Obowiązek podania bezpośrednio przed otwarciem ofert kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, rodzi doniosłe skutki prawne, ponieważ uniemożliwia zamawiającym czynności arbitralnego unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia oznacza środki finansowe, jakie zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie musi być tożsama z kwotą, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
W postępowaniu może okazać się, że zamawiający będzie mógł przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę wyższą od podanej przed otwarciem ofert, a w konsekwencji, gdy cena najkorzystniejszej oferty jest wyższa od kwoty, jaką zamawiający przeznaczył na sfinansowania zamówienia, zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę wyższą od podanej przed otwarciem ofert i udzielić zamówienia.
W sytuacji, gdy kwota, którą zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia jest niższa od ceny najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp jest uprawnieniem zamawiającego.
Zamawiający nie jest jednak obowiązany do unieważniania postępowania w każdym przypadku, gdy cena oferty najkorzystniejszej przekracza równowartość kwoty, którą planował przeznaczyć na realizację zamówienia. Jeżeli natomiast, jako podmiot należący do grona podmiotów sektora finansów publicznych ma możliwość zwiększyć kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia, tak by była ona równa cenie najkorzystniejszej oferty lub ofercie z najniższą ceną, dokonuje takiej czynności na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych, o ile uzna, że udzielenie zamówienia będzie uzasadnione i celowe.
Zamawiający nie ma obowiązku poszukiwania dodatkowych środków finansowych na sfinansowanie zamówienia ponad kwotę, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Bez znaczenia pozostaje okoliczność, że złożono inne oferty, które mieszczą się w budżecie zamawiającego. Zmawiający bowiem najpierw bada, która z ofert jest najkorzystniejsza, a dopiero gdy okaże się, w odniesieniu do tej oferty, że cena za realizację zamówienia przekracza kwotę, którą przeznaczył na jego wykonanie, podejmowana jest decyzja o zwiększeniu środków finansowych lub unieważnieniu postępowania.
Opracowanie: Zespół wPrzetargach