Odrzucenie oferty złożonej po terminie składania ofert

Drodzy Czytelnicy portalu wPrzetargach.pl

 Dziś kolejny artykuł w ramach cyklu „Tydzień z odrzuceniem oferty w przetargu nieograniczonym i trybie podstawowym”,  który dedykujemy osobom rozpoczynającym pracę w zamówieniach publicznych, słuchaczom studiów podyplomowych z zamówień publicznych, osobom, które świadczą usługi doradztwa, osobom wykonującym kontrolę zamówień publicznych oraz wykonawcom. Dzisiejszy artykuł odnosi się do odrzucenia oferty złożonej po upływie terminu składania ofert.

 

Odrzucenie oferty złożonej po upływie terminu składania ofert

  1. Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona po terminie składania ofert.
  2. Złożenie oferty po terminie składania ofert może nastąpić nie tylko na skutek działania lub
  3. zaniechania wykonawcy, ale także może być efektem błędu, awarii działania systemu teleinformatycznego zamawiającego. 
  4. W przypadku złożenia oferty po terminie składania ofert zamawiający powinien ustalić, jakie przyczyny spowodowały złożenie oferty po upływie terminu składania oferty.
  5. Jeżeli przyczyna złożenia oferty po upływie terminu składania oferty leży po stronie wykonawcy i nie nastąpiła awaria systemu teleinformatycznego, zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.
  6. Składając ofertę wykonawca powinien zachować szczególną ostrożność.
  7. W wyroku z dnia 8 kwietnia 2021 r., KIO 669/21, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że mając na uwadze, że proces składania ofert wymaga zapewnienia nie tylko przez zamawiającego narzędzia posiadającego właściwości spełniające kryteria ustawowe, ale również wiedzy o tym jak z narzędzia skorzystać, to po stronie wykonawców spoczywa również ciężar i obowiązek właściwego przygotowania się zarówno od strony sprzętowo-aplikacyjnej, a w przypadku braku dostatecznej wiedzy, również od strony wsparcia informatycznego również w trakcie ofertowania. Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że w przypadku Odwołującego zabrakło dostatecznego przygotowania zaplecza technicznego (wcześniejszego zainstalowania oprogramowania KIR Szafir), jak również wsparcia dla pracownika, który w ostatnich minutach potrzebował pomocy informatycznej w celu opatrzenia oferty podpisem elektronicznym. Wykonując czynności ze swojego domu, przy upływającym terminie na złożenie oferty, nie zdążył zakończyć procedury ofertowej i opatrzeć oferty podpisem elektronicznym. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej w tej sytuacji, to nie Zamawiający naruszył obowiązki jako organizator przetargu, a zatem nie można mówić o wadzie postępowania, która prowadzić miałaby do jego unieważnienia na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy Pzp.
  8. To zamawiającym, a nie operator platformy, odpowiada za prawidłowy przebieg postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli w wyniku przeprowadzonych czynności wyjaśniających okaże się, że brak możliwości złożenia oferty spowodowany był problemami technicznymi w infrastrukturze informatycznej zamawiającego, zamawiający obowiązany jest do rozważenia unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy Pzp. Ponadto w wyniku uniemożliwienia wykonawcy złożenia oferty wskutek awarii platformy zostaje naruszona zasada równego traktowania i zachowania uczciwej konkurencji. 
  9. Uniemożliwienie złożenia oferty wskutek awarii platformy stanowi wadę niemożliwą do usunięcia (brak możliwości naprawienia błędu zamawiającego przy użyciu przepisów ustawy Pzp, w które wyposażył go ustawodawca). Po upływie terminu składania ofert nie ma możliwości konwalidowania wady postępowania, więc uniemożliwienie złożenia oferty odwołującemu wywołuje nieodwracalny skutek. W takim przypadku żadne przewidziane przez ustawę Pzp czynności nie mogą doprowadzić do sanacji czynności składania ofert. 
  10. Uniemożliwienie wykonawcy złożenia oferty wskutek awarii platformy powoduje dyskryminację wykonawcy, którego oferta mogła zostać wybrana jako najkorzystniejsza, gdyby awarii nie było, ponieważ ma bezpośredni wpływ na brak możliwości udzielenia zamówienia w warunkach uczciwej konkurencji. W takim zostaje ograniczona wykonawcy możliwość ubiegania się o udzielenie zamówienia, ponieważ czynności składania ofert nie da się powtórzyć. Uniemożliwienie wykonawcy złożenia oferty wskutek awarii platformy może mieć wpływ na wynik postępowania.
  11. W wyroku z dnia 4 marca 2019 r., KIO 268/19, Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że „nadmierne utrudnienie, czy wręcz uniemożliwienie wykonawcy złożenia oferty, narusza istotę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i stanowi poważną wadę postępowania. Nie musi być to przy tym celowe działanie ze strony zamawiającego ani okoliczność od niego zależna – może wynikać właśnie z powodów technicznych, jak w niniejszej sprawie. Przy czym „kwestie techniczne” nie dotyczą jedynie awarii urządzenia, którym posługuje się zamawiający, lecz mogą także wynikać np. z przejściowych błędów oprogramowania, zbyt dużej liczby uczestników jednocześnie korzystających z platformy itp. Istotny jest tu efekt w postaci niemożności złożenia oferty”.
  12. Zgodnie z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Do obowiązków zamawiającego należy zapewnienie, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej oraz ich właściwości techniczne nie ograniczały wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia. Narzędzia udostępnione przez zamawiającego mają umożliwić wykonawcom dokonywanie wszelkich czynności niezbędnych do złożenia oferty i udziału w postępowaniu.
  13. Nie można zgodzić się ze stanowiskiem, że wykonawca zamierzający złożyć ofertę powinien wcześniej skorzystać z możliwości złożenia oferty „próbnej” lub podjąć czynność złożenia oferty na kilka godzin wcześniej przed upływem terminu składania ofert (wyrok z dnia 10 grudnia 2019 r., KIO 2391/19). Brak takiego działania ze strony wykonawcy nie świadczy o braku należytej staranności tego wykonawcy i w żadnym razie nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku zagwarantowania prawidłowo funkcjonującego systemu, umożliwiającego złożenie ofert. Jak wyżej ustalono, bezpośrednią przyczyną niezłożenia w terminie oferty przez Odwołującego było wadliwie działanie klucza publicznego, udostępnionego na stronie Zamawiającego i będącego załącznikiem do SIWZ.
  14. Awaria systemu teleinformatycznego uniemożliwiająca wykonawcy złożenie oferty w terminie składania ofert stanowi wadę niemożliwą do usunięcia (brak możliwości naprawienia błędu zamawiającego przy użyciu instrumentów ustawy Pzp, w które wyposażył go ustawodawca). Po terminie składania ofert nie ma możliwości konwalidowania wady postępowania, więc uniemożliwienie złożenia oferty innym wykonawcom wywołuje nieodwracalny skutek. Następnie, wada postępowania skutkuje brakiem możliwości zawarcia niepodlegającej unieważnieniu umowy. Nie ma możliwości zawarcia ważnej umowy na podstawie postępowania, w którym doszło do naruszenia zasad ustawowych. Zaistniałe problemy techniczne mogą mieć wpływ na wynik postępowania, a więc zamawiający nie może ignorować sposobu funkcjonowania systemu teleinformatycznego, przy użyciu którego prowadzone jest postępowanie, jak też nie może ignorować skutków tego działania i ich wpływu na prowadzenie i rozstrzygnięcie postępowania.

 

Józef Edmund Nowicki.png

Józef Edmund Nowicki, Redaktor naczelny


Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych.