JAK WYGRAĆ PRZETARG / Jak należy podpisać ofertę?

JAK WYGRAĆ PRZETARG / Jak należy podpisać ofertę?

 

Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określa art. 78 § 1 k.c. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść.

W obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu własnoręcznego oraz w jaki sposób podpis ten powinien być złożony.

 

Jaki podpis będzie uznany za własnoręczny i jak należy podpisać ofertę?

Odpowiedzi na to pytanie należy poszukiwać, uwzględniając zarówno przepisy Pzp i Kodeksu cywilnego oraz funkcję, jaką pełni podpis.

Podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska. Podpis ma określony cel, ponieważ jest potwierdzeniem złożonego oświadczenia przez osobę, która takie oświadczenie składa. Podpis musi zatem umożliwić zamawiającemu identyfikację osoby, która w imieniu własnym albo w imieniu reprezentowanego przez siebie wykonawcy podpisała ofertę.  

Na gruncie przepisów Pzp treść oferty to oświadczenie woli wykonawcy wyrażone w formularzu ofertowym stanowiące jednostronne zobowiązanie wykonawcy do wykonania oznaczonego świadczenia, które zostanie zrealizowane na rzecz zamawiającego, jeśli oferta złożona przez wykonawcę zostanie uznana za najkorzystniejszą w postępowaniu i zostanie z nim zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej i sądowym pod pojęciem treści oferty należy rozumieć deklarowane w ofercie spełnienie wymagań zamawiającego przede wszystkim co do zakresu, ilości, jakości warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania przedmiotu zamówienia publicznego zamówienia.

„Treść oferty” to treść zobowiązania wykonawcy do zgodnego z żądaniami zamawiającego wykonania przedmiotu zamówienia publicznego. Co do zasady na tak rozumianą treść oferty składa się formularz ofertowy oraz wszystkie dokumenty dookreślające i precyzujące zobowiązanie wykonawcy, składane wraz z formularzem ofertowym.

Jeżeli zamawiający żąda złożenia oferty na formularzu oferty oraz złożenia wraz z formularzem oferty podpisanych formularzy cenowych, zawierających kalkulacje ceny zawartej w formularzu oferty, podpisane formularze cenowe stanowią treść oferty. W takim przypadku należy podpisać wszystkie stronice formularza oferty i formularzy cenowych.

Przykładowo, w przypadku formy wynagrodzenia kosztorysowego funkcję formularzy cenowych pełni przedmiar robót budowlanych, który należy wycenić. W przypadku formy wynagrodzenia kosztorysowego za treść oferty uznaje się zatem formularz ofertowy oraz składany z tym formularzem wyceniony przedmiar robót budowlanych (tzw. kosztorys ofertowy).

Podpisanie formularza oferty, a także formularzy cenowych na każdej stronicy pozwoli uniknąć niepotrzebnych sporów pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, co do tego, czy zostały spełnione minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określone art. 78 § 1 k.c., a więc czy złożony podpis lub złożone podpisy na dokumencie stanowiącym ofertę obejmują treść oferty.

 

Przykład

Brak podpisu wykonawcy na jednym z formularzy cenowych zawierających kalkulację cenową stanowił podstawę odrzucenia oferty

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający przewidział wynagrodzenie kosztorysowe, a podstawą jego ustalenia w trakcie realizacji umowy nie była cena podana przez wykonawcę w formularzu oferty, lecz ceny jednostkowe wskazane przez wykonawcę w wycenionym formularzu kosztorysu ofertowego. Formularz ofertowy zawierał łączną cenę za wszystkie pozycje (prace) przewidziane w kosztorysie ofertowym, na który wykonawca składał swoją ofertę.

Do powyższej sytuacji odniosła się Krajowa Izba Odwoławcza w wyrokach z dnia 26 listopada 2015 r., KIO 2458/15, z dnia 6 września 2016 r., KIO 1586/16 oraz z dnia 14 listopada 2011 r., KIO 2368/11.

W postępowaniu, którego dotyczy wyrok z dnia 26 listopada 2015 r., KIO 2458/15, wykonawca złożył ofertę obejmującą w zakresie merytorycznego oświadczenia woli formularz oferty sporządzony oraz formularze cenowe na dostawę określonych asortymentów. W każdym z tych formularzy przewidziano wymóg złożenia podpisu osoby upoważnionej do zaciągania zobowiązań, wskazanie daty i imiennej pieczątki. Jeden z formularzy cenowych nie został opatrzony podpisem, co oznacza, że nie został sporządzony i złożony w formie pisemnej. W konsekwencji Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „biorąc pod uwagę, że przedmiotowy dokument jest częścią oferty w sensie ścisłym, wykonawca, niezależnie od faktu, czy przez niedopatrzenie, czy świadomie nie sporządził oferty w formie pisemnej.”

