Wartość zamówienia jest pochodną ustaleń zamawiającego dokonywanych także na podstawie analizy rynku, która nie musi być związana z rzeczywistymi cenami, jakie na rynku są oferowane i możliwe do uzyskania.
Przepisy ustawy Pzp2004 i ustawy Pzp nie wskazują metody za pomocą, której zamawiający powinien ustalić wartość zamówienia. Zamawiający jest natomiast obowiązany ustalić wartość zamówienia stosując przepisy art. 32-35 Pzp2004 i art. 28-36 ustawy Pzp.
Przepis art. 32 ust. 1 Pzp2004 wymaga, aby zamawiający ustalił wartość zamówienia z należytą starannością.
Zgodnie natomiast z art. 5b pkt 2 Pzp2004 zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości.
W przepisach ustawy Pzp ta problematyka została uregulowana w art. 28 i art. 29 tej ustawy.
Zgodnie z art. 29 ustawy Pzp zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia. Zamawiający nie może również dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy Pzp, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.
Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy powinna być wartość rynkowa dostawy, usługi lub roboty budowlanej.
Jeżeli niemożliwe jest ustalenie wartości zamówienia na podstawie cen rynkowych, podstawą ustalenia wartości zamówienia mogą być aktualne powszechnie stosowane katalogi, cenniki i taryfikatory, a także ceny w realizowanych lub zrealizowanych umowach.
W opinii prawnej „Dopuszczalność zwracania się do wykonawców o przedstawienie cen zamawianych usług jako podstawa sposobu szacowania wartości zamówienia”: Urząd Zamówień Publicznych stwierdza, że „Zasada oszacowania wartości przedmiotu zamówienia z należytą starannością dopuszcza możliwość, iż zamawiający, nie mogąc we własnym zakresie oszacować wartości przedmiotu zamówienia, zwróci się do podmiotów profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem określonej działalności o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego. W konsekwencji zamawiający może przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wystąpić do podmiotów legitymujących się konieczną wiedzą i doświadczeniem o przeprowadzenie oceny ryzyka ubezpieczenia oraz podanie wstępnej kalkulacji kosztów ubezpieczenia. Należy podkreślić, iż czynność oszacowania wartości przedmiotu zamówienia należy do zadań zamawiającego i nie jest on związany kalkulacjami przedstawionymi przez podmioty, do których o ich sporządzenie się zwrócił. Kalkulacje te mają charakter informacyjny i mogą służyć jedynie rozpoznaniu cen na rynku w zakresie przedmiotu zamówienia. W oparciu o nie zamawiający we własnym zakresie dokonuje czynności oszacowania wartości przedmiotu zamówienia”.
W opinii „Szacowanie wartości i udzielanie zamówień, w tym zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej”: Urząd Zamówień Publicznych zwraca uwagę, że „ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jest czym innym niż sporządzenie planu rzeczowo-finansowego. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokonywane jest w momencie, kiedy zamawiający jest w stanie oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia, dokonanego z reguły na podstawie sporządzonego na dany okres planu rzeczowo-finansowego (planu przewidywanych zadań i wydatków na ich pokrycie) ale również z uwzględnieniem wszystkich innych okoliczności, które zaistniały po jego sporządzeniu (np. zwiększenia środków służących do udzielenia określonych zamówień albo niespodziewanej wcześniej konieczności zwiększenia zakresu udzielanych zamówień), a które mają znaczenie dla opisu i oszacowania wartości udzielanego zamówienia. Ustawa Pzp nie reguluje natomiast zasad oraz minimalnego czy maksymalnego okresu, na jaki dany podmiot zobowiązany jest sporządzić plan rzeczowo-finansowy. Odnosząc się natomiast do zagadnienia dotyczącego sposobu udzielania zamówień objętych jednym projektem współfinansowanych ze środków unijnych, iż punktem wyjścia dla jego rozstrzygnięcia jest ustalenie czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi następującymi po sobie zamówieniami dotyczącymi tożsamych usług, dostaw lub robót budowlanych. W pierwszej kolejności przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu.”
Dalej Urząd Zamówień Publicznych stwierdza, że „Jeżeli ze względów organizacyjnych zamówienia te będą udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań do ustalenia wartości poszczególnych części stosować się będzie art. 32 ust. 4 ustawy PZP. Nie jest zatem możliwe podzielenie takiego zamówienia na części i oszacowanie ich wartości odrębnie dla każdej z części. Podstawą do wyodrębnia tych zamówień, tj. podstawą do uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Przy czym warunkiem takiej kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. W takim przypadku nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Po pierwsze zasada ta - z wyjątkiem świadczeń powtarzających się okresowo (art. 34 ust. 1 ustawy PZP) - nie została wyrażona wprost w ustawie PZP, lecz wynika z zasad gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych przyjętych na gruncie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (…). Po drugie, z uwagi na wyodrębnienie źródła finansowania, już na tym etapie jest możliwe oszacowanie zakresu zamówienia w okresie realizacji projektu, co ma decydujące znaczenie dla ustalenia, iż mamy do czynienia z jednym (samodzielnym) zamówieniem publicznym. Z tych względów podział takiego zamówienia na części i ustalenie ich wartości w perspektywie rocznej stanowić będzie naruszenie art. 32 ust. 2 i 4 ustawy PZP.”
