Specyfika uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych

Przedmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia (por. art. 7 pkt 20 ustawy Pzp).

Przedmiotowy środek dowodowy może być wymagany w celu potwierdzenia wymagań wynikających z opisu przedmiotu zamówienia (np. że oferowany produkt spełnia wymagane w opisie przedmiotu zamówienia minimalne parametry techniczne), jak i w celu potwierdzenia pewnych wymagań czy cech opisanych w kryteriach oceny ofert (np. że oferowany produkt spełnia zadeklarowane na potrzeby kryteriów pozacenowych parametry techniczne w stopniu wyższym niż wymagany obligatoryjnie w opisie przedmiotu zamówienia poziom minimalny) Niejednokrotnie może zdarzyć się sytuacja, że określony przedmiotowy środek dowodowy będzie służył potwierdzeniu zarówno zgodności oferty z warunkami zamówienia, jak i kryteriów oceny ofert. W takim przypadku niezbędne jest rozróżnienie konsekwencji, jakie wiązać się będą z niezłożeniem takiego dokumentu.

W sytuacji, gdy dany przedmiotowy środek dowodowy służy wykazaniu zgodności oferty z warunkami zamówienia, jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Jeśli takiej możliwości nie przewidziano, brak złożenia przedmiotowych środków dowodowych lub złożenie niekompletnych środków dowodowych wraz z ofertą powoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp (i ewentualnie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp).

Jeśli w dokumentach zamówienia przewidziano możliwość wezwania wykonawcy do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych zgodnie z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, to zamawiający będzie miał obowiązek takie wezwanie wystosować, przy czym na gruncie ww. przepisu możliwe jest wezwanie wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych wyłącznie w dwóch sytuacjach, tj. gdy dany przedmiotowy środek dowodowy w ogóle nie został złożony, z zastrzeżeniem art. 107 ust. 3 ustawy Pzp, lub gdy został on złożony, lecz jest niekompletny. Brzmienie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, wyklucza wezwanie wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, w sytuacji gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie potwierdza zgodności oferowanego zamówienia z wymaganiami zamawiającego. Innymi słowy, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy, który został złożony wraz z ofertą, zawiera błędy, nie będzie możliwym wezwanie do jego poprawienia, a oferta podlegać będzie odrzuceniu (por. m.in. wyrok z dnia 11 lipca 2023 r., KIO 1788/23, wyrok z dnia 25 lutego 2022 r., KIO 338/22).

Od powyższej sytuacji należy odróżnić przypadek, kiedy przedmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami czy cechami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. W takim przypadku przedmiotowe środki dowodowe są nieuzupełniane, co wynika wprost z art. 107 ust. 3 ustawy Pzp. Natomiast brak złożenia wraz z ofertą takich przedmiotowych środków dowodowych, czy też ich niekompletność lub niepoprawność, co do zasady nie prowadzi do odrzucenia oferty, lecz skutkować powinien nieprzyznaniem ofercie punktów w danym kryterium oceny ofert.

Podkreślić trzeba, że niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, zachodzi wtedy, gdy zawartość merytoryczna oferty nie odpowiada ukształtowanym przez zamawiającego i zawartym w dokumentach zamówienia obligatoryjnym wymaganiom, a nie gdy nie zostało potwierdzone spełnienie zadeklarowanych w ofercie na potrzeby kryteriów oceny ofert wymagań dodatkowych, fakultatywnych. Jeżeli bowiem oferta spełnia wymagane parametry minimalne, to fakt, iż nie złożono dokumentów służących potwierdzeniu posiadania przez oferowany produkt cech/parametrów wymaganych w kryteriach oceny ofert, nie powinien prowadzić do jej odrzucenia, lecz do uznania, że określone kryterium oceny ofert nie zostało spełnione, czyli wykonawca nie powinien otrzymać za nie punktów.

Zamawiający w załączniku nr 2 do SWZ - Specyfikacja techniczna określił wymagane parametry techniczne pojazdu, które oferowany produkt miał spełniać. Wymagania te stanowiły element przedmiotu zamówienia, a ich spełnienie było obligatoryjne. Jednym z wymagań dla nadwozia był parametr jazdy w terenie: głębokość brodzenia minimum 500 mm. Wykonawcy, zgodnie z treścią SWZ, zobowiązani byli złożyć wraz z ofertą „szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na przykład w formie oficjalnego katalogu (w języku polskim) producenta/importera pojazdu, zawierającego dane techniczne oraz wyposażenie pojazdu bazowego (należy zaznaczyć poszczególne dane).”

