Wstępne konsultacje rynkowe i udział wykonawcy w przygotowaniu postępowania

Wstępne konsultacje rynkowe

Zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. Celem wstępnych konsultacji rynkowych jest uzyskanie wiedzy w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia lub określenia warunków umowy, pod warunkiem że takie doradztwo nie spowoduje ograniczenia konkurencji. Zamawiający może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w przypadku, gdy ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia nie może opisać warunków zamówienia (np. opisu przedmiotu zamówienia i warunków realizacji zamówienia), a także w przypadku, gdy celem takich konsultacji będzie poznanie najlepszych rozwiązań dotyczących opisu przedmiotu zamówienia. Przepisy ustawy Pzp nie nakładają na zamawiającego obowiązku przyjęcia jakiegokolwiek rozwiązania przedstawionego przez wykonawców, z którymi zamawiający przeprowadził wstępne konsultacje rynkowe konsultacje.

Obowiązek prowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych z poszanowaniem zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości, nie oznacza, że zamawiający nie może po zakończonych konsultacjach przyjąć rozwiązania przedstawionego tylko przez jednego z wykonawców, o ile takie rozwiązanie będzie stanowić jego rzeczywistą potrzebę. 

Zgodnie z art. 99 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający określa bowiem w opisie przedmiotu zamówienia wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych. „Wymagane cechy” to cechy odzwierciedlające rzeczywiste potrzeby zamawiającego. Zamawiający może przyjąć rozwiązania przedstawione przez wielu wykonawców, którzy wzięli udział w konsultacjach lub przez jednego z nich, o ile będą to rozwiązania odzwierciedlające rzeczywiste potrzeby zamawiającego (wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych). Zakaz utrudniania uczciwej konkurencji przez opis przedmiotu zamówienia nie oznacza bowiem konieczności nabycia przez zamawiającego dostaw, usług czy robót budowlanych nieodpowiadających jego potrzebom. Przepis art. 99 ust. 4 ustawy Pzp zawiera jedynie nakaz, aby dopuścić konkurencję między wykonawcami będącymi w stanie spełnić postawione wymogi w odniesieniu do przedmiotu zamówienia. Ustawodawca dał zamawiającym możliwość precyzowania przedmiotu zamówienia w sposób chroniący ich indywidualne interesy. Prawem i jednocześnie obowiązkiem każdego zamawiającego jest racjonalna ocena własnych potrzeb i opisanie przedmiotu zamówienia zgodnie z nimi. 

Informację o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz o ich przedmiocie zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej (art. 84 ustawy Pzp).

Podmioty, z którymi zamawiający prowadził wstępne konsultacje rynkowe mogą ubiegać się o udzielenie zamówienia. 

Informację o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu o zamówieniu.

Istotą wstępnych konsultacji rynkowych jest uzyskanie wiedzy w zakresie niezbędnym do przygotowania między innymi opisu przedmiotu zamówienia, SWZ lub określenia warunków umowy. W tym celu zamawiający może, przeprowadzając wstępne konsultacje rynkowe zwrócić się do innych podmiotów o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania postępowania.  Wstępne konsultacje rynkowe umożliwiają zamawiającym zapoznanie się z najlepszymi rozwiązaniami technicznymi, technologicznymi i organizacyjnymi dotyczącymi dostaw, usług lub robót budowlanych stanowiących przedmiot zamówienia publicznego, co pozwala na racjonalne i efektywne wydatkowanie środków finansowych. Przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych umożliwia pozyskanie informacji umożliwiających dokonanie ustalenia wartości zamówienia, jeżeli ze względu na ich unikatowy, specyficzny charakter lub wysoki postęp technologiczny, zamawiający nie będzie w stanie ustalić takiej wartości.

Zamawiający jest obowiązany prowadzić wstępne konsultacje rynkowe w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Ze względu jednak na cel wstępnych konsultacji rynkowych, w informacji o zamiarze ich przeprowadzenia zamawiający może również poinformować o podmiotach już zaproszonych do konsultacji oraz o możliwości zgłaszania w wyznaczonym terminie uczestnictwa w konsultacjach, zastrzegając, że do konsultacji zaprosi tylko wybrane podmioty.

Zamawiający może również w toku prowadzonych konsultacji rozszerzyć krąg podmiotów, z którymi będzie prowadzić konsultacje. 

Prowadzenie konsultacji nie oznacza fizyczną obecność ich uczestników. Zamawiający w informacji o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych wskazuje przedmiot konsultacji oraz miejsce, termin i sposób prowadzenia konsultacji.

Przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych nie obliguje zamawiającego do wszczęcia postępowania. 