Warto zwrócić uwagę, że w ocenie Urzędu Zamówień Publicznych „Sam fakt realizacji projektu w okresie 2008-2015 r. ze wskazaniem źródła jego finansowania nie powoduje, że zamówienia udzielane w ramach tego projektu mogą być ab initio (od początku) oszacowane dla całego okresu jego realizacji. Z charakteru przedmiotu zamówienia może bowiem wynikać, iż na etapie rozpoczęcia projektu nie będzie możliwe oszacowanie usług, dostaw lub robót budowlanych niezbędnych do realizacji projektu w całym okresie, tj. których rozmiar nie jest możliwy do ustalenia w momencie wszczęcia pierwszego postępowania. W tych przypadkach fakt realizacji projektu w ustalonym okresie nie pozwala na wyodrębnienie samodzielnego zamówienia obejmującego cały okres realizacji projektu, tj. nie stanowi kryterium uznania, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem. W konsekwencji w ramach tego samego projektu możemy mieć do czynienia z kilkoma samodzielnymi zamówieniami dotyczącymi tego samego przedmiotu. W takim przypadku nie mamy do czynienia z niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części (art. 32 ust. 2 ustawy PZP), lecz z kilkoma odrębnymi i następującymi po sobie zamówieniami publicznymi, których wartość będzie szacowana odrębnie. Innymi słowy podział zamówienia i odrębne szacowanie wartości dla każdej z części może być uzasadnione przyczynami obiektywnymi - niemożnością oszacowania wszystkich potrzebnych usług, dostaw lub robót budowlanych. W odniesieniu do takich zamówień, których zakres nie może być oszacowany dla całego okresu realizacji projektu, należy stosować wskazaną zasadę sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Z tych względów wartości tych zamówień będą podlegały sumowaniu z innymi podobnymi przedmiotowo i funkcjonalnie zamówieniami udzielanymi przez zamawiającego w tym samym okresie. Oznacza to, iż usługi lub dostawy nabywane na potrzeby realizacji projektu będą stanowiły część jednego zamówienia oszacowanego z uwzględnieniem innych podobnych przedmiotowo i funkcjonalnie usług lub dostaw nabywanych przez zamawiającego w tym samym okresie."
Oznacza to, że wartość zamówienia, którego zamawiający nie mógł przewidzieć, ustala się odrębnie, chyba, że w chwili, gdy pojawi się takie zamówienie, zamawiający będzie udzielać zamówień tożsamych przedmiotowo lub o takim samym podobieństwie funkcjonalnym.
Warto również zwrócić uwagę na to, że w ocenie Urzędu Zamówień Publicznych „Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokonywane jest w momencie, kiedy zamawiający jest w stanie oszacować wartość przedmiotu zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia”.
Oznacza to, że w przypadku, gdy zamawiający w chwili ustalania wartości zamówienia nie może opisać przedmiotu zamówienia, a tym samym nie zna jego wielkości lub zakresu, nie będzie w stanie ustalić wartości takiego zamówienia. Wielkość lub rozmiar zamówienia to część opisu przedmiotu zamówienia. Oczywiście chodzi tu o zobiektyzowany brak wiedzy o opisie przedmiotu zamówienia.
Słusznie zatem Urząd Zamówień Publicznych stwierdza, że „Z charakteru przedmiotu zamówienia może bowiem wynikać, iż na etapie rozpoczęcia projektu nie będzie możliwe oszacowanie usług, dostaw lub robót budowlanych niezbędnych do realizacji projektu w całym okresie, tj. których rozmiar nie jest możliwy do ustalenia w momencie wszczęcia pierwszego postępowania. W tych przypadkach fakt realizacji projektu w ustalonym okresie nie pozwala na wyodrębnienie samodzielnego zamówienia obejmującego cały okres realizacji projektu, tj. nie stanowi kryterium uznania, iż mamy do czynienia z jednym zamówieniem."
Właśnie w takim przypadku w ramach tego samego projektu będziemy mieć do czynienia z kilkoma odrębnymi zamówieniami, aczkolwiek dotyczącymi tego samego przedmiotu. I nie będzie to niedopuszczalny podział zamówienia na części. W takim przypadku zamawiający musi wykazać, że odrębne szacowanie wartości dla każdej z części jest uzasadnione przyczynami obiektywnymi, niezależnymi od zamawiającego, tj. niemożnością oszacowania wszystkich potrzebnych usług, dostaw lub robót budowlanych.
Józef Edmund Nowicki