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, iż w świetle powyższego brzmienia SWZ, zamawiający pozostawił wykonawcom dowolność w doborze przedmiotowego środka dowodowego (oficjalny katalog producenta był wskazany jedynie jako przykład), istotnym było to, aby dokument (lub dokumenty) zawierał informacje o wymaganych danych technicznych oraz wyposażeniu pojazdu bazowego (a także aby w dokumencie tym zaznaczyć poszczególne dane, by zamawiający nie miał trudności z ich zidentyfikowaniem). Podniesiona w odwołaniu okoliczność, że w oficjalnym (standardowym) katalogu producenta mogły nie znajdować się wszystkie niezbędne dane, w świetle postanowień SWZ nie zwalniała wykonawców z obowiązku przedstawienia dokumentów potwierdzających wszystkie wymagane parametry. Parametr głębokości brodzenia był zgodnie ze Specyfikacją techniczną (załącznik nr 2 do SWZ) wymaganiem technicznym dla pojazdu bazowego, który należało potwierdzić przedmiotowym środkiem dowodowym.

Jednocześnie zamawiający ustanowił głębokość brodzenia pojazdu jednym z kryteriów oceny ofert („Właściwości terenowe”). W tym zakresie wymagał on podania w treści oferty głębokości brodzenia oferowanego pojazdu wynikającej z dołączonego do oferty oficjalnego katalogu producenta pojazdu (przy czym odwołanie się do „oficjalnego katalogu producenta” należy uznać w ocenie Krajowej Izby Odwoławczej za pewne uproszczenie, bowiem taki katalog był tylko jednym z możliwych do złożenia przedmiotowych środków dowodowych, na co wskazano powyżej). Składany zatem wraz z ofertą przedmiotowy środek dowodowy służył pośrednio także potwierdzeniu, że oferowany pojazd posiada zadeklarowane w pozacenowym kryterium oceny ofert „Właściwości terenowe” w postaci głębokości brodzenia. Innymi słowy, aby uzyskać punkty w tym kryterium złożona w ofercie deklaracja musiała znaleźć potwierdzenie w dokumencie przedmiotowym składanym wraz z ofertą. (…)

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że zamawiający powinien dokonać oceny zgodności oferty Odwołującego z warunkami zamówienia w zakresie parametru głębokości brodzenia ustalonego w załączniku nr 2 do SWZ na 500 mm, z uwzględnieniem dokumentów złożonych przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W tym zakresie zamawiający powinien w szczególności rozważyć zasadność wezwania Odwołującego w oparciu o art. 107 ust. 2 ustawy Pzp do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, gdyż takie działanie przewidział w SWZ, a wykonawca nie złożył wraz z ofertą dokumentu zawierającego informację o wymaganym parametrze technicznym.

W gestii zamawiającego pozostaje też ocena tego, jaki skutek niesie za sobą okoliczność uzupełnienia przez Odwołującego z własnej inicjatywy, po złożeniu oferty, przedmiotowego środka dowodowego dotyczącego głębokości brodzenia pojazdu (pismo Odwołującego z zawierające oświadczenie producenta/importera pojazdu). Z przekazanej Izbie dokumentacji postępowania (w tym zawiadomień o odrzuceniu oferty), jak i ze stanowiska Zamawiającego prezentowanego w postępowaniu odwoławczym, nie wynika, aby Zamawiający powyższe kwestie poddał rozwadze. (…)

Zawarty w art. 107 ust. 3 ustawy Pzp zakaz wzywania do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu wymagań wynikających z opisu kryteriów oceny ofert nie rozciąga się na przedmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu wymagań wynikających z opisu przedmiotu zamówienia. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji gdy przedmiotowy środek dowodowy - jak w rozpoznawanej sprawie - pełni dwojaką funkcję, jego ewentualne uzupełnienie może służyć wyłącznie ocenie zgodności oferty z warunkami zamówienia i nie może wpływać na ocenę oferty w kryteriach oceny ofert. W kontekście kryteriów oceny ofert brak złożenia wymaganego przedmiotowego środka dowodowego wraz z ofertą (czy też brak potwierdzenia deklaracji zawartej w ofercie w złożonych przedmiotowych środkach dowodowych) wiąże się bezwzględnie z brakiem możliwości przyznania wykonawcy punktów w danym kryterium.

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 czerwca 2024 r., KIO 1932/24, KIO 1933/24

Czytaj portal wPrzetargach.pl i zostań ekspertem w zamówieniach publicznych