Na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
W przypadku, gdy wykonawca złoży podmiotowe środki dowodowe wraz z ofertą (z wyjątkiem zobowiązania podmiotu trzeciego i oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp) zamawiający, w zależności od charakteru podmiotowych środków dowodowych, może przyjąć różne rozwiązania.
Zamawiający może na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp wypełnić swój obowiązek i wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych.
Zamawiający może również wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do potwierdzenia, że podmiotowe środki dowodowe złożone wraz z ofertą są nadal aktualne (nadal potwierdzają brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone przez zamawiającego).
Przepisy art. 126 ust. 1 i art. 274 ust. 1 ustawy Pzp nie mają wymiaru absolutnego.
Jeżeli wykonawca złożył wraz z ofertą podmiotowe środki dowodowe, które potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, a charakter tych środków powoduje, że ich treść nie ulegnie zmianie i zawsze będzie aktualna, zamawiający może przyjąć te podmiotowe środki dowodowe. W takim przypadku wezwanie wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, do ich złożenia na podstawie art. 126 ust. 1 lub 3, a także art. 274 ust. 1 lub 3 ustawy Pzp, lub wezwanie do potwierdzenia, że są nadal aktualne będzie bezzasadne. Wezwanie wykonawcy do złożenia takich podmiotowych środków dowodowych będzie zbędnym formalizmem.
Przykładem może być złożony wraz z ofertą wykaz robót budowlanych wykonanych na rzecz zamawiającego i referencje potwierdzające, że roboty budowlane wykazane w tym wykazie zostały należycie wykonane, zaświadczenie niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym przez zamawiającego normom, fotografie dostarczanych produktów, których autentyczność została poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego.
Na uwagę zasługuje wyrok z dnia 8 lutego 2023 r., KIO 225/23, w którym Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że Zamawiający nie naruszył art. 16 ustawy Pzp (nie złamał zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców w przedmiotowym postępowaniu) ustawy Pzp, w przypadku, gdy Zamawiający nie skierował do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, wezwania do złożenia wszystkich podmiotowych środków dowodowych jakie były wymagane.
W postępowaniu wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, złożył wraz z ofertą część podmiotowych środków dowodowych i oświadczeń wskazanych w SWZ, w tym „oświadczenie o aktualności podanych informacji i oświadczeń”.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że takie działanie wykonawcy nie narusza przepisów ustawy Pzp, a zatem nie może wywoływać negatywnych konsekwencji dla wykonawcy.
W postępowaniu Zamawiający mając na względzie przepisy Pzp oraz sprawność postępowania (jego ekonomikę) i dysponując podmiotowymi środkami dowodowymi złożonymi wraz z oferta uznał wezwanie wykonawcy do złożenia tych podmiotowych środków dowodowych za nieuzasadnione i ograniczył wezwanie tylko do polisy.
Wbrew zapisom SWZ oraz przepisom ustawy Pzp Zamawiający nie skierował do Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona wezwania do złożenia wszystkich podmiotowych środków dowodowych jakich wymagał w SWZ, a jedynie do złożenia tych, które Wykonawca nie złożył wraz z ofertą.
Wyrok KIO 225/23 jest przykładem racjonalnego podejścia Krajowej Izby Odwoławczej do problematyki składania wraz z ofertą podmiotowych środków dowodowych, które są aktualne na dzień złożenie oferty i potwierdzają na ten dzień, iż wykonawca spełnia warunki udziału i nie podlega wykluczeniu.
Józef Edmund Nowicki