Czy ofertę złożoną w formacie .RAR należy odrzucić

Stosownie do art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego.

Jak wynikało z treści informacji o odrzuceniu oferty Odwołującego, Zamawiający stwierdził, że Odwołujący złożył ofertę w postępowaniu w formacie .RAR, który to format pliku został jednoznacznie wykluczony w SWZ. W związku z tym Zamawiający uznał, że oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, ponieważ nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez Zamawiającego.

Odwołujący nie negował istnienia w SWZ postanowienia wskazującego, iż oferta złożona w tym formacie będzie uznana za złożoną nieskutecznie.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. poz. 2452) oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

W sprawie nie było sporu co do tego, że w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie krajowych ram interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych oraz wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych wydanym na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, format .RAR nie został wymieniony w załączniku nr 2, zawierającym formaty danych oraz standardy zapewniające dostęp do zasobów informacji udostępnianych za pomocą systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych.

W wyroku z dnia 11 kwietnia 2023 r., KIO 825/23, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że przepisy ustawy Pzp w związku z elektronizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wymagają złożenia poszczególnych plików w formatach danych dopuszczalnych przez ww. rozporządzenie, które zostały określone w ww. akcie prawnym jako pewne minimum, które zamawiający musi zawsze zachować, a nic nie stoi na przeszkodzie, aby rozszerzyć katalog akceptowalnych w postępowaniu formatów danych. Odwołujący pominął jednak, że w analizowanym postępowaniu Zamawiający nie dokonał takiego rozszerzania. Przeciwnie, jasno wskazał, że nie uzna za skutecznie złożone dokumentów, które wpłyną do niego w niedopuszczonych przez niego w SWZ formatach, w tym w formacie .RAR

W SWZ zostały określone wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, gdzie Zamawiający wskazał, że formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, jak też, że: „Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują:. .RAR, .GIF, .BMP, .NUMBERS, .PAGES. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.” Ponadto Zamawiający w SWZ podał, że instrukcje korzystania z platformy zakupowej, dotyczące m.in. składania ofert znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod wskazanym adresem. Zgodnie z załączoną do odpowiedzi na odwołanie instrukcją Open Nexus - Dzielenie pliku na części oraz łączenie plików: Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych oraz ze SWZ Zamawiającego.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała również, że działania, jakie podejmują w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający i wykonawcy, należy oceniać przez pryzmat art. 355 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, z którego wynika, że w odniesieniu do profesjonalistów, za których uznaje się wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, miernik staranności ulega podwyższeniu. W sytuacji zatem, gdy Odwołujący w analizowanym postępowaniu zamierzał złożyć ofertę w formacie .RAR, który to format pliku nie występuje w ww. rozporządzeniu w sprawie krajowych ram interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych oraz wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych oraz został wykluczony przez Zamawiającego w SWZ, to musiał się liczyć z tym, że wystąpi podstawa do odrzucenia jego oferty, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej jakkolwiek SWZ nie zawiera wprost sformułowania, że oferta złożona w formacie .RAR zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, to jednak wyraźnie wskazuje, że Zamawiający nie zaakceptuje oferty złożonej w tym formacie. Odwołujący jako profesjonalista, mając na uwadze powyżej wskazane przepisy prawa, w sytuacji, gdy SWZ w tym zakresie nie została skutecznie zaskarżona, a następnie zmieniona, powinien, analogicznie jak inni wykonawcy, zastosować się do wymogów Zamawiającego w tym zakresie. Postanowienia SWZ w tym zakresie są bowiem wiążące zarówno dla Zamawiającego jak i wykonawców biorących udział w postępowaniu.

Czytaj portal wPrzetargach.pl i zostań ekspertem w zamówieniach publicznych