W trybie podstawowym Zamawiający w SWZ ustalił, że ofertę oraz oświadczenia składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej w formacie danych np. pdf (zalecane) bądź innych rekomendowanych formatów np.: doc,.docx,.odt opatrzonej podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Wykonawca (Przystępujący) złożył ofertę w formie pliku w formacie pdf, który został opatrzony podpisem zaufanym. W analogiczny sposób Przystępujący złożył w postępowaniu również pozostałe dokumenty w tym załączniki nr 2, 3, 7, potwierdzenie zapłaty wadium, a także odpowiedź z dnia 17 maja 2021 r. na wezwanie Zamawiającego z dnia 14 maja 2021 r.
Uwzględniając powyższe ustalenia oraz dokumentację postępowania Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że brak było podstaw do odrzucenia oferty Przystępującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3, 5 i 6 ustawy Pzp.
Zgodnie z art. 226 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli jest niezgodna z przepisami ustawy (pkt 3), jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia (pkt 5), nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego (pkt 6).
Zgodnie natomiast z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Krajowa Izba Odwoławcza uwzględniając treść przepisu art. 63 ust. 2 ustawy Pzp oraz postanowienia SWZ stwierdziła, że oferta Przystępującego została złożona w prawidłowy sposób, a czynność wydruku i podpisania oferty, a następnie jej zeskanowanie nie przesądza o tym, iż dokument nie został sporządzony w postaci elektronicznej.
Podkreślić należy, że dokument po zeskanowaniu zyskuje postać dokumentu elektronicznego, pozwalającą na opatrzenie go podpisem zaufanym bądź osobistym. Skoro więc wykonawca elektronicznie, za pomocą platformy, złożył ofertę, która w formacie .pdf została podpisana podpisem zaufanym to nie ma podstaw do przyjęcia, że oferta została złożona z naruszeniem przepisów prawa.
Zauważyć należy, że również SWZ dopuszczała możliwość złożenie oferty w formacie.pdf, a więc wykonawcy w niniejszym postępowaniu mogli przygotować ofertę i załączyć ją w tym właśnie formacie. Skoro więc Zamawiający dopuścił możliwość złożenia oferty w formacie.pdf, to odrzucenie oferty z tego powodu naruszałoby przepis art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Ponadto jak wskazał sam Przystępujący złożył on ofertę w sposób ściśle opisany w „Instrukcji użytkownika” miniPortalu, na którym prowadzone jest postępowanie, a więc nie sposób twierdzić że jego działanie było nieprawidłowe i niezgodne z SWZ.
Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że zgodnie z art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/V/E (Dz.U.UE.L z 2014 r. Nr 257. str.
73) za dokument elektroniczny należy uznać każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.
Zgodnie zaś z definicją dokumentu elektronicznego znajdującą się w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 670 z późn. zm.) dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Niewątpliwie wszystkie te wymogi dokumentu elektronicznego spełnia oferta Przystępującego jak również pozostałe dokumenty złożone w przedmiotowym postępowaniu wraz z ofertą, jak również wyjaśnienia z dnia 17 maja 2021 r. wraz z załącznikami.
Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła również stanowiska Odwołującego jakoby Przystępujący w postępowaniu złożył kopię oferty, tj. oferty sporządzonej pierwotnie w formie papierowej. Podkreślić należy, że pomimo braku definicji ustawowej pojęć kopii i oryginału, zasadnicza różnica pomiędzy oryginałem a kopią jest taka, że kopia dokumentu jest wyłącznie odwzorowaniem układu graficznego i treści zawartej w oryginalnym dokumencie. Kopia dokumentu jednak nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże ze złożeniem oświadczenia - gdyż nie zawiera oryginalnego podpisu osoby składającej oświadczenie i nie zmierza do wywołania skutków prawnych, a w przypadku dokumentowania oświadczenia woli, wykazania jakiej treści oświadczenie już (w przeszłości) złożono.
W związku z powyższym skoro Przystępujący ujawnił ofertę wyłącznie w postaci elektronicznej, to uznać należy, że nie istnieje możliwość złożenia oświadczenia woli ujawnionego pierwszy raz w kopii.
Innymi słowy, jeżeli wykonawca ujawnia oświadczenie Zamawiającemu, niezależnie od formy, to właśnie to oświadczenie - na konkretnym nośniku (w konkretnej formie, tu: elektronicznej) stanowi oryginał. Krajowa Izba Odwoławcza podziela stanowisko zaprezentowane w wyroku z dnia 25 lutego 2019 r., KIO 221/19, że aby być „kopią czegoś”, najpierw musi istnieć oryginał. Kopia oferty zatem byłaby dokumentową, dowodową formą wykazania, że zostało złożone oświadczenie woli określonej treści. Aby zatem przyjąć istnienie takiej kopii, najpierw musiałby istnieć oryginał tego, co zostało skopiowane. W niniejszej sprawie materiał (papier) będący nośnikiem określonej treści, która została przeniesiona (w formie obrazu) do postaci elektronicznej, nie jest „oryginałem” - jest jedynie materialnym substratem, procesu tworzenia nośnika oświadczenia woli.
Nie można zatem uznać, że gotowe oświadczenie, zmierzające do wywołania skutków prawnych - stające się „oryginałem” oświadczenia w momencie jego ujawnienia Zamawiającemu (wtedy bowiem po raz pierwszy uzyskuje ono byt prawny) - może być kopią swojego substratu, powstałego w procesie tworzenia oryginału - rozumowanie takie byłoby nielogiczne.
W ocenie Krajowej Izby Odwołąwczej trudno zatem podzielić pogląd jakoby nigdy nieujawniona Zamawiającemu „oferta” w postaci papierowej miała stanowić „pierwotną treść oferty”, czy winna powodować taki skutek prawny, że oferta nie została sporządzona w postaci elektronicznej, a w papierowej, skoro sam ustawodawca nadaje skutek prawny tylko tym oświadczeniom woli, które zostały zamawiającemu ujawnione.
Jeśli więc oferta Przystępującego stanowi jego oświadczenie woli, z którego treścią zapoznał się Zamawiający po dokonaniu czynności otwarcia ofert, to dokument ten dopiero w tym momencie został wprowadzony do obrotu. Nie można więc uznać za prawidłowe poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentu, który nie został wprowadzony do obrotu.
Uwzględniając powyższe w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej nie doszło do naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 3, 5 oraz 6 ustawy Pzp w zw. z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp.
Wyrok z dnia 29 lipca 2021 r., KIO 1561/21
Źródło: www.uzp.gov.pl