W postępowaniu, którego dotyczy wyrok z dnia 6 września 2016 r., KIO 1586/16, zamawiający uznał, że oferta odwołującego podlega odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 Pzp oraz jest nieważna na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 73 § 1 i art. 78 § 1 k.c. Zamawiający odrzucił ofertę Odwołującego powołując się na art. 89 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp w zw. z art. 73 § 1 i art. 78 § 1 k.c. wskazując, że oferta jest niezgodna z ustawą oraz nieważna na podstawie odrębnych przepisów. Zamawiający wskazał, iż zgodnie z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia ofertę stanowi wypełniony formularz „Oferta” oraz kosztorysy ofertowe na formularzach załączonych do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wykaz stawek i narzutów zgodny z wzorem formularza, w którym wykonawca określi stawki obliczeniowe dla wszystkich wymienionych pozycji. Wśród dokumentów stanowiących ofertę wykonawca złożył formularz pn. „BUD - wykaszanie traw, chwastów, samosiejek, drobnych krzaków i odrostów”, który nie został podpisany.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że w postępowaniu zamawiający przewidział, że na ofertę (w części istotnej dla rozstrzygnięcia) składały się: formularz „Oferta”, kosztorysy ofertowe oraz wykaz stawek i narzutów. Formularz „Oferta” zawierał zwyczajowe w przetargach publicznych oświadczenia, m.in. o woli wykonania zamówienia zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia za cenę w nim wskazaną (20.213.100,88 zł). Natomiast w kosztorysach ofertowych zostały określone ceny jednostkowe netto, przewidywana ilość poszczególnych prac, a w dalszej kolejności wartość netto, podatek VAT i wartość brutto. Następnie wykonawcy tak wyliczone kwoty przenosili do formularza „Kosztorys ofertowy - zestawienie zbiorcze”, a w końcu do formularza „Oferta”. Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że „Cena uwidoczniona w formularzu „Oferta” - nawet jeśli stanowi efekt wyliczeń zawartych w poszczególnych kosztorysach - jest więc jedynie wartością nominalną służącą do porównania złożonych ofert i nominalną wartością zobowiązania Zamawiającego, która co prawda zostanie wpisana do umowy, jednak nie stanowi żadnego realnego zobowiązania, z którego którakolwiek ze stron umowy mogłaby wywodzić skutki prawne, jakie przypisane by były wynagrodzeniu z góry ustalonemu i niezmiennemu, np. za jednorazową dostawę pewnych przedmiotów. Tym samym cena ta (20.213.100,88 zł) nie może zastąpić cen jednostkowych podanych w poszczególnych formularzach kosztorysów ofertowych (podobnie jak nie byłaby w stanie zastąpić wskaźników stawek i narzutów).” Ponieważ zamawiający przewidział, że oferta w rozumieniu art. 66 § 1 k.c., czyli oświadczenie zawierające istotne postanowienia umowy składała się z formularza „Oferta”, kosztorysów ofertowych oraz wykazu stawek i narzutów, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że konieczne było złożenie w formie pisemnej wszystkich tych części.

Rozstrzygnięcie sporu w postępowaniu, którego dotyczył wyrok z dnia 14 listopada 2011 r., KIO 2368/11, sprowadzało się natomiast do odpowiedzi na pytanie, „czy oferta złożona przez odwołującego spełnia wymóg formy pisemnej, biorąc pod uwagę złożenie podpisu przez wykonawcę na str. 1 oferty i jego brak na str. 2 i 3 oferty ?”

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że na tak zadane pytanie należy odpowiedzieć przecząco.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że zgodnie z art. 66 k.c. „oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeśli określa istotne postanowienia tej umowy. Tymczasem z treści analizowanego dokumentu nie sposób wywieść, że odwołujący złożył oświadczenie woli zawarcia umowy z zamawiającym w celu realizacji przedmiotu zamówienia na określonych warunkach. W stanie faktycznym sprawy za istotne postanowienia umowy uznać należy co najmniej jej przedmiot oraz wynagrodzenie.” oraz że „(…) skoro strona tytułowa nie stanowi oświadczenia woli odwołującego, natomiast pozostałe dokumenty, tj. „Oferta” (str. 2), jak również Formularz cenowy (str. 3) nie zostały opatrzone podpisem, który jest niezbędny dla zachowania formy pisemnej oświadczenia woli (oferty) wykonawcy, zarzut naruszenia przez zamawiającego art. 60 k.c. nie znalazł potwierdzenia.” Zamawiający słusznie zatem odrzucił ofertę.

