Aktualność przedmiotowego środka dowodowego po jego uzupełnieniu

Przepisy ustawy Pzp, uprawniając zamawiającego do dopuszczenia uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych, nie rozstrzygają kwestii daty, w jakiej takie dokumenty powinny być aktualne (odmiennie niż ma to miejsce w odniesieniu do podmiotowych środków dowodowych - art. 128 ust. 2 ustawy Pzp). Brak jednoznacznej regulacji w tym zakresie może powodować wątpliwości interpretacyjne. Wątpliwości tych nie powinno się jednak rozstrzygać w sposób nieuwzględniający zasad udzielania zamówień publicznych, a polegający na wyinterpretowaniu niewyrażonej w ustawie podstawy do odrzucenia oferty.

Jak wskazał Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie o sygn. C-35/17: zasadę równego traktowania i obowiązek przejrzystości należy interpretować w ten sposób, iż stoją one na przeszkodzie wykluczeniu wykonawcy z przetargu publicznego wskutek niedopełnienia przez niego obowiązku, który nie wynika wyraźnie z dokumentacji przetargowej lub obowiązującej krajowej ustawy, lecz z wykładni tej ustawy i tej dokumentacji, a także z uzupełniania przez krajowe organy administracji lub sądownictwa administracyjnego występujących w tej dokumentacji luk.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej, w sytuacji gdy ustawa Pzp nie rozstrzyga kwestii aktualności tych środków dowodowych, a ich uzupełnianie zgodnie z ustawą zostało przez Zamawiającego przewidziane, to wywodzenie w stosunku do wykonawcy sankcji niewyrażonej w przepisach może być postrzegane jako naruszenie zasad udzielania zamówień publicznych.

Ponadto należy mieć na uwadze rolę, jaką pełni przedmiotowy środek dowodowy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tj. potwierdzenie zgodności oferowanego świadczenia z wymaganiami zamawiającego.

Co do zasady przedmiotowy środek dowodowy nie kształtuje jakości merytorycznej przedmiotu oferty, ale ją jedynie potwierdza. W rozpoznawanej sprawie przedmiot dostawy o określonych cechach został skonkretyzowany w treści oferty. Oferta obejmowała oznaczone przez wskazanie nazwy, typu i producenta meble o określonych właściwościach jakościowych istniejących w dacie złożenia oferty, a atest higieniczny miał te właściwości potwierdzać.

Odwołujący wykazał, że wykonuje meble z materiałów posiadających wymagane świadectwa dopuszczające do eksploatacji w pomieszczeniach medycznych. Odwołujący przedstawił na tę okoliczność atesty higieniczne na płytę wiórową laminowaną, blaty oraz obrzeże PVC. Ponadto Zamawiający nie zakwestionował twierdzeń Odwołującego, że jednostka wydająca atest higieniczny na system mebli właśnie te dokumenty bada - czyli sprawdza, czy materiały, z których mają zostać wykonane meble, posiadają aktualne atesty higieniczne, a jeżeli meble wykonane są z materiałów posiadających odpowiednie atesty higieniczne, to atest dla systemu otrzymuje się niejako automatycznie. Tym samym zasadne jest stanowisko Odwołującego, że wymóg Zamawiającego, aby meble były wykonane z materiałów posiadających wymagane świadectwa dopuszczające do eksploatacji w pomieszczeniach medycznych, został spełniony przed upływem terminu składania ofert, a jedynie dokument atestu higienicznego na system mebli, potwierdzający spełnianie powyższego wymagania, został wydany po upływie terminu składania ofert.

Wbrew sugestii przedstawionej w odpowiedzi na odwołanie, sporny atest został przez Odwołującego uzupełniony w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Skoro więc ściśle zidentyfikowany w ofercie przedmiot zamówienia otrzymał atest higieniczny, to nie ma podstaw twierdzić, że jest on niezgodny z warunkami zamówienia. W tej sytuacji odrzucenie oferty stałoby w sprzeczności z celem postępowania o udzielenie zamówienia, jakim jest wybór oferty najkorzystniejszej, zgodnej z wymaganiami zamawiającego. Podkreślenia wymaga, że chociaż postępowanie o udzielenie zamówienia cechuje się dużym poziomem formalizmu, to jednak formalizm ten nie jest celem samym w sobie, ale ma służyć zapewnieniu wyboru oferty z poszanowaniem zasad udzielania zamówień publicznych.

