W obowiązujących przepisach prawa nie została ukształtowana definicja podpisu, a parafowanie dokumentu świadczy jedynie o tym, że został on przygotowany do złożenia

W obowiązujących przepisach prawa nie została ukształtowana definicja podpisu, jednakże w oparciu o poczynione wykładnie w orzecznictwie sadów powszechnych oraz Sądu Najwyższego należy wskazać, że podpis musi obejmować co najmniej nazwisko (zob. uchwałę SN z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93).

Podpis dokumentuje nie tylko brzmienie nazwiska ale również i charakter pisma osoby podpisującej, co ułatwia jej identyfikację.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 maja 1997 r., II CKN 153/97 wskazał, że podpis musi być złożony własnoręcznie w taki sposób, aby można było ustalić kto jest autorem tego podpisu, gdyż chodzi o udokumentowanie nie tylko brzmienia nazwiska, ale także i charakteru pisma, by w ten sposób ułatwić orientację w rozpoznaniu osoby.

Treść podpisu stanowi, co najmniej nazwisko składającego oświadczenie, natomiast zgodnie z uchwałą składu 7 sędziów SN z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, nazwisko może przybrać postać skróconą. W uchwale tej uznano, że podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska wtedy, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu znaczył również, że „Składając podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych i daje jednocześnie wyraz temu, że dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, że oświadczenie to jest zupełne, oraz że pochodzi od osoby podpisanej. Powyższe funkcje podpisu nie pozostają bez znaczenia dla rozumienia treści tego pojęcia.

Można bowiem przyjmować, że skoro podpis jest napisanym znakiem ręcznym określonej osoby, to powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują. Należą do nich, między innymi, imię i nazwisko, przy czym funkcję indywidualizującą pełni przede wszystkim nazwisko.

Z punktu widzenia semantyki podpis oznacza „nazwisko (imię), rzadziej godło, inicjały, napisane zwykle własnoręcznie”, natomiast podpisać się - to „napisać własnoręcznie swoje nazwisko (imię), rzadziej godło, inicjały; zaświadczyć, stwierdzić coś swym podpisem” (por. Słownik języka polskiego, PWN, Warszawa 1978, t. 2, s. 743). W mowie potocznej słowo „podpis” jest używane w dwóch różnych znaczeniach. W stosunkach rodzinnych lub towarzyskich przez podpis rozumie się każde zakończenie pisma przez osobę, od której pismo pochodzi, np. tylko imię, i to także zdrobniałe. Jeżeli chodzi o podpisy składane w stosunkach urzędowych, zwłaszcza na pismach mających charakter czynności prawnej, przyjmuje się powszechnie, że podpis oznacza imię i nazwisko lub co najmniej nazwisko podpisującego. Przeświadczenie takie utrwaliło się w społeczeństwie ze względu na funkcję nazwiska, która polega na ustaleniu tożsamości osoby fizycznej. W braku wyraźnego ustanowienia terminologicznego użyte w ustawie wyrazy rozumie się w takim znaczeniu, w jakim są one powszechnie i stale używane w mowie potocznej. Są zatem argumenty na rzecz tezy, ze podpis w rozumieniu ustawy powinien obejmować co najmniej nazwisko podpisującego.”

W postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, Sąd Najwyższy potwierdził, że dopuszczalne jest skrócenie nazwiska, nie musi też być ono w pełni czytelne, zastrzegając, że podpis powinien składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora oraz umożliwiać porównanie i ustalenie, czy został złożony w formie zwykle przez daną osobę używanej. Powyższe pozwala na jednoznaczne określenie, że podpis może przybrać postać skróconą ale winien zawierać litery i umożliwiać identyfikację autora podpisu.

W uchwale Sądu Najwyższego z dnia 30 grudnia 1993 r. III CZP 146/93, Sąd zwrócił uwagę, że „Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną”.

Co do miejsca złożenia podpisu na dokumencie oczywiście idealnie byłoby, gdyby podpis został złożony pod treścią, jednakże nie istnieje również taki przepis, który nakazywałby dla skuteczności podpisu złożenie go bezpośrednio, w określonej odległości, pod treścią.

Parafa pełni natomiast odmienną funkcję niż podpis, a parafowanie dokumentu świadczy jedynie o tym, że został on przygotowany do złożenia.

 W doktrynie i orzecznictwie nie budzi też wątpliwości, że od podpisu należy odróżnić tzw. parafę, będącą skrótem podpisu lub inicjałem, która też ma charakter powtarzalny i może - choć w przeciwieństwie do podpisu nie musi - wywodzić się od imienia i nazwiska.

Złożenie na dokumencie parafy nie należy traktować jako podpisania dokumentu. Parafa pełni bowiem w obrocie prawnym odmienną funkcję niż podpis. Parafowanie dokumentu świadczy jedynie o tym, że został on sygnowany, czyli przygotowany do złożenia podpisu.

W wyroku z dnia 4 grudnia 2017 r., KIO 2464/17, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że w doktrynie i orzecznictwie kładzie się również nacisk na znaczenie powtarzalności podpisu, który powinien być złożony w formie zwykle używanej, dzięki czemu jest ona znana szerszemu kręgowi osób. Istotne jest bowiem, aby niezależnie od skrótowości skreślonego odręcznie słownego znaku graficznego, zainteresowane osoby trzecie mogły mieć pewność, że dana osoba chciała w ten sposób podpisać się swoim nazwiskiem.

Pewność obrotu wymaga, aby nie było wątpliwości co do tego, czy oświadczenie woli zostało złożone w wymaganej pod rygorem nieważności formie pisemnej, czy też jedynie kartka, na której wydrukowano jego treść została zaparafowana, czyli dokument został przygotowany do podpisania i zapewniona została jego integralność.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że odwołujący nie dochował należytej staranności i nie podpisał się pod treścią oświadczenia woli, czego nie może zastąpić umieszczenie parafy w rogu każdej strony formularza oferty. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej taki sposób podpisania oferty nie stwarzał po stronie zamawiającego jako odbiorcy pewności, że otrzymał oświadczenie woli zawarcia umowy, którym spółka będzie związana. W razie gdyby było to dla odwołującego korzystne, z łatwością mógłby uchylić się od zawarcia umowy, oświadczając, że na formularzu oferty widnieje jedynie parafa, a nie podpis osoby upoważnionej do reprezentacji spółki.

 

Opracowanie:  Zespół wPrzetargach
Orzecznictwo: www.uzp.gov.pl

 

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.  Rozumiem i akceptuję