Oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą złozone w formie pisemnej

Czy jest dopuszczalne złożenie oświadczenia w formie pisemnej o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą?

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni (w trybie podstawowym) lub 60 dni (w przetargu nieograniczonym) [zob. art. 220 ust. 3, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp].

Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą [zob. art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp].

Zgodnie z art. 7 pkt 16 ustawy Pzp pisemność to sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Użyte w art. 7 pkt 16 ustawy Pzp wyrażenie przy „użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” oznacza, że w przypadku pisemności komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej, a nie dźwiękowej. Wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie muszą być uzewnętrznione w postaci widzialnej oraz w sposób umożliwiający ich kopiowanie w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pojęcie pisemności nie wymaga, aby dokument był opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pisemność nie oznacza również formy pisemnej. Tylko czy oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą złożone w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, będzie skuteczne.

Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wyjątek stanowią przypadki, gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 i art. 401 ust. 1 ustawy Pzp, w całości odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej.

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (nie złożył pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą).

Użyte w art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp wyrażenie: „jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody” nie oznacza, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dopuszczalne będzie złożenie oświadczenia w formie pisemnej o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Analiza treści art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp nie może prowadzić do wniosku, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dopuszczalne jest wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą przez złożenie oświadczenia w formie pisemnej o wyrażeniu takiej zgody.

Argumentem o braku podstaw do odrzucenia oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wykonawca złożył oświadczenie w formie pisemnej o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, nie może być to, że oświadczenie w formie pisemnej ma większą moc dowodową niż pisemne oświadczenie przekazane środkami komunikacji elektronicznej, które zamawiający, zgodnie z art. 67 ustawy Pzp, wskazał w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia.

Należy zauważyć, że w dokumentach zamówienia zamawiający wskazuje informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wykonawca złoży oświadczenie w formie pisemnej o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, zamawiający odrzuca ofertę takiego wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. W takim przypadku podstawa odrzucenia oferty nie będzie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.  

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, która nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego. Przepis ten odnosi się do oferty, a nie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Warto również zauważyć, że na podstawie § 2 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (poz. 2452) - w skrócie „rozporządzenie”, w przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy Pzp, w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy Pzp, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzone w postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej jako model fizyczny, model w skali lub próbki, w sposób i w zakresie określonym przez zamawiającego.

Zasady składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy Pzp, ofert, prac konkursowych, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów przekazywanych w postępowaniu lub w konkursie, w przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust. 1 ustawy Pzp, w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej i nie przewidział możliwości przekazywania w postaci dokumentu elektronicznego, zostały określone w art. 65 ustawy Pzp oraz § 9 rozporządzenia.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco.

Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych.