W wyroku z dnia 24 czerwca 2013 r., KIO 1348/13 Krajowa Izba Odwoławcza co do prawidłowości złożonych referencji uznała, że przedkładane przez wykonawców wraz z ofertą referencje w przypadku dostaw stanowić mają dokument potwierdzający, iż wskazane w wykazie dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Treść tych dokumentów nie musi powielać informacji zawartych w oświadczeniu wykonawcy, jakim jest wykaz, ale ma być pomocna w ocenie ich wiarygodności. Odmienny jest bowiem cel i znaczenie powyższych dokumentów i odrębne podmioty są ich wystawcą. Referencje są dokumentami abstrakcyjnymi, niezwiązanymi z żadnym konkretnym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, mają jedynie za zadanie potwierdzić należyte wykonanie lub wykonywanie dostaw. Dostrzeżenia wymaga także okoliczność, że z obowiązujących przepisów prawa nie sposób wywieść, że wymagane jest użycie zwrotu „należycie wykonane”. Ponownie powtórzyć należy, że ustawodawca pozostawił wykonawcom dowolność, co do formy i treści dokumentu, z zastrzeżeniem, że w każdym przypadku z dokumentu takiego winno wynikać wykonanie robot, dostaw lub usług zgodnie z przyjętym zobowiązaniem umownym (tak wyrok z 19 sierpnia 2009 r., KIO/UZP 1016/09). Dokument referencji nie musi wprost zawierać sformułowania „referencje”, ani też stwierdzenia, że określona usługa została wykonana należycie czy też innych sformułowań ocennych wskazujących na zadowalające, satysfakcjonujące wykonanie zadania. W dokumencie referencji nie chodzi bowiem o dosłowne powielenie formuły użytej w treści SIWZ a oddanie celu, jakim jest wykazanie poprawnego i zadowalającego odbiorcę wykonania dostawy. Istotne jest, aby z treści tego dokumentu wynikała prawidłowość wykonania prac, rozumiana nie tylko, jako fakt ich wykonania, ale chodzi o wykonanie zgodne z umową, w terminie, w sposób należyty.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że każdorazowo konieczna jest ocena treści przedłożonego dokumentu, a analizie należy poddać użyte w nim słownictwo. Analiza treści dokumentów dotyczących dostaw wykazanych w wykazie dostaw załączonych do oferty Przystępującego, wskazuje, że zasadnicza część dokumentów, które zostały złożone w celu realizacji obowiązku wykazania należytego wykonania dostawy nie pozwala uznać, by potwierdzały one więcej, aniżeli tylko ogólny fakt wykonania odpowiednich dostaw.
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej złożone przez Przystępującego w wyniku uzupełnienia dokumentów „poświadczenie” należytego wykonania umowy nie zawierało wszystkich niezbędnych danych do uznania go za potwierdzające należyte wykonanie zamówienia. Wynikało z niego jaki był zakres dostaw, w jakim czasie dokonano dostawy, ale nie znajdowała się tam informacja na temat poprawności realizacji. Za taką informację nie można było uznać stwierdzenia, że kontrakt uważa się za zrealizowany. Fakt dostarczenia określonego asortymentu nie potwierdza jeszcze, że dostawy dokonano w sposób poprawny, terminowy, bez opóźnień, czyli innymi słowy w sposób należyty. Dokument stanowi w istocie zaświadczenie, wskazujące ogólnie na fakt wykonania w przeszłości pewnego zadania, nie pozwala jednak w żaden sposób wywnioskować, jakości wykonanych dostaw, w tym czy wykonano je należycie (tak też wyrok z dnia 19 sierpnia 2011 r., KIO 1683/11). Krajowa Izba Odwoławcza nie znalazła podstaw, które pozwoliłyby uznać, że wykonawca udowodnił należyte wykonanie zamówienia wymienionego w wykazie dostaw, jako potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu.
Co do zarzutu odwołującego niepotwierdzenia warunku wiedzy i doświadczenia w związku z przedłożeniem faktury VAT i dowodu zapłaty, jako dowodu należytego wykonania usługi, w wyroku z dnia 30 października 2015 r., KIO 2257/15, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Można rozważać, czy zaplata jest dowodem na należyte wykonanie, ale również można takiej okoliczności zaprzeczać jako dowodowi na należyte wykonanie umowy. Jednoznacznie na podstawie dowodu zapłaty nie można wnioskować, że wykonawca należycie wykonał usługę, ponieważ w ocenie Izby jest to tylko uprawdopodobnienie, że skoro zamawiający zapłacił to znaczy, że usługę odebrał i nie ma do niej jakichkolwiek zastrzeżeń. Natomiast nie stanowi to wprost dowodu, że usługę wykonano należycie. Natomiast przepisy przywołanego powyżej rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. wymagają dowodu, co do jednoznacznego oświadczenia się zamawiającego, co do należytego wykonania zamówienia. Takim dowodem nie są dokumenty uprawdopodobniające należyte wykonanie usługi to jest protokoły zdawczo-odbiorcze. Nawet, jeżeli protokoły te przewidują wystawienie faktury, które są następnie uregulowane nawet w pełnej wysokości. Tak jak miało to miejsce w niniejszej sprawie. Bowiem w żadnym z tych dokumentów to jest w protokole zdawczo-odbiorczym, fakturze, przelewie nie znajduje się postanowienie o należytym wykonaniu usługi przyznanym przez zamawiającego (inwestora). Powyższe stwierdzenie w pełnym zakresie można odnieść do dowodów przedłożonych w niniejszej sprawie.
Po pierwsze należy stwierdzić, że w niniejszej sprawie przedłożony przez zamawiającego na rozprawie protokół zdawczo-odbiorczy nie zawiera w swej treści potwierdzenia należytego wykonania usługi w tym również terminowej jej wykonania. Tym samym stanowi tylko i wyłącznie dowód na wykonanie usługi i przekazanie jej zamawiającemu bez oceny czy została wykonana należycie i w obowiązującym terminie. W tych okolicznościach złożenie, wraz z Wykazem usług, faktury i dowodu zapłaty nie uprawnia zamawiającego do stwierdzenia, że wykonawca udowodnił należyte wykonania usługi, w tym wypadku opracowanego Raportu.
Również z treści przedstawionego powyżej protokołu zdawczo - odbiorczego wynika, że stanowi on tylko i wyłącznie dowód na przekazanie opracowania, którego przedmiotem jest Raport oddziaływania wymienionego przedsięwzięcia na środowisko. (…)
Podsumowując z protokołu zdawczo-odbiorczego wynika po pierwsze okoliczność przekazania przedmiotowego Raportu zamawiającemu.
Po drugie z protokołu wynika zobowiązanie wykonawcy, którym jest wykonawca wybrany, do usunięcia w wyznaczonym terminie ewentualnych wad stwierdzonych przez zamawiającego.
Po trzecie protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT w kwocie określonej w tym protokole odpowiadającej kwocie wskazanej w Wykazie usług wykonawcy wybranego.
Natomiast z protokołu zdawczo-odbiorczego złożonego przez zamawiającego na potwierdzenie należytego wykonania usługi, nie wynika oświadczenie, co do należytego wykonania usługi przez wykonawcę wybranego. Brak wprost takiego jednoznacznego stwierdzenia w przedmiotowym protokole zdawczo-odbiorczym, skutkuje brakiem dowodu należytego wykonania usługi przez wykonawcę.
Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że przepis rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. stawia wymóg załączenia dowodu na okoliczność należytego wykonania usługi. Może być nim każdy dokument, w którym stwierdza się pozytywną okoliczność, jaką jest należyte wykonanie w tym wypadku usługi. Tym samym zarówno protokół zdawczo - odbiorczy jak i też przelew mógłby stanowić dowód na należyte wykonanie usługi, ale pod warunkiem gdyby w tych dokumentach znajdowało się oświadczenie zamawiającego, że przedmiot zamówienia został wykonany należycie. W związku z tym, że takowego oświadczenia przedmiotowe w sprawie dokumenty nie zawierają a same ze swej natury nie dowodzą należytego wykonania usługi, to wyklucza się przez nie potwierdzenie należytego wykonania usługi. W wyroku z dnia 15 czerwca 2005 r., UZP/ZO/0-1299/05 zwrócono uwagę, że faktura VAT nie jest dokumentem który potwierdza fakt należytego wykonania dostaw. Faktura w żadnym swoim elemencie nie potwierdza należytego wykonania dostaw, a tylko dokonanie sprzedaży. Po zawarciu umowy następuje wiele zdarzeń. A zatem wystawienie faktury nie poświadcza jeszcze, że umowa została wykonana w sposób należyty.
Na gruncie orzecznictwa faktura mogłaby stanowić dowód na należyte wykonanie usługi, pod warunkiem, gdyby zawierała informacje, że przedmiot zamówienia został wykonany należycie.