Czy kierownik zamawiającego podpisuje tylko protokół postępowania
Czy protokół postępowania o udzielenie zamówienia jest jedynym dokumentem, który wymaga podpisu kierownika zamawiającego lub upoważnionego pracownika zamawiającego?
Kierownikiem zamawiającego jest osoba lub organ, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową, jest uprawniony do zarządzania zamawiającym, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez zamawiającego (art. 7 pkt 7 ustawy Pzp). Kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia (art. 52 ust. 1 ustawy Pzp). W art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp ustawodawca wyróżnia czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego. Czynności te kierownik zamawiającego może powierzyć tylko pracownikowi zamawiającego, w formie pisemnej. Czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego to czynności przede wszystkim czynności o charakterze decyzyjnym (np. odrzucenie oferty, wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, unieważnienie czynności w podstępowaniu, wybór trybu udzielenia zamówienia).
Czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego będą również: powołanie komisji przetargowej i dokonywanie zmian w jej składzie, powołanie biegłych z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, zatwierdzenie protokołu postępowania, powołania sądu konkursowego oraz dokonywanie zmian w jego składzie, zatwierdzenie wartości nagród w konkursie, sprawowanie nadzoru nad sądem konkursowym w zakresie zgodności konkursu z przepisami ustawy Pzp i regulaminem konkursu, zatwierdzenie regulaminu konkursu, unieważnienie konkursu, zatwierdzenie rozstrzygnięcia konkursu, zatwierdzenie wartości zamówienia). W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego decyduje o złożeniu do Krajowej Izby Odwoławczej wniosku o uchylenie zakazu zawarcia umowy.
Powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego musi mieć postać upoważnienia zindywidualizowanego (adresowanego do danego pracownika) z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (zob. orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych (w skrócie „GKO”) z dnia 22 lutego 2010 r., GKO Nr BDF1/4900/87/89/09/3148 z dnia 22 lutego 2010 r. oraz z dnia 13 czerwca 2013 r., BDF1/4900/35/40/RN-10/13/RWPD-390).
Do odpowiedzialności kierownika za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia odniosła się GKO w orzeczeniu z dnia 26 kwietnia 2018 r., BDF1.4800.13.2018., w którym uznała, że to kierownik zamawiającego (burmistrz miasta) poprzez zatwierdzenie SIWZ w sposób ostateczny opisał przedmiot zamówienia w sposób, który utrudnił uczciwą konkurencję. Opisania przedmiotu zamówienia dokonuje w sposób ostateczny osoba, która zatwierdza opis zawarty w SIWZ. Do czasu tego zatwierdzenia, przygotowana przez pracownika jednostki SIWZ, zawierająca ten opis, ma jedynie walor projektu. Ostatecznym dokumentem, wchodzącym do obiegu prawnego, staje się dopiero po zatwierdzeniu przez upoważnioną osobę - w tym przypadku przez kierownikiem jednostki. Odpowiedzialność kierownika jednostki w tym zakresie wynika natomiast z powołanego art. 18 ust. 1 Pzp2004 (aktualnie art. 52 ust. 1 ustawy Pzp). Fakt, że określone czynności wykonują pracownicy poszczególnych, nawet wyspecjalizowanych w tym zakresie komórek, nie wyłącza odpowiedzialności samego kierownika jednostki. Przepis art. 18 ust. 1 Pzp2004 wskazuje kto odpowiada za czynności podejmowane na gruncie zamówień publicznych.
Kierownik zamawiającego zatwierdza również warunki zamówienia. Warunki zamówienia to warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 7 pkt 29 ustawy Pzp). Warunki zamówienia są określone lub opisane w dokumentach zamówienia (dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) oraz opis potrzeb i wymagań). Skoro kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, za oczywiste uznać należy, że ponosi odpowiedzialność za warunki zamówienia, co oznacza, że zatwierdza on dokumenty zamówienia (SWZ, opis potrzeb i wymagań). W trybie zamówienia z wolnej ręki kierownik zamawiającego zatwierdza treść zaproszenia do negocjacji, w tym projektowane postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zatwierdzenia warunków zamówienia może dokonać także pracownik zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzy, w formie pisemnej, dokonanie takiej czynności.
Czy kierownik zamawiającego zatwierdza wyjaśnienia i zmiany treści SWZ?
Wyjaśnienia i zmiany treści SWZ to dwie różne procedury. Celem wyjaśnień treści SWZ jest uzyskaniu przez wykonawców pewności, co do wymagań zawartych w SWZ i w konsekwencji umożliwienie podjęcia decyzji, czy są w stanie ubiegać się o udzielenie zamówienia i złożyć oferty nie podlegające odrzucenia. Jeżeli wykonawca nie rozumie znaczenia treści SWZ, zwraca się do zamawiającego o ich wyjaśnienie. Wyjaśnienie polega zatem na wytłumaczeniu wykonawcy znaczenia treści SWZ, których on nie rozumie. Wyjaśnianie treści SWZ pozwala wykonawcom na uzyskanie od zamawiającego wytłumaczenia określonych, niejasnych treści specyfikacji. Wyjaśnić można treść czegoś co istnieje, dodanie nowej treści nie jest wyjaśnieniem, lecz zmianą treści SWZ. Jeżeli wyjaśnienia treści SWZ prowadzą do nadania jej zapisom nowego znaczenia mamy do czynienia z modyfikacją (zmianą) jej treści. Stąd ważne jest, czy wyjaśnienie treści SWZ nie powoduje zmiany treści SWZ. Wyjaśnianie jest zadaniem myślowym, które polega na wskazaniu uzasadnienia dla danej treści SWZ. Wyjaśnianie treści SWZ polega zatem na udzieleniu odpowiedzi na pytanie „dlaczego tak jest jak zamawiający postanowił w treści SWZ?”
Skoro wyjaśnianie treści SWZ polega na udzieleniu odpowiedzi na pytanie, dlaczego tak jest jak zamawiający postanowił w treści SWZ, kierownik zamawiającego nie musi zatwierdzać treści takich wyjaśnień. Jeżeli kierownik zamawiającego powołał komisje przetargową, w ramach indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności (w ramach zakresu obowiązków członków komisji przetargowej), powierza członkowi komisji przetargowej, który posiada odpowiednie kwalifikacje do udzielania wyjaśnień, czynności wyjaśniania treści SWZ.
Czym innym jest zmiana treści SWZ. Zwłaszcza, gdy zmiana treści SWZ jest istotna dla sporządzenia ofert lub prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zatwierdzenie takich zmian wymaga zatwierdzenia przez kierownika zamawiającego lub pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył zatwierdzenie takich zmian. Skoro kierownik zamawiającego odpowiada za przeprowadzenie postępowania, nie sposób przyjąć, że kierownik zamawiającego nie zatwierdza takich zmian.
Czynnością zastrzeżoną dla kierownika zamawiającego jest również zatwierdzenie protokołu postępowania o udzielanie zamówienia. W protokole postępowania zamawiający dokumentuje czynności i zdarzenia związane z danym zamówieniem publicznym lub umową ramową w uporządkowany sposób, umożliwiający odtworzenie chronologicznego przebiegu wszystkich etapów danego postępowania oraz istotnych czynności poprzedzających jego wszczęcie, a także czynności związanych z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej. Protokół można prowadzić (sporządzać) w postaci papierowej lub elektronicznej albo przy połączeniu tych dwóch postaci. O sposobie prowadzenia protokołu postępowania decyduje kierownik zamawiającego. Protokół postępowania powinien być tak prowadzony, aby zapewniał przejrzystość wszystkich czynności związanych z przygotowaniem i czynności w postępowaniu, udzielenia zamówienia i czynności dokonanych po zakończeniu postępowania. Ze względu na cel sporządzania protokołu postępowania oraz informacje w nim zawarte dokumentowanie postępowania nie jest czynnością anonimową.
Przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymagają, aby protokół postępowania zawierał informacje dotyczące osoby sporządzającej i podpisującej protokół postępowania oraz kierownika zamawiającego zatwierdzającego protokół postępowania albo pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego do zatwierdzenia protokołu postępowania.
Rozporządzenie wymaga, aby protokół postępowania został podpisany na każdej stronie przez osobę, która go sporządziła protokół oraz na ostatniej stronie przez kierownika zamawiającego albo pracownika zamawiającego upoważnionego przez kierownika zamawiającego z podaniem ich imienia i nazwiska (zatwierdzenie protokołu postępowania). Osoba sporządzająca protokół postępowania odpowiada za rzetelność informacji w nim zawartych.
Część druga zostanie opublikowana w dniu 12 listopada 2025 r. W części drugiej zostanie omówiona problematyka innych osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania i w postępowaniu, biegłych oraz konfliktu interesów