Protokół postępowania jest ważnym dokumentem sporządzanym przez zamawiającego, który potwierdza nie tylko przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, ale zawiera również istotne informacje dotyczące czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz osób, którym powierzono dokonywanie takich czynności.
Protokół sporządza się na bieżąco według wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. poz. 2434).
Protokół można prowadzić (sporządzać) w postaci papierowej lub elektronicznej albo przy połączeniu tych dwóch postaci. O tym, kto będzie prowadzić protokół postępowania decyduje kierownik zamawiającego. Protokół postępowania powinien być tak prowadzony, aby zapewniał przejrzystość wszystkich czynności związanych z przygotowaniem i czynności w postępowaniu, udzielenia zamówienia i czynności dokonanych po zakończeniu postępowania.
Zamawiający nie ma obowiązku podawania w protokole postępowania informacji, które zostały podane w ogłoszeniu o zamówieniu, pod warunkiem załączenia tego ogłoszenia do protokołu postępowania.
Zakres informacji zawartych w protokole postępowania zależy od zastosowanego trybu postępowania lub procedury, wartości, rodzaju lub przedmiotu zamówienia.
Ze względu na cel sporządzania protokołu postępowania oraz informacje w nim zawarte dokumentowanie postępowania nie jest czynnością anonimową.
Przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymagają (zob. treść wzorów protokołów), aby protokół postępowania zawierał informacje dotyczące osoby sporządzającej i podpisującej protokół postępowania oraz kierownika zamawiającego zatwierdzającego protokół postępowania albo pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego do zatwierdzenia protokołu postępowania. Stanowisko, że protokół postępowania może nie zawierać takich informacji będzie zatem nieuprawnione.
Co więcej, prawodawca wymaga, aby każda stronica protokołu postępowania została podpisana przez osobę sporządzającą protokół postępowania.
Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego we wzorach protokołów postępowań wymaga bowiem, aby protokół postępowania został podpisany na każdej stronie przez osobę, która sporządziła protokół oraz na ostatniej stronie przez kierownika zamawiającego albo pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego z podaniem ich imienia i nazwiska (zatwierdzenie protokołu postępowania).
Zatwierdzenie protokołu postępowania jest czynnością zastrzeżona dla kierownika zamawiającego.
Osoba sporządzająca protokół postępowania odpowiada za rzetelność informacji w nim zawartych.
Józef Edmund Nowicki
Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych.