W orzecznictwie i doktrynie przyjmuje się, że wadium zostało wniesione prawidłowo i zabezpiecza ofertę, jeżeli zostało wniesione przed upływem terminu składania ofert, w wymaganej wysokości, w jednej lub kilku z dopuszczalnych przepisami form oraz zabezpiecza ofertę w całym okresie związania ofertą. Utrwalony jest pogląd, że wadium pełni dwie podstawowe funkcje.
Z jednej strony wadium stanowi wymóg niezbędny do skutecznego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, z drugiej zaś strony rolą wadium jest zabezpieczenie zamawiającego przed niesolidnym wykonawcą oraz zabezpieczenie zawarcia umowy w sprawie wykonania zamówienia publicznego. Celem wadium jest realne zabezpieczenie zapłaty na rzecz zamawiającego swego rodzaju kary za nienależyte zachowanie wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
W wyroku z dnia 24 kwietnia 2023 r., KIO 939/23, Krajowa Izba Odwoławcza uznała za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu, wniesienie wadium na ten sam numer rachunku bankowego, ale dotyczącego innego i unieważnionego postępowania, w przypadku gdy zamawiający na wniosek wykonawcy wyraził zgodę na przeksięgowanie kwoty wadium do właściwego postępowania. Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła argumentacji Odwołującego, że „Zamawiający nie jest uprawniony do dokonania czynności przeksięgowania kwoty wadium z innego postępowania, ponieważ nie pozwalają na takie działanie przepisy ustawy pzp”.
Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej, wręcz przeciwnie, ustawodawca nie wprowadził żadnego zakazu co do możliwości przeksięgowania kwoty wadium, jak również nie wprowadził żadnych negatywnych konsekwencji prawnych w stosunku do wykonawców, którzy wpłacili wadium, ale z naruszeniem sposobu jego wpłaty określonego przez Zamawiającego w SWZ. Izba zważa, że Odwołujący całkowicie pomija fakt, że w przedmiotowym postępowaniu zwrot wadium przez Zamawiającego, a następnie jego ponowna wpłata przez Przystępującego na ten sam rachunek bankowy, byłaby w ocenie Izby czynnością irracjonalną w kontekście opisanego powyżej wniosku Przystępującego z dnia 8 lutego 2023 r. i zgody Zamawiającego z dnia 9 lutego 2023 r., jak również faktu, iż kwota wadium znajdowała się cały czas na tym samym rachunku bankowym. Poza tym, w niniejszym postępowaniu stawiałoby to Przystępującego w gorszym położeniu, gdyż musiałby czekać na dokonanie zwrotu, by następnie dokonać ponownie wpłaty, co mogłoby się wiązać się z ryzykiem czasowym z uwagi na pilność zamówienia publicznego, w którym termin składania ofert był skrócony. Nadto w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej nie sposób zgodzić się z Odwołującym, że skoro na dzień złożenia wniosku o zaliczenie wadium (pismo z dnia 8 lutego 2023 r.) Przystępujący nie złożył jeszcze oferty, to nie wiadomo, czy oferta Przystępującego była zabezpieczona wadium. Jak słusznie zauważył Przystępujący w piśmie procesowym z dnia 12 kwietnia 2023 r. „z żadnego przepisu nie wynika, aby wadium zostało wpłacone tego samego dnia, w którym następuje złożenie oferty. Równie dobrze wadium może zostać wpłacone zaraz po ogłoszeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a oferta zostać złożona w ostatnim dniu, przewidzianym na składanie ofert”.
Konkludując, zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej Przystępujący wniósł wadium na rachunek bankowy Zamawiającego w formie przelewu bankowego przed upływem terminu składania ofert, w formie pieniężnej w wymaganej wysokości, co w ocenie Izby jednoznacznie oznacza, że wadium wniesione przez Przystępującego zabezpiecza interesy Zamawiającego w postaci możliwości zatrzymania kwoty wadium w przypadku ziszczenia się przesłanek określonych w art. 98 ust. 6 ustawy PZP.
Poza tym, skoro Zamawiający dysponował kwotą, co do której mógł stwierdzić, że została wpłacona tytułem wadium (wiadomość e-mail Zamawiającego z dnia 9 lutego 2023 r., która była również załączona do oferty Przystępującego), to nie sposób twierdzić, że wadium nie zostało wniesione lub zostało wniesione w sposób nieprawidłowy.”
Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę na wyrok z dnia 4 marca 2013 r., KIO 395/13, w którym stwierdzono, że „istotnym jest osiągnięcie rezultatu - rozumianego, jako znalezienie się wymaganej sumy pieniężnej na rachunku bankowym zamawiającego, a nie droga, którą wadium wpłynęło na konto.”
Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że „zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego, czynność przeksięgowania jest to operacja polegająca na przeniesieniu jakieś kwoty, jakieś pozycji z jednego konta na drugie, przy czym ww. czynność faktycznie nie miała miejsca, ponieważ, jak wskazał Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie, polegała ona na „przekazaniu przez Komisję przetargową wniosku Wykonawcy do wiadomości właściwej komórce organizacyjnej KPRM do spraw księgowości i udzieleniu odpowiedzi Wykonawcy, że wniosek został uwzględniony. Środki wadium pozostały na tym samym rachunku bankowym KPRM (…)””.
Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła również argumentacji Odwołującego, że „Zamawiający nie jest uprawniony do dokonania czynności przeksięgowania kwoty wadium z innego postępowania, ponieważ nie pozwalają na takie działanie przepisy ustawy pzp”. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej, „wręcz przeciwnie, ustawodawca nie wprowadził żadnego zakazu co do możliwości przeksięgowania kwoty wadium, jak również nie wprowadził żadnych negatywnych konsekwencji prawnych w stosunku do wykonawców, którzy wpłacili wadium, ale z naruszeniem sposobu jego wpłaty określonego przez Zamawiającego w SWZ.” Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Odwołujący całkowicie pomija fakt, że w przedmiotowym postępowaniu zwrot wadium przez Zamawiającego, a następnie jego ponowna wpłata przez Przystępującego na ten sam rachunek bankowy, byłaby w ocenie Izby czynnością irracjonalną w kontekście opisanego powyżej wniosku Przystępującego z dnia 8 lutego 2023 r. i zgody Zamawiającego z dnia 9 lutego 2023 r., jak również faktu, iż kwota wadium znajdowała się cały czas na tym samym rachunku bankowym. Poza tym, w niniejszym postępowaniu stawiałoby to Przystępującego w gorszym położeniu, gdyż musiałby czekać na dokonanie zwrotu, by następnie dokonać ponownie wpłaty, co mogłoby się wiązać się z ryzykiem czasowym z uwagi na pilność zamówienia publicznego, w którym termin składania ofert był skrócony.
Nadto w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej nie sposób zgodzić się z Odwołującym, że skoro na dzień złożenia wniosku o zaliczenie wadium (pismo z dnia 8 lutego 2023 r.) Przystępujący nie złożył jeszcze oferty, to nie wiadomo, czy oferta Przystępującego była zabezpieczona wadium. Jak słusznie zauważył Przystępujący w piśmie procesowym z dnia 12 kwietnia 2023 r. „z żadnego przepisu nie wynika, aby wadium zostało wpłacone tego samego dnia, w którym następuje złożenie oferty.
Równie dobrze wadium może zostać wpłacone zaraz po ogłoszeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a oferta zostać złożona w ostatnim dniu, przewidzianym na składanie ofert”.