 

Jaki powinien być kształt własnoręcznego podpisu? Czy parafa może być uznana za własnoręczny podpis? Jak powinien być złożony podpis nieczytelny?

Na zagadnienie kształtu własnoręcznego podpisu zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93 oraz wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08.

W uchwale z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93, Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że nie można formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa.”

Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa. Parafa nie może być zatem uznana za własnoręczny podpis.

Podpis nieczytelny stanowi natomiast wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób lub wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną.

W uchwale III CZP 146/93, Sąd zwrócił również uwagę, że „skoro podpis jest napisanym znakiem ręcznym określonej osoby, to powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują. Należą do nich, między innymi, imię i nazwisko, przy czym funkcję indywidualizującą pełni przede wszystkim nazwisko.”

W wyroku z dnia 24 czerwca 2009 r., I CSK 447/08, Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że nazwisko nie musi więc być w pełnym brzmieniu, dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny. Chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne.

W postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r., IV CSK 78/09, Sąd Najwyższy uznał natomiast, że „Przy braku ustawowej definicji podpisu, określenie cech, jakim powinien odpowiadać znak graficzny, aby można go było uznać za podpis, jest przedmiotem wypowiedzi judykatury i doktryny. Pomimo zróżnicowania poglądów, można wyznaczyć pewne wspólne minimum w zakresie oznaczania tych cech. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także  stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne (…).” Sąd zwrócił również uwagę, że „Przy najłagodniejszym traktowaniu przesłanek uznania konkretnego znaku pisarskiego za podpis, motywowanym charakterem czynności (oświadczenie ostatniej woli składane przed notariuszem), nie można odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym - wskazywać na tę osobę.”

W uchwale z dnia 28 kwietnia 1973r., III CZP 78/72, Sąd Najwyższy również uznał, że „w utrwalonej praktyce obrotu za ważny podpis uważa się nie tylko podpis imieniem i nazwiskiem lub podpis samym nazwiskiem, lecz także - i najczęściej - skrót podpisu („podpis nieczytelny”), którego wystawca zwykle używa przy podpisywaniu dokumentów i który jest „godłem” jego podpisu.

 

Inne ważne informacje zawarte w formularzu oferty

W wyroku z dnia 28 kwietnia 2015 r., KIO 748/15, Krajowa Izba Odwoławcza uznała cenę oferty, oświadczenie o akceptacji projektu umowy i zobowiązanie do jej zawarcia na warunkach w niej określonych oraz oświadczenie o okresie związaniu ofertą, za elementy przedmiotowo istotne, essentialia negotii przyszłej umowy. W wyroku KIO 748/15, Krajowa Izba Odwoławcza, uznała również, że „zawarte w formularzu ofertowym oświadczenia odnoszące się do m.in.: ceny oferty, akceptacji projektu umowy i zobowiązania do jej zawarcia na warunkach w niej określonych czy okresu związaniu ofertą, nie zostały przez wykonawcę złożone.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Niepodpisany formularz oferty zawiera elementy przedmiotowo istotne, essentialia negotii przyszłej umowy, które nie zostały złożone na żadnych innych stronach załączonych dokumentów i oświadczeń. Na wskazanych przez odwołującego stronach 33-35 oferty znajduje się, co prawda, oświadczenie wykonawcy co do kosztów oferty, ale dotyczy ono jedynie kosztów rozbiórki pokrycia dachu, które są jednym z elementów cenotwórczych całkowitej ceny oferty zawartej na formularzu ofertowym. Nie można podzielić poglądu odwołującego, że woli wykonawcy co do złożenia oświadczeń zawartych w formularzu oferty należy dorozumiewać z faktu złożenia pozostałych oświadczeń i dokumentów wraz z ofertą, które stanowią integralną, jedną całość. Oświadczenia woli, dla którego wymagane jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności, nie można w tym przypadku dorozumiewać. Dla zachowania formy pisemnej oświadczenia woli, niezbędnym jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść tego oświadczenia, a nie na innych dokumentach, oświadczeniach, załączonych do oferty.”

