Rejestr umów jest instytucją zapewniającą jawność finansów publicznych znaną ustawodawstwom innych państw Europy. Przykładowo, na Słowacji funkcjonuje jeden centralny rejestr umów zawieranych przez odpowiedniki polskich jednostek sektora finansów publicznych, a brak publikacji umowy w centralnym rejestrze wstrzymuje jej obowiązywanie. Podobne rozwiązanie funkcjonuje w prawie czeskim.
W dotychczasowym stanie prawnym udostępnianie rejestrów umów odbywa się na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej bądź to w trybie udostępnienia na wniosek, bądź (co jest szczególnie rzadką praktyką) poprzez publikację rejestru umów w BIP danego podmiotu.
O ile rejestry umów publikowane są w BIP-ach wielu podmiotów, tak szczebla centralnego, jak i samorządowego, to nie jest to praktyka powszechna, a forma rejestru, jak i zakres udostępnianych informacji częstokroć znacznie się różni i utrudnia sprawowanie realnej kontroli gospodarowania finansami publicznymi przez obywateli.
Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy - Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw wprowadza się do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych art. 34a, a w jego ramach obowiązek prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Zasady prowadzenia i udostępniania rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych zostały uregulowane w art. 34a UsFinPub”.
Rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych prowadzi Minister Finansów.
Rejestr umów jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, a informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.
W rejestrze umów nie będą zamieszczane informacje, których udostępnianie zostało ograniczone na podstawie innych przepisów. W takim przypadku przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (w skrócie „UDPub”) stosuje się odpowiednio. Zgodnie z przepisami art. 5 ust. 1, 2 i 2a UsDPub prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych i przymusowej restrukturyzacji, a także (co do zasady) ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.
W rejestrze umów nie zamieszcza się natomiast informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, do których nie stosuje się ustawy Pzp na podstawie art. 12 ust. 1 tej ustawy.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy Pzp, przepisów ustawy nie stosuje się do:
1) zamówień lub konkursów:
a) którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742) lub którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa lub
b) jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa
‒ w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów bezpieczeństwa państwa nie może zostać zagwarantowana w inny sposób, w szczególności z zastosowaniem przepisów działu VI;
2) zamówień, dotyczących produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, o których mowa w art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, a udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy nie wpłynie negatywnie na warunki konkurencji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do produktów, które nie są przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych w zakresie, w jakim ochrona podstawowych interesów bezpieczeństwa państwa nie może zostać zagwarantowana w inny sposób, w szczególności z zastosowaniem przepisów działu VI.
Katalog informacji o umowach, które podlegają zamieszczeniu w rejestrze umów ma charakter zamknięty.
Rejestr umów obejmuje:
- numer umowy - o ile taki nadano;
- datę i miejsce zawarcia umowy;
- okres obowiązywania umowy;
- oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
- określenie przedmiotu umowy;
- wartość przedmiotu umowy;
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
W rejestrze umów zamieszcza się również informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a UsDPub w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.
Takie dane, jak informacje o numerze umowy (o ile taki numer nadano), datę i miejsce zawarcia umowy, okres obowiązywania umowy, oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron, określenie przedmiotu umowy, wartość przedmiotu umowy, informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy, informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu, a w przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a UsDPub w rejestrze informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych i dane te są powszechnie dostępne.
Informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8.
Rejestr umów umożliwia wyszukiwanie umów według m. in. numeru umowy (o ile taki numer nadano), daty i miejsca zawarcia umowy, okresu obowiązywania umowy, oznaczenia stron umowy, w tym przedstawicieli stron, określenia przedmiotu umowy, wartości przedmiotu umowy, informacji o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy, informacji o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacji o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Józef Edmund Nowicki