Chociaż Zamawiający wskazał jako podstawę prawną odrzucenia oferty Odwołującego art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, to z uzasadnienia faktycznego tej czynności wynika, że przyczyną tego odrzucenia była nie tyle merytoryczna niezgodność oferowanych mebli z wymaganiami SWZ, co nieprzedstawienie właściwego - zdaniem Zamawiającego - przedmiotowego środka dowodowego. Zamawiający nie podnosił, że w przypadku wyboru oferty Odwołującego otrzymałby przedmiot zamówienia niemający właściwości wymaganych w SWZ.

Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła stanowiska Zamawiającego, że uznanie za prawidłowy atestu higienicznego aktualnego na dzień jego złożenia stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania wykonawców. W sytuacji gdy nie mamy do czynienia z uzupełnieniem dokumentu tworzącego merytoryczną treść oferty czy dokumentu służącego potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (co oczywiście byłoby niedopuszczalne), a jedynie dokumentu potwierdzającego określone cechy oferowanego przedmiotu zamówienia, które nie uległy zmianie po terminie składania ofert, to trudno dopatrzeć się naruszenia wyżej wskazanej zasady. (…)

Biorąc powyższe pod uwagę Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że uzupełniony przez Odwołującego atest higieniczny, mimo że został wystawiony po terminie składania ofert, potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego. Podobne stanowisko zostało wyrażone w wyroku z dnia 9 sierpnia 2022 r., KIO 1880/22, wydanym na gruncie analogicznego stanu faktycznego, w którym wskazano:

„Dostrzegając różnice redakcyjne w treści art. 107 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w stosunku do przywołanych przez Odwołującego przepisów art. 126 ust. 1 i art. 128 ust. 2 ustawy Pzp, skład orzekający - kierując się celem, jakiemu służy instytucja przedmiotowych środków dowodowych, jak również celem, jaki przyświecał ustawodawcy przy kształtowaniu treści art. 107 ust. 1 i 2 ustawy Pzp - skład orzekający stoi na stanowisku, iż możliwe jest przedstawienie w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, dokumentów aktualnych na dzień ich złożenia.

(…) Wskazać należy, że w myśl definicji zawartej w art. 7 pkt 20 ustawy Pzp przez przedmiotowe środki dowodowe należy rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Celem złożenia przedmiotowych środków dowodowych jest zatem potwierdzenie, że oferowany produkt (przedmiot świadczenia) jest zgodny z ustalonymi wymaganiami i że taki właśnie produkt zamawiający otrzyma w ramach realizacji zamówienia. Innymi słowy przedmiotowe środki dowodowe stanowią narzędzie do weryfikacji merytorycznej poprawności oferty. Jeżeli Przystępujący na wezwanie Zamawiającego przedstawił właściwy certyfikat FSC dla oferowanych mebli aktualny na dzień złożenia, z którego wynika, że jest on ważny do 14 maja 2027 r., to nie ma wątpliwości, że Zamawiający otrzymałby meble zgodne z ustalonymi warunkami zamówienia - meble posiadające wymagany certyfikat. Podejście przeciwne sprowadzałoby się do wyeliminowania oferty wykonawcy z postępowania z przyczyn wyłącznie formalnych, w sytuacji gdy oferta ta jest zgodna z warunkami zamówienia w warstwie merytorycznej.

Dlatego też za dopuszczalne należy uznać złożenie na wezwanie z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp przedmiotowych środków dowodowych aktualnych na moment ich składania. (…) Podlegający uzupełnieniu certyfikat FSC dla oferowanych mebli był dokumentem służącym stricte potwierdzeniu zgodności przedmiotu dostawy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia - wykazaniu, że meble posiadają certyfikat FSC i okoliczność ta została przez Przystępującego potwierdzona złożonym dokumentem.”

Wyrok z dnia 27 maja 2024 r., KIO 1592/24

Czytaj portal wPrzetargach.pl i zostań ekspertem w zamówieniach publicznych