W konsekwencji Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że czynność zamawiającego polegająca na odrzuceniu oferty odwołującego w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 1 Pzp, z uwagi na brak własnoręcznego podpisu na formularzu ofertowym tj. brak zachowania wymaganej pod rygorem nieważności formy pisemnej, była prawidłowa.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego cechuje się pewnym stopniem formalizmu, który powinien być przestrzegany przez biorących udział w tym postępowaniu wykonawców.

W postępowaniu, którego dotyczy wyrok z dnia 7 kwietnia 2014 r., KIO 537/14, KIO 599/14, strona druga będąca ostatnią stroną formularza ofertowego nie została podpisana przez osobę działającą w imieniu wykonawcy. Na niepodpisanej stronie znajdowały się oświadczenia wykonawcy dotyczące zamiaru powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcom, zapoznania się z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia  i akceptacji jej postanowień wraz załącznikami, zaoferowania wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami specyfikacji istotnych warunków zamówienia, akceptacji warunków umowy i zobowiązania się do zawarcia umowy na warunkach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w miejscu i terminie wskazanym przez zamawiającego, świadomości odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń w celu uzyskania korzyści majątkowych. Ze względu na brak podpisu na stronie drugiej formularza oferty zamawiający odrzucił ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 i 8 Pzp.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej oświadczenie woli stanowiące ofertę nie zostało objęte własnoręcznym podpisem w koniecznym, wymaganym przez postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia zakresie, co stanowi - w świetle art. art. 78 § 1 k.c. - warunek uznania formy pisemnej za zachowaną. Krajowa Izba Odwoławcza uznała również, że do odmiennego wniosku nie może prowadzić fakt, że pierwsza strona formularza oferty została podpisana. Krajowa Izba Odwoławcza nie zgodziła się także ze stanowiskiem odwołującego, że forma pisemna została zachowana, ponieważ istotne postanowienia przyszłej umowy znalazły się w podpisanej części formularza. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej oświadczenia zamieszczone na stronie drugiej to elementy istotne, wpływające na treść przyszłego stosunku prawnego między zamawiającym a wykonawcą. Nie sposób zatem uznać, że treść tego stosunku, choćby w minimalnym, koniecznym do zachowania zakresie, kształtuje wyłącznie oświadczenie wykonawcy w przedmiocie ceny oferowanej usługi, które znalazło się na podpisanej pierwszej stronie formularza oferty. Warunki przyszłej umowy, określają bowiem postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym wzoru umowy, których akceptacja jest warunkiem skutecznego ubiegania się o udzielenie zamówienia i zabezpieczenia prawidłowości przyszłych relacji między stronami umowy.

 

WNIOSKI

  1. Podpis musi umożliwić zamawiającemu identyfikację osoby, która w imieniu własnym albo w imieniu reprezentowanego przez siebie wykonawcy podpisała ofertę.  
  2. Parafa nie może być uznana za własnoręczny podpis.
  3. Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób lub wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną.
  4. Jeżeli zamawiający żąda złożenia oferty na formularzu oferty oraz złożenia wraz z tym formularzem podpisanych formularzy cenowych, zawierających kalkulacje ceny zawartej w formularzu oferty, podpisane formularze cenowe stanowią treść oferty. W takim przypadku należy podpisać wszystkie stronice formularza oferty i formularzy cenowych.
  5. Podpisanie formularza oferty oraz formularzy cenowych na każdej stronicy pozwoli uniknąć niepotrzebnych sporów pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, co do tego, czy zostały spełnione minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej określone art. 78 § 1 k.c., a więc czy złożony podpis lub złożone podpisy na dokumencie stanowiącym ofertę obejmują treść oferty.
  6. Jeżeli na stronicy formularza oferty zawarte są oświadczenia odnoszące się do m.in.: ceny oferty, akceptacji projektu umowy i zobowiązania do jej zawarcia na warunkach w niej określonych czy okresu związaniu ofertą, stronicę taką należy podpisać.


Opracowanie: Zespół conexis.pl

 

Wydawca:  CONEXIS ZAMÓWIENIA PUBLICZNE  JÓZEF EDMUND NOWICKI,  ul. Nowowiejska 17,  71-219  Bezrzecze

©  2016 - 2018  conexis.pl / wPrzetargach.pl

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.  Rozumiem i akceptuję