W wyroku z dnia 16 stycznia 2013 r., II CSK 331/12, Sąd Najwyższy orzekł, że „obowiązek zapłaty kary umownej za opóźnienie powstaje wówczas, gdy naruszenie zobowiązania powstało na skutek okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Kara umowna co do zasady wpisana jest w reżim odpowiedzialności odszkodowawczej, stanowiąc ryczałtowe odszkodowanie za niewykonanie (niewłaściwe wykonanie) zobowiązania, zatem nie powinna być oderwana od przesłanek odpowiedzialności kontraktowej. Dłużnik może zwolnić się od obowiązku jej zapłaty wykazując, że niewykonanie zobowiązania było następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności”.
Tak samo orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 17 czerwca 2016 r., IV CSK 674/15, stwierdzając, że „Nie znajduje uzasadnienia stwierdzenie, z odwołaniem się do swobody zawarcia umowy przez wykonawcę, że powinien on przed zawarciem umowy ocenić zakres ryzyka gospodarczego, a następnie ponosić wszelkie konsekwencje niewykonania świadczenia w oznaczonym terminie, mimo obiektywnych, niezależnych od niego przeszkód o charakterze następczym. Za niedopuszczalne w szczególności należy uznać przerzucenie na wykonawcę odpowiedzialności za błędy, zaniechania i opóźnienia podjęcia decyzji bądź dostarczenia dokumentacji wynikające z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. Na ogół zatem również okoliczności, jakie wystąpiły po zawarciu umowy, nie były znane i nie są objęte ryzykiem wykonawcy".
Przyjęcie w umowie, że wykonawca zapłaci karę umowną za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy, nie oznacza, że wykonawca będzie ponosić odpowiedzialność w każdym przypadku.
Tylko w obiegowej opinii przyjmuje się, że w przypadku zastrzeżenia kary umownej za opóźnienie bez znaczenia pozostają przyczyny leżące u podstaw opóźnienia oraz zawinienie dłużnika (wykonawcy). Przyjęcie takiego stanowiska, zależnie od stanu faktycznego sprawy, może być jednak błędem.
Kara umowna jest ustalonym z góry zryczałtowanym odszkodowaniem, powiązanym z reżimem odpowiedzialności kontraktowej. Zwłoka jest opóźnieniem kwalifikowanym dłużnika, wynikającym z okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Opóźnienie nie jest zwłoką tylko wówczas, gdy dłużnik udowodni, że nastąpiło on z przyczyn, za które odpowiedzialności nie ponosi, wierzyciel zaś musi tylko wykazać, że świadczenie nie zostało spełnione w terminie, nie obciąża go natomiast dowód, że przybrało ono postać zwłoki. Przy czym oceny, czy chodzi o okoliczności, za które dłużnik ewentualnie odpowiada, dokonuje się według ogólnych zasad odpowiedzialności dłużnika za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Opóźnienie nie jest zwłoką tylko wówczas, gdy dłużnik udowodni, że nastąpiło ono z przyczyn, za które odpowiedzialności nie ponosi. Wierzyciel (zamawiający) musi tylko wykazać, że świadczenie nie zostało spełnione w terminie, nie obciąża go natomiast dowód, że przybrało ono postać zwłoki. Zastrzeżenie w umowie kary umownej „za opóźnienie”, bez wskazania dodatkowych przesłanek zmiany reżimu odpowiedzialności dłużnika, niekoniecznie oznacza, iż wierzyciel będzie miał możliwość skutecznego dochodzenia kary umownej w każdym przypadku opóźnienia się dłużnika w wykonaniu zobowiązania.
Termin „opóźnienie” nie ma ścisłej i jednolitej prawnej definicji. Opieranie się na samych zapisach postanowień umowy może być mylące, gdyż ostateczny wynik wykładni tych postanowień przeprowadzonej przez sąd może być odmienny od znaczenia jakie przypisuje im każda ze stron danej umowy (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 11 grudnia 2020 r., VII AGa 26/19).