 

Wcześniejsze zaangażowanie wykonawcy

Do wstępnych konsultacji rynkowych nawiązują przepisy art. 85 i art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp odnoszące się do wcześniejszego zaangażowania wykonawcy.

Zgodnie z art. 85 ust. 1 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca lub podmiot, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie postępowania o udzielenie tego zamówienia, zamawiający podejmuje odpowiednie środki w celu zagwarantowania, że udział tego wykonawcy w postępowaniu nie zakłóci konkurencji.

W takim przypadku zamawiający będzie obowiązany przekazać pozostałym wykonawcom istotne informacje, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem wykonawcy lub tego podmiotu w przygotowanie postępowania, wyznaczyć odpowiedni termin na złożenie ofert oraz wskazać w protokole postępowania środki mające na celu zapobieżenie zakłóceniu konkurencji.

Użyte w art. 85 ust. 1 ustawy Pzp sformułowanie „wyznaczyć odpowiedni termin na złożenie ofert” oznacza obowiązek wyznaczenia terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Ustalając czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty, zamawiający powinien uwzględnić wpływ rodzaju istotnych informacji, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem wykonawcy lub tego podmiotu w przygotowanie postępowania. W takim przypadku wykonawca zaangażowany w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia będzie podlegać wykluczeniu z tego postępowania wyłącznie w przypadku, gdy niemożliwe będzie wyeliminowanie spowodowanego tym zaangażowaniem zakłócenia konkurencji (naruszenia zasady zachowania równej konkurencji) w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w tym postępowaniu. Przed wykluczeniem wykonawcy zamawiający będzie jednak obowiązany zapewnić temu wykonawcy możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji.

Zgodnie natomiast z art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawcę, jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1 ustawy Pzp, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Na podstawie art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawcę, jeżeli przed wykluczeniem wykonawcy zamawiający zapewnić wykonawcy, o którym mowa w art. 85 ust. 1 ustawy Pzp możliwość udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji, a ten wykonawca nie wykaże, że jego zaangażowanie w przygotowanie postępowania nie zakłóci konkurencji.

Przepis art. 85 ustawy Pzp nie dotyczy wyłącznie wstępnych konsultacji rynkowych. Zamawiający będzie mógł powierzyć osobie trzeciej przygotowanie postępowania lub skorzystać z doradztwa dotyczącego planowania i przygotowania, w ramach pomocniczych działań zakupowych na podstawie art. 37 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy Pzp, a taka osoba będzie mogła również ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego.

Przepis art. 85 ustawy Pzp co do zasady odpowiada przepisowi art. 24 ust. 1 pkt 19 i ust. 10 Pzp2004.
W wyroku z dnia 14 maja 2019 r., KIO 765/19, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że adresatem przepisu art. 24 ust. 1 pkt 19 Pzp2004 nie jest wyłącznie wykonawca, a zamawiający powinien zarówno we własnym zakresie rozważyć, czy podjął dostateczne środki przeciwdziałające zakłóceniu konkurencji, jak również zapewnić takiemu wykonawcy - zgodnie z art. 24 ust. 10 Pzp2004 - możliwość udowodnienia, że udział podmiotu trzeciego w postępowaniu konkurencji nie zakłóci. Następnie, w razie negatywnej oceny przedstawionych przez wykonawcę argumentów mających uzasadniać brak zakłócenia konkurencji przez udział podmiotu trzeciego w postępowaniu, zamawiający może wezwać do jego zastąpienia innym podmiotem, bądź do zobowiązania się wykonawcy do osobistego wykonania odpowiedniej części zamówienia, pod warunkiem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie w jakim korzystał z potencjału podmiotu trzeciego podlegającego zastąpieniu (por. przepis art. 22a ust. 6 Pzp2004).

Co ważne, ze względu na obowiązek prowadzenia postępowania z poszanowaniem zasad uczciwej konkurencji i przejrzystości, zamawiający jest obowiązany do wyjaśnienia wykonawcy z jakich przyczyn nie uznał, że wykonawca udowodnił okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 10 Pzp2004. Jest to istotne ze względu na uprawnienie wykonawcy do korzystania ze środków ochrony prawnej zmierzających do zakwestionowania nieprawidłowej, zdaniem wykonawcy, oceny przed-stawionych zamawiającemu wyjaśnień.

Wyjaśnienia wykonawcy powinny być ocenione przez pryzmat posiadanych przez zamawiającego informacji, a wyniki tej oceny - zakomunikowane wykonawcy. Nie może on bowiem pozostawać w niepewności co do podstaw negatywnej oceny zamawiającego, zwłaszcza w okolicznościach, w których podstawy wykluczenia dotyczą podmiotu trzeciego, a nie samego wykonawcy, a zamawiający współpracował z podmiotem trzecim przy przygotowaniu postępowania, w którym wykonawca bierze udział.

Adresatem art. 85 ustawy Pzp są natomiast wykonawca oraz podmiot, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie postępowania o udzielenie tego zamówienia. Podmiotem takim może być również podmiot udostępniający zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp.

Z treści przepisu art. 85 ust. 2 ustawy Pzp wynika, iż aby wykluczyć wykonawcę z prowadzonego postępowania zamawiający musi dokonać analizy czy zostały spełnione łącznie następujące przesłanki: po pierwsze - stwierdzić udział wykonawcy (jego pracownika lub osoby wykonującej pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej) w przygotowaniu prowadzonego postępowania, po drugie - ustalić, czy spowodowane tym ewentualne zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu.

Celem art. 85 ustawy Pzp jest wyeliminowanie z postępowania podmiotów, które nabyły w trakcie uczestnictwa w przygotowaniu postępowania wiedzę, która może je stawiać w lepszej sytuacji w stosunku do pozostałych wykonawców biorących udział w postępowaniu.

Zarówno w piśmiennictwie jak i orzecznictwie konsekwentnie podnosi się, że sam fakt udziału w przygotowaniu postępowania nie stanowi wystarczającej przesłanki wykluczenia takiego wykonawcy z postępowania - koniecznym jest przesądzenie, że powyższe spowodowało zakłócenie konkurencji oraz, że to zakłócenie konkurencji nie mogło zostać wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu.

W wyroku z dnia 19 października 2018 r., KIO 2037/18, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że oceny w tym zakresie każdorazowo należy dokonywać z uwzględnieniem okoliczności konkretnej sprawy. W szczególności, w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, należy zbadać czy wiedza zdobyta w związku z przygotowaniem postępowania dała przewagę wykonawcy nad pozostałymi uczestnikami postępowania, przez co miał on możliwość przygotowania oferty na lepszych warunkach albo posiadał informacje dodatkowe o okolicznościach związanych z realizacją zamówienia i czy możliwe jest wyeliminowanie tej przewagi bez konieczności wykluczenia wykonawcy z postępowania.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że w wyroku ETS z dnia 3 marca 2005 r. w sprawach połączonych C-21/03 i C-34/03 Fabricom SA v. Państwo Belgijskie, zwrócono uwagę, na brak automatyzmu przy wykluczeniu wykonawcy, który brał udział w przygotowaniu danego postępowania. Europejski Trybunał Sprawiedliwości stwierdził, że udział danego wykonawcy w niektórych pracach przygotowawczych może prowadzić do zakłócenia konkurencji pomiędzy oferentami, uznał jednak również, że istnieją przypadki, w których wykluczenie z procedury przetargowej osób wykonujących niektóre prace przygotowawcze jest nieuzasadnione, bowiem ich uczestnictwo w procedurze nie stanowi żadnego niebezpieczeństwa dla konkurencji między oferentami. Tym samym, zamawiający jest obowiązany wykluczyć wykonawcę, który brał udział w przygotowaniu postępowania tylko i wyłącznie wtedy, gdy jego udział w tym postępowaniu utrudnił konkurencję, tj. jego pozycja była korzystniejsza od innych wykonawców w nim uczestniczących oraz, że spowodowanego tym zakłócenia konkurencji nie da się wyeliminować w inny sposób niż poprzez wykluczenie wykonawcy z postępowania.

Skład orzekający Krajowej Izby Odwoławczej podzielił prezentowany w orzecznictwie pogląd, iż sam fakt brania udziału w przygotowaniu postępowania, który polegał na opracowaniu w ramach postepowania o udzielenie zamówienia dokumentacji projektowej, nie oznacza automatycznie zaistnienia przesłanki wykluczenia takiego wykonawcy z postępowania, w którym zamawiający udzielać będzie zamówienia na wykonanie robót budowlanych na podstawie tej dokumentacji (por. m.in. wyrok z dnia 22 lutego 2018 r., KIO 233/18, 234/18).

