Badanie cen na rynku w celu oszacowania wartości zamówienia

Ustalanie wartości zamówienia publicznego to jedna z najważniejszych czynności związanych z przygotowaniem postępowania. 

Zasady ustalania wartości zamówienia ze względu na rodzaj i przedmiot zamówienia oraz okres, na który się go udziela zostały określone w artykule 5 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 28-36 ustawy Pzp. 

Wartość zamówienia jest pochodną ustaleń zamawiającego dokonywanych na podstawie analizy rynku, która powinna odzwierciedlać rzeczywiste ceny jakie na rynku są oferowane i możliwe do uzyskania. 

Cenami rynkowymi, które powinny być podstawą do ustalania wartości zamówienia nie mogą być ceny promocyjne oraz ceny, które są wprawdzie oferowane na rynku, ale nie akceptowane przez nabywców (ceny wygórowane).

Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane powinna być ich wartość rynkowa.

O wyborze sposobu obliczania wartości zamówienia decyduje zamawiający, który nie może celowo wybierać takiego sposobu obliczenia wartości zamówienia, który spowoduje uniknięcie stosowania przepisów ustawy Pzp. 

Przepis art. 28 ustawy Pzp wymaga, aby zamawiający ustalił wartość zamówienia z należytą starannością. Ustalenie całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy z należytą starannością oznacza nic innego, jak obliczenie wartości zamówienia na podstawie cen rynkowych.

Ceny rynkowe to również ceny zawarte w aktualnych powszechnie stosowanych katalogach, cennikach i taryfikatorach lub ceny w realizowanych lub zrealizowanych umowach. 

Zamawiający nie mogąc we własnym zakresie ustalić wartości zamówienia, może zwrócić się do podmiotów świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy zamówienia publicznego. 

O tym, do ilu podmiotów zamawiający zwróci się o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy, decyduje zamawiający, uwzględniając przedmiot zamówienia. 

Jeżeli zamawiający zwrócił się do 5 podmiotów o dokonanie wstępnej kalkulacji kosztów wynagrodzenia należnego wykonawcy (lub przedstawienie cen), a otrzymał taką kalkulacje (lub ceny) od jednego podmiotu, to nie oznacza, że dokonał ustalenia wartości zamówienia. W takim przypadku zamawiający powinien podjąć inne działania w celu zweryfikowania czy kalkulacja kosztów lub ceny uzyskane tylko od jednego podmiotu są zbliżone do cen jakie na rynku są oferowane i możliwe do uzyskania. Ustalenie wartości zamówienia z należytą starannością oznacza bowiem, że zamawiający powinien podjąć wszelkie możliwe działania w celu ustalenia wartości zamówienia na podstawie cen rynkowych. Należy pamiętać, że ustalenie wartości zamówienia należy do obowiązków zamawiającego, który nie jest związany cenami przedstawionymi przez podmioty, do których o ich przedstawienie zamawiający zwrócił się. Ceny przedstawione przez te podmioty mają tylko charakter informacyjny i nie zawsze będą odzwierciedlać ceny jakie na rynku są oferowane i możliwe do uzyskania.

Zamawiający może również ustalić wartość zamówienia po przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych lub w ramach pomocniczych działań zakupowych. 

Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.