także przypomnieć, że zamówienia mogłyby np. obejmować zarówno zwykłe utrzymanie, jak i przewidywać wyjątkowe działania w zakresie utrzymania, które mogą stać się konieczne w celu zapewnienia ciągłości usługi publicznej”.
Podkreślenia wymaga, że w motywie 111 dyrektywy 2014/24/UE ustawodawca unijny wskazuje jedynie ogólne zasady dokonywania zmian zwartej umowy w drodze klauzul przeglądowych lub klauzul dotyczących opcji, nie odnosząc tych zasad do wszystkich okoliczności (zdarzeń), które mogą być podstawą zmiany zawartej umowy. Motyw 111 dyrektywy 2014/24/UE nie ma wymiaru absolutnego, ponieważ uznanie, czy konkretna zmiana postanowień zawartej umowy jest zmianą istotną i mającą wpływ na krąg wykonawców lub treść złożonej oferty, powinna być rozstrzygana na podstawie konkretnych okoliczności, które stanowiły podstawę zmiany.
Użyte w art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp sformułowanie „w postaci jednoznacznych postanowień umownych” oznacza, że postanowienia określające zakres zmian oraz charakter oraz warunki wprowadzenia zmian powinny być na tyle jednoznaczne (precyzyjne, zrozumiałe), aby każdy wykonawca po zapoznaniu się z tymi postanowieniami, miał wiedzę, że z każdym wykonawcą, z którym zostanie podpisana umowa w sprawie zamówienia publicznego, zmiany zawartej umowy będą dokonywane na takich samych warunkach, określonych w sposób przewidziany w art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.
Przepis art. 454 ust. 2 ustawy Pzp nawiązuje do orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.
W wyroku z dnia 19 czerwca 2008 r., C-454/06, Presse-text Nachrichtenagentur GmbH v. Republik Österreich (Bund), APA-OTS Originaltext-Service GmbH i APA Austria Presse, EU:C:2008:351, Europejski Trybunał Sprawiedliwości stwierdził, że „Zmiana zamówienia publicznego w czasie jego trwania może być uznana za istotną, jeżeli wprowadza ona warunki, które gdyby zostały ujęte w ramach pierwotnej procedury udzielania zamówienia, umożliwiłyby dopuszczenie innych oferentów niż ci, którzy zostali pierwotnie dopuszczeni lub umożliwiłyby dopuszczenie innej oferty niż ta, która została pierwotnie dopuszczona». Dopuszczalne zatem będą zmiany nieistotne rozumiane w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu do umowy na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o to zamówienie czy też na wynik postępowania”.
W wyroku C-454/06 Europejski Trybunał Sprawiedliwości wskazał, że: „Podobnie zmiana zamówienia może zostać uznana za istotną, jeśli modyfikuje ona równowagę ekonomiczną umowy na korzyść usługodawcy w sposób nieprzewidziany w warunkach pierwotnego zamówienia”.