Zasady dotyczące szacowania wartości zamówienia określone zostały w Rozdziale 5 Działu I ustawy Pzp, tj. w art. 28-36 ustawy Pzp.
Zgodnie z art. 28 ustawy Pzp, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Ustawa Pzp nie definiuje pojęcia „należytej staranności”, o której mowa w przywołanym przepisie, dlatego w celu ustalenia znaczenia tego pojęcia, na podstawie art. 8 ustawy Pzp, należy odwołać się do art. 355 § 2 ustawy - Kodeks cywilny. W kontekście tego przepisu uznać należy, że przy ustalaniu wartości zamówienia należy dochować staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, przy uwzględnieniu charakteru prowadzonej działalności. Jest to ogólna reguła dotycząca szacowania wartości zamówienia, która dotyczy wszystkich zamówień udzielanych na gruncie ustawy Pzp.
Wskazać również należy, że ustalenie wartości zamówienia, a w jego następstwie, ocena między innymi co do obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, w każdym przypadku powinno zostać poprzedzone analizą, czy w danym stanie faktycznym mamy do czynienia z jednym zamówieniem publicznym, czy też z zamówieniami odrębnymi, których wartość szacunkowa może być ustalona odrębnie.
Mając na względzie przepisy ustawy Pzp oraz wytyczne w zakresie prawidłowego szacowania wartości zamówień i zakazu dzielenia zamówienia na części wskazać należy, że przesłanką podstawową, pozwalającą na przesądzenie, czy dane zamówienie powinno być traktowane jako jedna całość, szacowana łącznie, jest obiektywna możliwość uprzedniego zaplanowania świadczenia, a w przypadku, gdy zamówienie obejmuje dostawy, również podobieństwo przedmiotowe.
Z art. 30 ust. 2 ustawy Pzp można wywieść, że łącznemu ustaleniu wartości podlegają podobne dostawy. W świetle motywu 19 dyrektywy klasycznej, przesłanka podobieństwa dostaw winna być rozumiana celowościowo i w sposób zobiektywizowany (dostawy podobne to takie, które mają identyczne lub podobne przeznaczenie, z zastrzeżeniem, że w ww. motywie dyrektywy klasycznej mowa jest o podobnym przeznaczeniu różnych przedmiotów, a nie o przeznaczeniu, jakie dla przedmiotu dostawy znajdzie zamawiający).
Zatem w przypadku dostaw, łącznemu szacowaniu podlegają te dostawy, które były lub powinny zostać przewidziane przez zamawiającego i są przedmiotowo podobne. Odnośnie szacowania usług wskazać należy, że przepisy ustawy Pzp i dyrektywy klasycznej nie nakazują łącznego szacowania podobnych usług. Ustalając wartość zamówienia na usługi, zamawiający odnosi się do konkretnej usługi, którą zamierza nabyć. W przypadku usług, łącznemu szacowaniu podlegać będą zatem jednorodne usługi, jeśli zostały lub powinny zostać przewidziane przez zamawiającego. Wskazać przy tym należy, że na sposób szacowania wartości zamówienia publicznego wpływ mogą wywrzeć okoliczności, które zaistniały po wszczęciu lub zakończeniu procedury udzielenia zamówienia, na które zamawiający nie miał wpływu lub których na tym etapie nie mógł przewidzieć.
W przypadku bowiem, gdy instytucja zamawiająca z należytą starannością dokonała ustalenia zakresu zamówienia, a już po dokonaniu tych czynności i wszczęciu postępowania pojawiła się uprzednio nieprzewidziana potrzeba udzielenia kolejnego zamówienia tego samego rodzaju, zamawiający co do zasady może być uprawniony do uznania takiego zamówienia za odrębne, którego wartość powinna być oszacowana odrębnie, na podstawie art. 28 ustawy Pzp. Przedmiotowe zamówienie udzielane będzie bowiem w odpowiedzi np. na potrzeby powstałe po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł wcześniej przewidzieć. Jednocześnie wskazać należy, że na określone wyżej zasady szacowania wartości zamówienia publicznego nie ma wpływu wybrane źródło finansowania zamówienia (np. fakt finansowania zamówienia z różnych źródeł, np. różnych grantów).
Podkreślić należy ponadto, że ustawa Pzp, wskazując reguły szacowania wartości zamówień, nie formułuje odmiennych zasad w stosunku do zamówień udzielanych w ramach projektów. Uwzględniając opisane wyżej zasady, wskazać należy, że zamawiający zobowiązany jest zakwalifikować jako jedno zamówienie, którego realizacja powinna być poprzedzona wszczęciem jednego postępowania lub kilku postępowań te świadczenia, których pełny zakres jest w stanie z góry zaplanować. Specyfika danego projektu może mieć wpływ na ocenę, czy dane zamówienie wchodzące w jego skład jest odrębne od innych zamówień (niezależnie od tego, czy wchodzą one w skład tego samego projektu, lub innego projektu, lub nie wchodzą w skład żadnego z projektów), wtedy jeżeli stanowi obiektywną okoliczność uniemożliwiającą zaplanowanie zamówień na usługi i dostawy związane z badaniami naukowymi.
Natomiast jeżeli w ramach realizacji danego projektu badawczego pojawi się konieczność zakupu np. podobnych dostaw o charakterze nieplanowanym, zamawiający uprawniony będzie do uznania takiego zamówienia za odrębne, którego wartość powinna zostać oszacowana odrębnie na podstawie art. 28 ustawy Pzp.
Ponadto zwrócić należy uwagę również na art. 29 ust. 2 ustawy Pzp, który stanowi, że zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba, że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami. W świetle tego przepisu, podział zamówienia na części jest dopuszczalny, jeśli nie prowadzi do niestosowania ustawy Pzp. Niebezpieczeństwo „niestosowania przepisów ustawy”, o którym mowa w art. 29 ust. 2 ustawy Pzp dotyczyć może zasadniczo dwóch aspektów: niestosowania ustawy (wszystkich przepisów Pzp) do udzielenia zamówienie lub choćby jej części, pomimo obowiązku jej stosowania, ale także stosowania reżimu Pzp przynależnego zamówieniom klasycznym o wartości mniejszej niż progi unijne, pomimo, iż prawidłowo ustalona wartość zamówienia wskazywałaby na konieczność stosowania procedur jak dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej te progi.
Źródło: Informator Urzędu Zamówień Publicznych, nr 2 z 2022 r. Szacowanie wartości zamówienia – zasady ogólne. Str. 28-30