Jak wzywać do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych?

Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: (1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub (2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania (art. 128 ust. 1 ustawy Pzp). 
Wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe na wezwanie, o którym mowa w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, aktualne na dzień ich złożenia.

Wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu musi być jednoznaczne i zrozumiałe dla wykonawcy, tak aby był on w stanie stwierdzić, jakich oświadczeń lub dokumentów, zamawiający żąda w wezwaniu. Treść wezwania nie może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca zmuszony będzie domyślać się, w jakim zakresie ma np. uzupełnić lub poprawić podmiotowy środek dowodowy, dlatego w wezwaniu zamawiający musi wskazać, jakich wymaganych oświadczeń lub dokumentów, na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, wykonawca nie złożył, złożył niekompletne lub z błędami, a także na czym polega błąd w tych oświadczeniach lub dokumentach.  

Dokonanie wezwania w sposób ogólny, bez wskazania konkretnych problemów występujących w ocenie zamawiającego, nie może pociągać za sobą negatywnych konsekwencji dla wykonawcy, co potwierdza orzecznictwo (zob. wyroki z dnia 16 stycznia 2009 r., KIO/UZP 1530/08, z dnia 19 października 2011 r., KIO 2148/11, z dnia 14 lipca 2010 r., KIO 1359/10, z dnia 10 sierpnia 2010 r., KIO 1582/10.”

W wyroku z dnia 24 listopada 2016 r., KIO 2098/16, Krajowa Izba Odwoławcza za wyrokiem z dnia 26 maja 2015 r., KIO 983/15, zwróciła uwagę, że „z uwagi na wadliwość pierwotnego wezwania z (...), które miało charakter sugerujący i wprowadzający w błąd, konieczne jest powtórzenie czynności wezwania w trybie art. 26 ust. 3 Pzp2004. W takiej sytuacji nie będzie bowiem mowy o kolejnym wezwaniu (nie będzie miało miejsca naruszenie art. 26 ust. 3 zdanie 1 Pzp2004 - jak błędnie sugeruje Odwołujący), ale powtórzeniu wezwania z uwagi na wadliwy charakter pierwotnego wezwania z (...), które Izba uznaje za „niebyłe””.

Ponowione wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, w przypadku nieprawidłowego pierwszego wezwania, nie stanowi wezwania drugiego, lecz nadal jest pierwsze, gdyż tylko takie wezwanie odzwierciedla prawidłowe zastosowanie się zamawiającego do obowiązku wynikającego z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. 

Wskazany w wezwaniu termin do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia musi być realny. Termin ten powinien umożliwić wykonawcy złożenie, uzupełnienie lub poprawienie żądanych oświadczeń i dokumentów.

W wyroku z dnia 15 kwietnia 2014 r., KIO 691/14 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Odpowiedni termin to (…) termin, który jest realny do dochowania w danej sytuacji. Niewątpliwie termin do uzupełnienia dokumentów doręczony w piątek po południu, a upływający w poniedziałek, jest terminem krótkim. Choć formalnie trzydniowy, w praktyce skraca się do jednego dnia. (…). Zasadą oczywiście jest, że wykonawca powinien dysponować wszystkimi dokumentami w dniu składania ofert, jednak skoro ustawodawca dopuścił uzupełnianie dokumentów - nie można wykluczyć, że w niektórych przypadkach zajdzie konieczność pozyskania dokumentu od osoby trzeciej; wykonawca dopiero po otrzymaniu wezwania może się zorientować, o jaki dokument chodzi.”

W wyroku z dnia 26 czerwca 2013 r., KIO 1393/13, Krajowa Izba Odwoławcza odnosząc się do stanowiska odwołującego, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu” uznała, że „odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem.”

Wezwanie do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia jest czynnością jednokrotną i ponowne wezwanie wykonawcy do tego samego dokumentu jest niedopuszczalne. Skierowanie do wykonawcy kolejnego wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia tego samego dokumentu prowadziłoby do rażącego naruszenia zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.

Wykonawca może żądać ponownego wezwania do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia, jeżeli treść otrzymanego wezwania jest niezrozumiała i uniemożliwia mu złożenie wymaganych oświadczeń lub dokumentów. Wykonawca może również żądać przedłużenia terminu do złożenia wymaganych oświadczeń lub dokumentów, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stronie, której nie mógł on przewidzieć, niemożliwe jest ich złożenie w terminie wskazanym w wezwaniu.

W przypadku przedłużenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, co do zasady zamawiający powinien przestrzegać zasady równego traktowania wykonawców i przedłużyć termin wykonawcom biorącym udział w postępowaniu o ten sam czas. Zamawiający powinien uwzględniać okoliczności obiektywne dla wszystkich wykonawców, co w uzasadnionych przypadkach może być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom terminu innego niż pozostałym wykonawcom. 

W przypadku wyznaczenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, zasada równego traktowania wykonawców wyraża się w wyznaczeniu wykonawcom realnej możliwości złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, a nie w wyznaczeniu wszystkim wykonawcom takiej samej liczby dni. Dopuszczalne jest więc różnicowanie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia chociażby w stosunku do wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w sytuacji, gdy zamawiający w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne nie dopuścił składania oświadczeń i dokumentów przy użyciu poczty elektronicznej. 
 

Zespół wPrzetargach