Uzupełnianie i wyjaśnianie przedmiotowych środków dowodowych?

Przedmiotowe środki dowodowe zostały zdefiniowane w art. 7 pkt 20 ustawy Pzp i są to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. 

Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 ustawy Pzp).

Jeżeli zamawiający żąda dokumentów przedmiotowych tylko w celu potwierdzenia spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, dokumenty te nie odnoszą się bezpośrednio do treści oferty w rozumieniu art. 223 ust. 1 ustawy Pzp. 

Niezłożenie przedmiotowych środków dowodowych to sytuacja, gdy np. wykonawca nie złożył wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych (brak przedmiotowych środków dowodowych) lub złożył wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe nieopatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W takim przypadku zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia przedmiotowych środków dowodowych, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia i przedmiotowy środek dowodowy nie służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (w celu oceny ofert) lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania (art. 107 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).

Przykładem złożenia niekompletnego przedmiotowego środka dowodowego będzie złożenie cyfrowego odwzorowania np. katalogu producenta lub karty technicznej (karty charakterystyki) wyrobu z brakującymi stronami, opatrzonego przez wykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W przypadku złożenia z ofertą przedmiotowego środka dowodowego, który nie potwierdza zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiam określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. 

Zamawiający może wskazać w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia, że będzie wzywć do złożenia lub uzupełnienia tylko niektórych przedmiotowycyh środków dowodowych spośród wymaganych lub wszystkich wymaganych przedmiotowycyh środków dowodowych.

Jeżeli zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia nie przewidział wezwewania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca, po upływie terminu do składasnia ofert, nie może samodzielmnie złożyć lub uzupełnić przedmiotowych środków dowodowych.

Jeżeli zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, podstawą wezwania do wyjaśniania ich treści będzie art. 107 ust. 4 ustawy Pzp.

Jeżeli zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert,  podstawą wezwania do wyjaśniania ich treści będzie art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp. W takim przypadku przedmiotowy środek dowodowy stanowi bowiem treść oferty.

Celem wyjaśnienia treści przedmiotowego środka dowodowego jest uzyskanie dodatkowych informacji, co w przypadkach wątpliwości, niejasności co do jego treści pozwoli zamawiającemu dokonać należytej oceny złożonej oferty. Uzyskane wyjaśnienia nie mogą natomiast zmienić treści przedmiotowego środka dowodowego. Wyjaśnienia muszą zatem ograniczać się wyłącznie do wskazania sposobu rozumienia treści zawartych w złożonym przedmiotowym środku dowodowym, nie mogą natomiast jej rozszerzać ani ograniczać. Zaniechanie przez zamawiającego wyjaśniania treści przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli jest to konieczne w celu dokonania rzetelnej oceny ofert, stanowi naruszenie przepisów ustawy Pzp.

Wyjaśnianie (zwane również tłumaczeniem) jest zadaniem myślowym, które polega na wskazaniu uzasadnienia dla wskazanej treści przedmiotowego środka dowodowego.
Nie można będzie zatem uznać za wyjaśnienie treści przedmiotowego środka dowodowego, w którym wykonawca dokonuje zmiany treści oferty. 

Złożone przez wykonawcę wyjaśnienia muszą bowiem wskazywać sposób rozumienia treści złożonego przedmiotowego środka dowodowego, nie mogą natomiast zmieniać jego treści.

Analogiczne zasady obowiązują w przypadku wyjaśniania przedmiotowych środków dowodowych zło.zonych w celu potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia.

Termin, który zamawiający może wyznaczyć do złożenia, uzupełnienia lub wyjaśnienia przedmiotowego środka dowodowego nie został przez ustawodawcę określony. Termin ten powinien być jednak realny i umożliwić wykonawcom złożenie, uzupełnienie lub wyjaśnienie przedmiotowego środka dowodowego. Zamawiający określając termin powinien uwzględnić dzień, w którym wykonawca przy zachowaniu należytej staranności powinien zapoznać się z treścią wezwania oraz możliwości wykonawcy co do złożenia, uzupełnienia lub wyjaśnienia przedmiotowego środka dowodowego w terminie wskazanym w wezwaniu. 

Termin do złożenia, uzupełnienia lub wyjaśnienia przedmiotowego środka dowodowego wyznacza zamawiający i termin ten nie podlega negocjacjom na skutek wniosku wykonawcy. Termin ten pozostaje w dyspozycji zamawiającego i dopóki zamawiający nie zmieni terminu, wykonawca ma obowiązek przestrzegać terminu, a nie zachowując go musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami swojego zaniechania.

 

Józef Edmund Nowicki