Wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych nie może wprowadzać niepewności

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że potwierdziły się zarzuty odwołującego ‎w zakresie, w jakim wskazał, że zamawiający przedwcześnie odrzucił złożoną przez niego ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy Pzp, podczas gdy jego obowiązkiem było uprzednie wezwanie odwołującego do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych.

W pierwszej kolejności Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że przepisy ustawy Pzp nie ustanawiają konkretnych zasad stosowania przez zamawiających regulacji art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Zasada jednokrotności wezwania, kierowanego do wykonawców na tej podstawie prawnej, została wypracowana w orzecznictwie. Tym samym oceny w zakresie możliwości skierowania do wykonawcy wezwania na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp należy dokonywać zatem przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności sprawy, kierując się zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasadą przejrzystości.

W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej wypracowano stanowisko, że wezwanie do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń może być dokonane tylko raz w stosunku do tego samego braku lub tego samego błędu, dotyczącego określonego oświadczenia lub dokumentu. Przy tym podkreśla się, że wezwanie powinno przy tym precyzyjnie wskazywać powód wezwania tj. konkretne braki lub uchybienia, jakich dopuścił się wykonawca, zakres koniecznych do przedłożenia oświadczeń lub dokumentów, a także określać termin w jakim powinny być one uzupełnione (tak: Prawo Zamówień Publicznych Komentarz, wydanie II, pod redakcją Huberta Nowaka, Mateusza Winiarza). Kluczowe jest zatem, aby zamawiający wzywając do uzupełnienia dokumentów wskazał: zakres swojego żądania, jak też określił podstawę żądania, albowiem skutkiem braku uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy jest odrzucenie oferty wykonawcy w oparciu o przepis art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp.

Odwołujący w pierwszej kolejności zarzucał zamawiającemu, że ten naruszył przepis art. 128 ust. 1 w zw. z art. 16 pkt 1, 2 i 3 w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b oraz c ustawy Pzp odrzucając jego ofertę, bez uprzedniego precyzyjnego wezwania do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności z sumą ubezpieczenia min. 5 000 000 złotych. Zamawiający z kolei twierdził, że takie wezwanie do odwołującego wystosował ‎w piśmie z 22 maja 2026 r.

Istota sporu sprowadzała się zatem do oceny czy pismo z 22 maja 2026 r. powinno być traktowane jako wezwanie skierowane do wykonawcy w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp czy też należy uznać, że zamawiający jedynie wyraził zgodę na przedłużenie terminu złożenia podmiotowych środków dowodowych, o co odwołujący wnosił w piśmie z 22 maja 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła, że z treści przekazanego odwołującemu pisma wynika jednoznacznie, ‎że to jest odpowiedzią na wniosek odwołującego dotyczący przedłużenia terminu oraz, ‎że zamawiający przychylił się do tej prośby i wyraża zgodę na złożenie podmiotowych środków dowodowych do 27 maja 2026 r. Z uwagi na to, że wniosek odwołującego dotyczył przedłużenia terminu na złożenie podmiotowych środków dowodowych w odpowiedzi ‎na wezwanie z 11 maja 2026 r., które zostało wystosowane na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, tym samym należy stwierdzić, że zgoda zamawiającego dotyczyła przesunięcia terminu złożenia dokumentów, w oparciu o art. 126 ust. 1 ustawy Pzp.

Z kolei kolejne zdanie w treści pisma, tj. że powyższa zgoda stanowi wypełnienie przesłanki określonej w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, jest co najmniej mylące i mogło wprowadzić odwołującego w błąd. Tym samym nie można z powyższego wywodzić negatywnych skutków dla wykonawcy, jak w tym przypadku zamawiający to czyni.

Rację ma także odwołujący zarzucając, że pismo skierowane do niego 22 maja ‎2026 r. nie określało zakresu dokumentów, które odwołujący był zobowiązany uzupełnić ‎w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, co dodatkowo sugeruje, że powyższe stanowi jedynie odpowiedź na wniosek zgłoszony przez niego, odnoszący się do przedłużenia terminu ‎na złożenie dokumentów podmiotowych w odpowiedzi na wezwanie skierowane w oparciu ‎o przepis art. 126 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający nie może w tym zakresie oczekiwać, ‎tak jak wskazuje w swoim piśmie procesowym - Odpowiedź na odwołanie z 12 sierpnia ‎2026 r., że odwołujący będzie odczytywał treść pisma łącznie z wezwaniem z 11 maja ‎2026 r., gdyż zamawiający nawet na ww. pismo się nie powołał. Przywołał z kolei jednoznacznie wniosek odwołującego z 22 maja 2026 r., w którym zwracał się on ‎o przedłużenie terminu.

Bez znaczenia dla oceny treści pisma z 22 maja 2026 r. pozostaje także fakt, że zostało ono doręczone odwołującemu 26 maja 2026 r., a zatem po bezskutecznym upływie pierwotnego terminu. Powyższe świadczyć może raczej na niekorzyść zamawiającego, gdyż oznaczałoby, że jego zamiarem (jeśli by uznać, ‎że zamawiający zamierzał wezwać odwołującego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp ‎do uzupełnienia dokumentów) było wyznaczenie zaledwie jednodniowego terminu na ich uzupełnienie, albowiem wyznaczony w piśmie termin upływał 27 maja 2026 r.

Nie zasługują także na aprobatę argumenty zamawiającego, że to odwołujący jako profesjonalista, do którego stosuje się podwyższony miernik staranności wynikający z art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp, skoro otrzymał dodatkowy termin ‎na złożenie tych samych dokumentów, przy jednoczesnym powołaniu przez zamawiającego art. 128 ust. 1 ustawy Pzp - powinien był wiedzieć, że tym samy uruchomiona została procedura sanacyjna. Powyższe nie zwalnia bowiem zamawiającego, który jest gospodarzem postępowania i, który zobowiązany jest prowadzić postępowanie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania i przejrzystości, z obowiązku, aby komunikował ‎on wykonawcom swoje oczekiwania w sposób jednoznaczny, przejrzysty i precyzował jasno jakich dokumentów oczekuje i w jakim terminie winny zostać one przedłożone.

W konsekwencji Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że rację ma odwołujący twierdząc, że nie został dotychczas wezwany w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, w tym dokumentów potwierdzających, że jest ubezpieczony ‎od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności z sumą ubezpieczenia min. 5 000 000 złotych.
Wyrok z dnia 4 września 2016 r., KIO 3730/26