Należy zauważyć, że Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w swoim orzecznictwie niejednokrotnie zwracał uwagę, że sytuacja, w której jeden z wykonawców, który przygotował dokumentację przetargową następnie bierze udział w postępowaniu na wykonanie robót budowlanych, które mają być zrealizowane na jej podstawie, może naruszać zasadę równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji. Tak więc osoba, na której spoczywał obowiązek wykonania prac o celach badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych związanych z zamówieniem publicznym na roboty budowlane, dostawy lub usługi niekoniecznie znajduje się, w odniesieniu do udziału w postępowaniu o udzielenie tego zamówienia, w jednakowej sytuacji z osobą, która takich prac nie wykonywała. Wobec tego, osoba uczestnicząca w wykonywaniu niektórych prac przygotowawczych może po pierwsze znajdować się w korzystniejszej sytuacji przy sporządzaniu swojej oferty z powodu informacji, które mogła uzyskać w przedmiocie danego zamówienia publicznego w trakcie wykonywania wspomnianych prac przygotowawczych. Wszyscy oferenci powinni mieć jednakowe szanse przy sporządzaniu treści ich ofert. Po drugie, wspomniana osoba może się znaleźć w sytuacji mogącej doprowadzić do konfliktu intere-sów w tym znaczeniu, że jak słusznie podkreśla Komisja Wspólnot Europejskich - będąc oferentem w danym zamówieniu publicznym może ona, nawet w sposób niezamierzony, wywrzeć wpływ na jego warunki w sensie dla niej korzystnym. Sytuacja taka prowadziłaby do zniekształcenia konkurencji pomiędzy oferentami (wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 3 marca 2005 r. w sprawach połączonych C-21/03 i C-34/03 Fabricom SA przeciwko Państwo Belgijskie).

Nie sposób zaprzeczyć, że wykonawca przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia, nabywa informacje, które na etapie przygotowania postępowania nie są znane jeszcze innym potencjalnym uczestnikom postępowania. Nie oznacza to jednak, że powstałego na tym tle zakłócenia konkurencji nie da się wyeliminować poprzez podjęcie w postępowaniu odpowiednich czynności.  

Mając na uwadze sankcyjny charakter przepisu art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp i wynikające z niego dotkliwe dla wykonawcy konsekwencje w postaci wykluczenia z postępowania i odrzucenia jego oferty, zastosowanie tych przepisów będzie wymagać zachowania przez zamawiającego szczególnej ostrożności i nie może budzić wątpliwości. Wykluczenie wykonawcy biorącego udział w przygotowaniu postępowania traktować należy jako rozwiązanie ostateczne, które może mieć miejsce jedynie, kiedy spowodowane tym zakłócenie konkurencji nie może być wyeliminowane w inny sposób. Za taką właśnie interpretacją tego przepisu przemawia art. 57 ust. 4 lit. f i art. 41 i art. 41 dyrektywy 2014/24/UE.

W wyroku z dnia 28 marca 2018 r., KIO 473/18, Krajowa Izba Odwoławcza odniosła się do pojęcia „udowodnienia”, w szczególności czy zwrot ten oznacza, że wezwany wykonawca zawsze ma obowiązek przedstawić dowody w postaci dokumentów, które będą potwierdzać okoliczności przywoływane przez wykonawcę. 

W ocenie składu orzekającego przyjęcie takiego stanowiska mogłoby prowadzić w określonych okolicznościach do nadmiernego i nieuzasadnionego formalizmu, a w konsekwencji wykonawca, który w odpowiedzi na takie wezwanie złożył tylko wyjaśnienia, musiałby zostać wykluczony z postępowania o udzielenie zamówienia z uwagi na brak załączenia dowodów. W ocenie składu orzekającego nie taki jest cel omawianej regulacji. Celem jest przede wszystkim ustalenie, czy udział wykonawcy, bądź jak w przedmiotowej sprawie - jego pracownika - w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji. Mając na uwadze różnorodność stanów faktycznych, jakie mogą mieć miejsce na gruncie omawianej regulacji, nie można, w ocenie składu orzekającego, kategorycznie wykluczyć możliwości wystąpienia sytuacji, w których wyjaśnienia udzielone przez wykonawcę będą mogły zostać ocenione przez zamawiającego pozytywnie, tj. dadzą podstawę do stwierdzenia, że wykonawca udowodnił, że nie doszło do zakłócenia konkurencji w danym postępowaniu. Należy przy tym pamiętać, że udowodnieniu w omawianym przypadku podlega przesłanka negatywna, co tym bardziej może powodować trudności w złożeniu stosownych dokumentów, rozumianych jako dowody.” 

Wyrok KIO 473/18 dotyczy art. 24 ust. 10 Pzp2004 i pozostaje aktualny na gruncie art. 85 ustawy Pzp.
Należy zauważyć, że w Instrukcji wypełniania Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia udostępnionej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, w części dotyczącej przesłanki wykluczenia z postępowania, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 19 Pzp2004, Urząd Zamówień Publicznych podał: „W tym miejscu formularza wykonawca składa oświadczenie odnośnie zaangażowania w ramach przygotowania danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku zaistnienia takiego zaangażowania prowadzącego do zakłócenia konkurencji w postępowaniu formularz wymaga od niego podania szczegółowych informacji na ten temat.”

 

Józef Edmund Nowicki 

 

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.

Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych.