Pełnomocnictwo zdygitalizowane i wezwanie do „uzupełnienia” pełnomocnictwa

Zasady sporządzania i przekazywania informacji i dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zostały uregulowane w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. poz. 2452). Zgodnie z § 7 ust. 3 tego rozporządzenia: „Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust 2, dokonuje w przypadku pełnomocnictwa mocodawca”. 

W przypadku np. wspólników spółki cywilnej, dla prawidłowości poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa udzielonego osobie trzeciej lub jednemu ze wspólników spółki cywilnej, sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej, w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, konieczne jest więc w sytuacji udzielenia pełnomocnictwa osobie trzeciej opatrzenie cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym - przez wszystkich wspólników spółki cywilnej, a w sytuacji udzielenia pełnomocnictwa jednemu ze wspólników - opatrzenie cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym - przez pozostałych wspólników spółki cywilnej. 

Zgodnie natomiast z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp: „Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: (1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub (2) zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania". 

Treść przepisu art. 128 ust. 1 ustawy Pzp (użycie wyrażenia „zamawiający wzywa wykonawcę”) wskazuje, że zamawiający nie jest uprawniony do podjęcia samodzielnej decyzji co do wezwania, o którym mowa w tym przepisie, lecz jest obowiązany do podjęcia takich czynności, gdy wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy.

Przepis art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, ma zastosowanie również do pełnomocnictw. Użyte w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp sformułowanie „inne oświadczenia i dokumenty” oznacza oświadczenia i dokumenty składane w postępowaniu, inne niż oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp oraz podmiotowe środki dowodowe, a więc także pełnomocnictwo.

W opinii „Nowa ustawa Pzp nie normuje wprost postępowania Zamawiającego w sytuacji, gdy wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył pełnomocnictwa wadliwe. Jakimi zasadami ma się kierować Zamawiający w przedmiotowym przypadku? (2020-12-11)” Urząd Zamówień Publicznych zwrócił uwagę, że „Nowa ustawa Pzp nie reguluje literalnie obowiązków zamawiającego w sytuacji, gdy wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył pełnomocnictwa wadliwe. Jednak art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, ustanawiający obowiązki zamawiającego w zakresie wezwania wykonawcy odpowiednio do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia dokumentów odnosi się nie tylko do oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, czy podmiotowych środków dowodowych, a również do innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu. Pojęcie „inne dokumenty lub oświadczenia” obejmuje wszelkie dokumenty lub oświadczenia, jakich może żądać zamawiający w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie, poza wskazanymi literalnie (oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe). W tej kategorii mieści się zatem pełnomocnictwo. Jeżeli zatem wykonawca nie złożył pełnomocnictwa lub złożył pełnomocnictwo wadliwe, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do jego złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: 1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub 2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.” 

Przepis art. 128 ust. 1 ustawy Pzp dotyczy również oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp. Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby to podmiotowe środki dowodowe, które składa się wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo odpowiednio wraz z ofertą, a nie na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub 274 ust. 1 ustawy Pzp.

Przepis art. 128 ust. 1 ustawy Pzp nie dotyczy natomiast przedmiotowych środków dowodowych. Przedmiotowe środki dowodowe wykonawca składa już z ofertą (art. 107 ust. 1 ustawy Pzp).

Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający - na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp - wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Warto również zauważyć, że przepisu art. 107 ust. 2 ustawy Pzp nie stosuje się, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania (zob. art. 107 ust. 3 ustawy Pzp). 

Dokument pełnomocnictwa sporządzony w formie pisemnej, a następnie zeskanowany i przesłany w formacie .pdf oraz opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy stanowi elektroniczne odzwierciedlenie pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej (zdygitalizowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym), który powinien być możliwy do zweryfikowania za pomocą odpowiedniego narzędzia do weryfikacji tego podpisu.

Jeżeli pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem pełnomocnictwa w postaci papierowej dokonuje mocodawca lub notariusz (zob. § 7 ust. 2 i ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. poz. 2452)).

Jeżeli do oferty nie zostało dołączone pełnomocnictwo albo zostało dołączone cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu nieopatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, zamawiający na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp powinien wezwać wykonawcę do jego złożenia.

Należy również zauważyć, że zgodnie z § 13 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415):

  1. „W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, zamawiający może żądać od wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.” (§ 13 ust. 1);
  2. „Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w ust. 1, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.” (§ 13 ust. 2);
  3. „Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 1, zamawiający może żądać od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.” (§ 13 ust. 3);
  4. „Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.” (§ 13 ust. 4);
  5. „Przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach.” (§ 13 ust. 5).
     

Józef Edmund Nowicki