Czy możliwe jest uzupełnienie pełnomocnictwa sporządzonego w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym już po dokonaniu czynności prawnej?

Zamawiający wezwał wykonawcę na podstawie art. 26 ust. 3a ustawy Pzp, do złożenia pełnomocnictwa dla Pana D. P.

Wykonawca uzupełnił pełnomocnictwo dla Pana D. P. wystawione przez Pana K. K. w dniu 5 lipca 2019 r. Pełnomocnictwo zostało opatrzone podpisem elektronicznym z dnia 5 lipca 2019 r.

Z treści pełnomocnictwa wynika, że:

  1. zostało udzielone do złożenia i podpisania w imieniu spółki oferty dla Zamawiającego w postępowaniu na zakup subskrypcji producenta oprogramowania (…);
  2. obejmuje również umocowanie do złożenia i podpisania w imieniu spółki innych dokumentów niezbędnych do poprawnego złożenia oferty;
  3. pełnomocnik jest umocowany do załatwiania wszelkich czynności niewymienionych szczegółowo, które okażą się koniecznie i z zakresem pełnomocnictwa związane według własnego uznania i bez ograniczeń,
  4. pełnomocnictwo to należy rozumieć szeroko, bez żadnych ograniczeń, w celu wykonania czynności faktycznych i prawnych, prowadzących do skutecznej ich realizacji.

Zamawiający w toku postępowania odwoławczego twierdził, że pełnomocnictwo z dnia 5 lipca 2019 r. jest prawidłowe. Zamawiający wyraźnie argumentował, że zważywszy na zakres uprawnień wskazanych w dokumencie, pełnomocnik jest uprawniony do dokonania wszelkich czynności, niezależnie czy zostały dokonane wcześniej, czy później. Podkreślał również, że zgoda Zamawiającego zastępuje przepis ustawy Pzp dotyczący uzupełniania pełnomocnictw.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej pełnomocnictwo z dnia 5 lipca 2019 r. nie potwierdzało, iż w dacie uzupełnienia dokumentów Pan D. P. posiadał stosowne umocowanie. Pełnomocnictwo uzupełnione przez wykonawcę opatrzone było datą 5 lipca 2019 r.

Zostało zatem niewątpliwie wystawione po upływie terminu na złożenie odpowiednich dokumentów.

Niezależnie od powyższego, z dokumentu tego nie wynikało, że stan umocowania pełnomocnika do złożenia dokumentów istniał już w dniu 2 lipca 2019 r. W takiej sytuacji Krajowa Izba Odwoławczą uznała, że nie sposób zgodzić się z Zamawiającym, że skoro został określony szczegółowo zakres pełnomocnictwa, w tym do złożenia oferty oraz innych dokumentów, to tak przedłożone pełnomocnictwo stanowi potwierdzenie czynności wykonywanej wcześniej.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej nie jest możliwe pisemne potwierdzenie istniejącego wcześniej pełnomocnictwa udzielonego w innej formie, ponieważ zgodnie z art. 99 § 1 k.c. pełnomocnictwo do złożenia oferty w formie szczególnej, musi dla swojej ważności mieć tę samą formę. Oznacza to, że nie jest możliwe uzupełnienie pełnomocnictwa sporządzonego w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym już po dokonaniu czynności prawnej.

Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej, złożenia pełnomocnictwa z dnia 5 lipca 2019 r. nie można było również postrzegać jako „potwierdzenia ważności umowy" zawartej przez nieprawidłowo umocowanego pełnomocnika w trybie art. 103 k.c. Zgodnie z art. 103 § 1 k.c., jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że złożenie dokumentów stanowiących uzupełnienie oferty (np. wyjaśnienia, wykaz) stanowi jednostronną czynnością prawną. Zastosowanie mógłby mieć zatem co najwyżej przepis art. 104 k.c. Stosownie do tego przepisu, jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Jednakże gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania. Tymczasem Zamawiający, któremu złożono pełnomocnictwo z dnia 5 lipca 2019 r. nie mógł zgodzić się na działanie Pana D. P. bez umocowania.

Po pierwsze, w SIWZ zamawiający nałożył obowiązek, z którego wynika, że ofertę muszą podpisać osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy - zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa. Ofertę podpisać może pełnomocnik Wykonawcy, jeżeli do oferty zostanie załączone pełnomocnictwo do podejmowania określonych czynności, wynikających z ustawy, w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, w których bierze udział Wykonawca, albo szczególne dotyczące niniejszego postępowania.

Po drugie, Zamawiający wzywał do uzupełnienia braków w zakresie umocowanie.

Po trzecie, jak wskazuje się w doktrynie, do złożenia oferty i innych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego niezbędne jest posiadanie stosownego umocowania w dacie dokonania czynności prawnej.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że na gruncie ustawy Pzp, należy podchodzić z dużą dozą ostrożności do instytucji z art. 103 i 104 k.c. Zasadą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest konieczność złożenia oferty w jednakowym dla wszystkich wykonawców terminie, którym jest data upływu terminu składania ofert, a następnie dokumentów na podstawie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp. Instytucja uzupełnienia niektórych braków z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jest wyjątkiem od omawianej zasady. Przepis ten, jak każdy wyjątek, należy zatem interpretować ściśle. W orzecznictwie Izby dopuszczono wprawdzie możliwość złożenia dokumentów z datą późniejszą, jednakże musi to dotyczyć takiej sytuacji, w której z ich treści można w sposób jasny, wyraźny i niebudzący wątpliwości ustalić, że stan umocowania pełnomocnika nastąpił nie później niż w dniu przedłożenia dokumentów.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, z pełnomocnictwa z dnia 5 lipca 2019 r. nie wynika umocowanie dla Pana D. P. do podpisania dokumentów złożonych na wezwanie Zamawiającego w dniu 2 lipca 2019 r.

Wykonawca nie wykazał bowiem, iż dysponował odpowiednim pełnomocnictwem dla Pana D. P. w chwili składania przez niego dokumentów w postępowaniu.

 

Wyrok z dnia 5 sierpnia 2019 r., KIO 1408/19
Źródło:  www.uzp.gov.pl

 

ś