Jak żądać próbki?

Zgodnie z art. 7 pkt 20 ustawy Pzp przedmiotowe środki dowodowe to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Przedmiotowym środkiem dowodowych jest również próbka.

Jeżeli zamawiający żąda złożenia próbki, wykonawca składa ją wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 ustawy Pzp).

Jeżeli wykonawca nie złożył próbki lub złożona próbka jest niekompletna, zamawiający wzywa do jej złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (np. w SWZ) (art. 107 ust. 1 ustawy Pzp).

Zamawiający nie wzywa do złożenia lub uzupełnienia próbki, jeżeli próbka służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia próbki, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania (art. 107 ust. 3 ustawy Pzp).

Próbka może potwierdzać właściwość całego zamówienia lub jego części. W wyroku z dnia 13 lutego 2008 r., KIO/UZP 70/08 Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Próbką może być jeden egzemplarz towaru produkowany w większych ilościach np. cegła. Celem takiej próbki jest zapoznanie się Zamawiającego z tym co ma być przedmiotem wykonania zamówienia.”

Co do zasady próbka ma charakter materialny (fizyczny, namacalny). W wyroku z dnia 25 marca 2015 r., KIO 506/15 Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła natomiast uwagę, że „próbka stanowi pewną materializację przedmiotu oferty, która ma służyć namacalnemu, empirycznemu zbadaniu cech i właściwości przedmiotu oferty lub nawet jego działania w formule opisanego w SIWZ eksperymentu (jako tzw. prezentacja próbki, demonstracja jej działania, testowanie czy nawet zbadanie umiejętności osób). Prezentacja próbki może więc przybrać postać oględzin oferowanego przedmiotu, zbadania jego właściwości, sprawdzenia walorów użytkowych, działania mechanizmów, testowania sprzętu komputerowego, zbadania działania systemu informatycznego oraz przewidzianych w jego ramach wymaganych lub deklarowanych przez wykonawcę funkcjonalności czy nawet zbadania umiejętności osób, które mają osobiście świadczyć usługę stanowiącą przedmiot zamówienia.”

Zamawiający może żądać próbki, gdy będzie to niezbędne do przeprowadzenia postępowania i nie będzie narażać wykonawców na nadmierne obciążenia finansowe.

Co do zasady pojęcie „próbki” odnosi się do produktów gotowych i powtarzalnych. Próbka nie może więc dotyczyć nieistniejącego produktu. Próbką może być jeden egzemplarz towaru produkowany w większych ilościach (zob. wyrok z dnia 13 lutego 2008 r., KIO/UZP 70/08 i z dnia 12 lutego 2013 r., KIO 422/13).

W wyroku z dnia 22 listopada 2013 r., KIO 2600/13, KIO 2609/13, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że żądanie próbki nie może narażać wykonawców na nadmierne obciążenia finansowe. W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej „uprawnienie do zażądania próbki ograniczone jest przez uniwersalną regułę wynikającą z art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z którą zamawiający może zażądać od wykonawców wyłącznie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej ową niezbędność należy odnosić zarówno do możliwości zażądania dokumentu jako takiego, jak i zażądanego zakresu dokumentu. Ta druga płaszczyzna oceny ma w szczególności znaczenie przy próbce, której zakres nie został bliżej sprecyzowany w przywołanym przepisie rozporządzenia. Zatem również zakres zażądanej próbki musi być niezbędny dla przeprowadzenia postępowania.”

Żądanie próbki jest uzasadnione jedynie w przypadku, gdy zamawiający określił cechy, wymagania i kryteria, które próbki mają potwierdzić. Brak takiego określenia powoduje, że żądanie złożenia próbki jest nieuzasadnione i niezgodnie z ustawą Pzp, gdyż nie jest niezbędne do przeprowadzenia postępowania (zob. wyrok z dnia 27 lutego 2020 r., KIO 295/20).

Zasady odnoszące się do żądania próbki zostały określone w art. 106 ustawy Pzp.

Na podstawie art. 106 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp zamawiający może żądać innych niż wskazane w art. 104 i art. 105 ustawy Pzp przedmiotowych środków dowodowych (a więc także próbek) na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

Zamawiający wskazuje wymagane próbki w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 zdanie drugie ustawy Pzp).

Zamawiający żąda próbek proporcjonalnych do przedmiotu zamówienia i związanych z przedmiotem zamówienia (art. 106 ust. 2 ustawy Pzp).

Żądanie próbki nie może ograniczać uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 106 ust. 3 zdanie pierwsze ustawy Pzp).

W postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawy mebli żądanie próbki musi być uzasadnione i nie może narażać wykonawców na nadmierne obciążenia finansowe. Jeżeli żądanie próbki naraża wykonawców na nadmierne obciążenia finansowe, może to prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji w postępowaniu i utrudniania wykonawcom ubiegania się o udzielenie zamówienia, a tym samym stanowi naruszenie art. 106 ust. 3 zdanie pierwsze ustawy Pzp oraz określonych w art. 16 pkt 1 i 3 ustawy Pzp zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i proporcjonalności (złożenie wraz z oferta próbki lub próbek o znacznej wartości może być barierą w ubieganiu się o udzielenie zamówienia dla wykonawców o mniejszych zasobach finansowych ze względu zakres prowadzonej działalności).

Zgodnie z art. 134 ust. 2 pkt 13 i art. 281 ust. 2 pkt 14 ustawy Pzp zamawiający może w SWZ zamieścić informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot. Przepis ten ma również zastosowanie do przypadku, gdy żądanie próbki może narażać wykonawców na nadmierne obciążenia finansowe. W takim przypadku zamawiający powinien w SWZ przewidzieć zwrot kosztów udziału w postępowaniu, których wysokość powinna rekompensować wykonawcom złożenie próbki.

Zamawiający nie powinien żądać próbek, gdy ze względu na przedmiot zamówienia możliwe jest potwierdzenie spełniania przez np. oferowane dostawy wymagań określonych przez zamawiającego na podstawie innych przedmiotowych środków dowodowych (np. fotografii, opisów, katalogów).
Zgodnie z art. 77 ust. 2 ustawy Pzp zamawiający zwraca wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, na jego wniosek, złożone przez niego plany, projekty, rysunki, modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne podobne materiały, o ile nie stanowią one załączników do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Przepis art. 77 ust. 2 ustawy Pzp nie uprawnia natomiast zamawiającego do żądania próbki znacznej wartości, jeżeli mimo zwrotu próbki na wniosek wykonawcy, złożenie próbki będzie nadmiernym obciążeniem finansowym utrudniającym wykonawcy ubieganie się o udzielenie zamówienia.