Komentowany poniżej wyrok z dnia 16 maja 2018 r., KIO 756/18 dotyczy wprawdzie stanu prawnego, gdy JEDZ był składany w formie pisemnej (postaci papierowej), to znajduje również zastosowanie do sytuacji, gdy w postępowaniach o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, składane są oferty lub wnioski o dopuszenie do udziału w postępowaniu w formie pisemnej. Wyrok dotyczy ważnego zagadnienia, formy pisemnej wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (analogicznie formy pisemnej oferty).
Odwołujący wniósł odwołanie m. in. wobec czynności i zaniechań zamawiającego polegających na nieprawidłowym uznaniu, że wniosek odwołującego o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w ogóle nie został złożony, z uwagi na nieprawidłowo oceniony przez zamawiającego podpis osoby umocowanej do reprezentowania odwołującego, złożony na formularzu zgłoszeniowym (tj. wniosku) i pominięcie przez zamawiającego podpisu złożonego na ostatniej stronie wniosku, a w konsekwencji na nieprawidłowym ustaleniu przez zamawiającego wykazu wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do dialogu.
W uzasadnieniu odwołania odwołujący podniósł, że zamawiający uznał wniosek odwołującego za niezłożony z powodu braku zachowania pisemności wniosku (art. 78 § 1 k.c. w zw. z art. 14 ust. 1 Pzp). Jak wynika z uzasadnienia, zamawiający poddał ocenie w tym zakresie tylko formularz zgłoszeniowy, uznając, że wobec braku czytelnego podpisu pod tym formularzem (zamawiający złożony na tym formularzu podpis potraktował, jako parafę), wniosek odwołującego został złożony nieskutecznie.
W ocenie odwołującego, stanowisko zamawiającego jest oczywiście niesłuszne, ponieważ nie znajduje oparcia w okolicznościach faktycznych i prawnych sprawy. Wniosek odwołującego o dopuszczenie do udziału w dialogu konkurencyjnym został bowiem złożony z zachowaniem formy pisemnej, ponieważ został opatrzony własnoręcznym podpisem Pani O. A.- Ż., należycie umocowanej do reprezentowania odwołującego.
Odwołujący stwierdził, że jego wniosek spełnia wymagania ogłoszenia o zamówieniu, ponieważ:
- wniosek odwołującego składa się z 34 ponumerowanych stron, na który składa się formularz (nazwany przez samego zamawiającego jako formularz zgłoszeniowy), pełnomocnictwo i JEDZ;
- wniosek jest opatrzony własnoręcznym podpisem Pani O. A.-Ż. - na ostatniej stronie wniosku znajduje się podpis czytelny i pieczęć imienna Pani O. A.-Ż., a na innych stronach wniosku znajduje się podpis nieczytelny;
- Pani O. A.-Ż. jest należycie umocowana do działania w imieniu odwołującego;
- Pani O. A.-Ż. została wskazana także jako pełnomocnik odwołującego w formularzu zgłoszeniowym;
- podpis czytelny na ostatniej stronie wniosku jest wystarczający do uznania, że wniosek jest podpisany. Wniosek nie może być bowiem rozumiany tylko jako formularz zgłoszeniowy zawarty na str. 3-4, ale jako integralny dokument zawierający się na str. 1-34, co potwierdził odwołujący dodatkowym oświadczeniem na str. 1 wniosku. Niezależnie od tego, także pod formularzem zgłoszeniowym (str. 4) znajduje się własnoręczny podpis osoby należycie umocowanej.
Odwołujący wskazał również, że jego wniosek ma charakter integralny, ponieważ tworzą go wszystkie dokumenty wchodzące w jego skład. Świadczą o tym względy techniczne: jednolita numeracja stron, fizycznie ze sobą połączonych w jeden dokument. Odwołujący wyraźnie zaznaczył na stronie 1 dokumentu, że „oferta składa się z 34 stron”.
W ocenie odwołującego przede wszystkim jednak o integralności wniosku stanowi aspekt merytoryczny: wniosek tworzy bowiem całość niezbędną dla dopuszczenia odwołującego do udziału w postępowaniu, a w skład wniosku wchodzi formularz zgłoszeniowy, pełnomocnictwo i formularz JEDZ, a dokumenty te mają względem siebie charakter komplementarny.
Odwolujący wskazał również, że na integralność wniosku wskazują także treść ogłoszenia o zamówieniu, gdzie wskazano m. in., że „dokumenty wchodzące w skład wniosku muszą być podpisane przez wszystkie te osoby” a, „umocowanie osób do reprezentowania Wykonawcy powinna bezpośrednio wynikać z Jednolitego Dokumentu. Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale”.
Odwołujący powołał się na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 stycznia 2012 r., I CSK 373/11, z którego wynika, że „w świetle art. 78 § 1 K.c. sama objętość „dokumentu nie może mieć znaczenia. Może on składać się z kilku części (kilku stron) o różnej szacie redakcyjnej. Istotna jest przy tym sama relacja takiego dokumentu do umieszczonego w nim oświadczenia woli. Można mówić o tzw. dokumencie zintegrowanym, jeżeli składa się on z kilku części (kilku stron), lecz zawiera to samo oświadczenie woli pochodzące od określonego podmiotu. Rzecz jasna, o takiej integracji nie przesądzają jeszcze elementy natury technicznej (np. sposób fizycznego połączenia części dokumentu), lecz czynnik natury merytorycznej tj. sama treść dokumentu wyrażająca objęte nim oświadczenie woli i wskazująca na sposób powiązania poszczególnych części dokumentu jako całości. Integralny pod względem treści oświadczenia woli dokument może być podpisany wówczas jako całość i podpis na takim dokumencie (pod treścią złożonego oświadczenia woli) może oznaczać zachowanie formy pisemnej tego oświadczenia woli w rozumieniu art. 78 § 1 K.c.”
Odwołujący stwierdził, że podpis nieczytelny zawarty w szczególności na str. 4 wniosku (formularza zgłoszeniowego) umożliwia identyfikację autora - ustalenie osoby składającej ów podpis jest możliwe w prosty sposób poprzez porównanie z podpisem czytelnym ze strony 34 (strony ostatniej) wniosku, opatrzonym dodatkowo pieczęcią imienną pełnomocnika. Dodatkowo identyfikację autora tego podpisu umożliwia pismo odwołującego do zamawiającego podpisane przez Panią O. A.-Ż.
Odwołujący podkreślił, że ani z przepisów prawa (art. 78 § 1 k.c.) ani z ogłoszenia o zamówieniu nie wynika, aby dla zachowania formy pisemnej istniały jakiekolwiek wymagania co do podpisu (poza własnoręcznością), w szczególności nie ma wymagań, aby podpis był wyłącznie czytelny. Co do zasady więc, także podpis nieczytelny jest wystarczający dla zachowania formy pisemnej.
Odwołujący zauważył, że de lege lata ustawa nie definiuje pojęcia „podpisu” ani nie określa cech (elementów), jakie powinien zawierać słowny znak graficzny, by mógł być zakwalifikowany jako podpis w sensie prawnym. W doktrynie przyjmuje się, że podpis, w tradycyjnym rozumieniu tego pojęcia, stanowi niepowtarzalny znak graficzny, charakterystyczny dla danej osoby, indywidualizujący tę osobę w obrocie prawnym. Co do zasady, podpis wywodzi się od imienia i nazwiska osoby, która go składa, nie jest to jednak bezwzględny wymóg ustawowy, lecz raczej rezultat ukształtowanego w tym zakresie zwyczaju. W pełni dopuszczalne jest posługiwanie się jakimkolwiek znakiem graficznym, który dostatecznie indywidualizuje osobę składającą podpis, a jednocześnie nie wprowadza w błąd co do jej tożsamości.
Zamawiający wymagał natomiast podpisania wniosku przez osoby upełnomocnione do reprezentowania wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji, ujawnioną w odpowiednich rejestrach, lub przez upełnomocnionego przedstawiciela wykonawcy.
Argumentacja odwołującego sprowadzała się do wykazania, że na wniosek, o którym mowa, składają się wszystkie złożone dokumenty, nie zaś jedynie formularz zgłoszeniowy. Tym samym - w ocenie odwołującego - podpis złożony na ostatniej stronie JEDZ, spełnia wymogi w zakresie pisemności wniosku.
Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła argumentacji odwołującego.
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej z treści ogłoszenia nie wynika wprawdzie expressis verbis, że pod pojęciem wniosku należy rozumieć formularz zgłoszeniowy, niemniej jednak, zarówno zapisy ogłoszenia o zamówieniu, jak i powszechnie obowiązujące przepisy prawa, nie pozwalają na stwierdzenie, że podpis złożony na ostatniej stronie JEDZ jest równoznaczny z zachowaniem formy pisemnej.
Krajowa Izba Odwoławcza uznala, że złożenie własnoręcznego podpisu, zgodnie z art. 78 § 1 zdanie pierwsze Kodeksu cywilnego, jest wymagane dla zachowania formy pisemnej.
Zgodnie bowiem z art. 78 § 1 zdanie pierwsze K.c., do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. O tym, czym jest oświadczenie woli, stanowi art. 60 K.c., w myśl którego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Innymi słowy oświadczenie woli - w rozumieniu prawa cywilnego - to przejaw woli ludzkiej zmierzający do wywołania skutku prawnego w postaci powstania, zmiany, ustania stosunku prawnego.
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej nie ulegało wątpliwości, że w postępowaniu oświadczenie woli odwołującego polegało na zgłoszeniu uczestnictwa w dialogu konkurencyjnym. I to pod tym oświadczeniem powinien znaleźć się podpis osoby uprawnionej do reprezentowania odwołującego, aby wymogi w zakresie pisemności wniosku zostały zachowane.
W cenie Krajowej Izby Odwoławczej brak było podstaw do przyjęcia, że podpis złożony na ostatniej stronie JEDZ jest wystarczający do uznania, że wniosek został złożony w formie pisemnej. JEDZ nie zawiera bowiem treści oświadczenia woli, będącego istotą złożenia wniosku, czyli zgłoszenia udziału w postępowaniu. Celem złożenia JEDZ jest bowiem wykazanie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Formularz zgłoszeniowy (wniosek) i JEDZ to dwa różne dokumenty, o różnej treści, spełniające inne role w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Złożenie podpisu na jednym nie oznacza, ze podpis dotyczy również drugiego, nawet, jeśli dokumenty te zostały spięte i złożone razem w postępowaniu.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała również, że znak umieszczony przez odwołującego na formularzu zgłoszeniowym, nie jest podpisem w rozumieniu art. 78 § 1 zdanie pierwsze K.c.
Podpis własnoręczny zdefiniowany jest przez doktrynę i orzecznictwo sądowe. Jest to językowy znak graficzny umieszczony na dokumencie. Powinien być umieszczony pod jego treścią i być skreślony trwałym sposobem, a więc atramentem lub tuszem, a nie ołówkiem lub innym nietrwałym materiałem (tak: Stanisław Dmowski, Stanisław Rudnicki Komentarz do Kodeksu cywilnego. Księga pierwsza. Część ogólna. Wydawnictwo Prawnicze Sp. z o.o. Warszawa 1998 r., str. 202).
Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że żaden akt normatywny nie zawiera definicji legalnej podpisu, przy określaniu czym jest podpis, dlatego zasadnym jest odwołanie się również do orzecznictwa Sądu Najwyższego, który wielokrotnie zajmował się tą problematyką. W uchwale 7 sędziów z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93 stwierdził, że podpis wystawcy weksla powinien obejmować co najmniej nazwisko. Prawo wekslowe nie wymaga dla ważności weksla, aby podpis był czytelny. Podpis nieczytelny powinien jednak być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę. Sąd dopuścił również możliwość składania podpisu nieczytelnego wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko, a zatem pełni funkcję identyfikacyjną.
Odnosząc powyższe do niniejszej sprawy, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, iż znak umieszczony w prawym dolnym rogu formularza ofertowego nie jest podpisem używanym przez pełnomocnika odwołującego na dokumentach wymagających podpisu. Na ostatniej stronie JEDZ znajduje się innym podpis Pani O. A.-Ż. Jest to podpis czytelny, zawierający imię i nazwisko.
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, znak umieszczony na formularzu zgłoszeniowym nie jest podpisem, ale parafą. Jak wskazał Sąd Najwyższy we wskazanej wyżej uchwale, parafa oznacza „skrót podpisu zwykle urzędowego; inicjały podpisującego dokument, list” (por. Słownik języka polskiego, PWN, Warszawa 1978, t. 2, s. 601). Trzeba jednak odróżnić pojęcie parafy od skrótu podpisu. Pierwsze w ścisłym tego słowa znaczeniu - jeśli chodzi o formę - oznacza znak ręczny składający się z inicjałów, drugie - skrócony podpis przez pominięcie niektórych liter w celu uczynienia go krótszym. Parafę odróżnia od podpisu przede wszystkim funkcja. Parafa stanowi bowiem sposób sygnowania dokumentu, mający świadczyć o tym, że jest on przygotowany do złożenia podpisu. Nawet wówczas, gdy parafujący zamiast inicjałów zamieści na dokumencie swój pełny podpis, jego znak zachowa jedynie znaczenie przygotowania dokumentu do złożenia na nim podpisu. O merytorycznym znaczeniu znaku bowiem przesądzi w takim wypadku treść dokumentu.
Prezentowane w niniejszym wyroku stanowisko wynika z ugruntowanego orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej, w tym z wyroku z dnia 4 czerwca 2013 r., KIO 1187/13 oraz wyroku z dnia 10 lipca 2013 r., KIO 1559/13.
Wyrok z dnia 16 maja 2018 r., KIO 756/18
Opracowanie: Zespół wPrzetargach
Zobacz także artykuły i komentarze do wyroków dotyczące wad formy pisemnej (nieprawidłowości przy składaniu własnoręcznego podpisu skutkujące odrzuceniem oferty):
https://www.wprzetargach.pl/kategorie/Odrzucenie-oferty-art-89-ust-1-pkt-1