Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp dopuszczalna jest zmiana umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, o ile zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.
Przez okoliczności, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, nie należy rozumieć zdarzenia nieprzewidywanego przez strony, lecz zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne lub wręcz niemożliwe, przy czym niemożność przewidzenia określonych zdarzeń przez zamawiającego powinna być określona w sposób obiektywny. Okoliczności skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian do umowy w sprawie zamówienia publicznego, mieszczące się w zakresie omawianej przesłanki, muszą mieć charakter przekraczający standardowe ryzyka związane z realizacją kontraktu o określonym charakterze. Na gruncie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, okoliczności wywołujące konieczność zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego powinny być niezależne od zamawiającego i wykonawcy.
Za okoliczności niemożliwe do przewidzenia i niezależne od stron umowy należy uznać m.in. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezależne, jak na przykład: gwałtowna dekoniunktura, ograniczenie dostępności surowców, istotny wzrost cen materiałów, nagłe zmiany prawie, a także pandemie i epidemie.
Okoliczności uzasadniające dokonanie zmiany umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp muszą mieć charakter na tyle nadzwyczajny, że zamawiający, dochowując należytej staranności, nie mógł obiektywnie przewidzieć ich zaistnienia lub skali lub natężenia ich zaistnienia. Muszą one wynikać z okoliczności niemających swojego uzasadnienia w normalnych relacjach gospodarczych, w szczególności obserwowanych wahaniach cen na rynku określonych dóbr, zmianach inflacyjnych itp.
Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp można zmienić termin wykonania zamówienia, sposób wykonania zamówienia, miejsce wykonania zamówienia, wynagrodzenie wykonawcy, pod warunkiem, że zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy, a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wartości pierwotnej umowy.
Możliwość zmiany umowy na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp każdorazowo musi być weryfikowana przez zamawiającego, a także kontrolującego. Weryfikacja legalności zastosowania art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp następuje między innymi przez zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o zmianie umowy, w którym zamawiający zamieszcza opis modyfikacji i przyczyny modyfikacji (przyczyny dokonania zmian w umowie).
Ale nie tylko. Zamawiający, a także kontrolujący, w każdym przypadku muszą ocenić, czy zaistnienie okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, miało realny wpływ na realizację umowy w taki sposób, że konieczne było: przedłużenie terminu wykonania dostawy, usługi lub roboty budowlanej, zmiana sposobu lub miejsca wykonania dostawy, usługi lub roboty budowlanej. Konieczne jest również ustalenie czy zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.
W celu ustalenia, czy zmiana umowy została dokonana zgodnie z art. 455 ust. 4 ustawy Pzp zamawiający i kontrolujący powinni kierować się obiektywną oceną skutków, jakie wywiera na proces realizacji umowy zgodnie z pierwotnymi warunkami oraz na sytuację wykonawcy, okoliczność, której zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć.
Sam fakt wystąpienia okoliczności, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, nie stanowi podstawy np. do zmiany umowy (np. przedłużenia terminu wykonania dostawy, usługi lub roboty budowlanej, zmiany sposobu wykonania przedmiotu zamówienia, zmiany miejsca realizacji dostawy lub usługi lub zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy).