Forma pisemna - wymagania
Najlepsze komentarze czytaj wPrzetargach.pl
Minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej
Przepis art. 78 § 1 Kc zakreśla minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. Podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, pozwalający na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła. Podpis w rozumieniu art. 78 Kc nie musi być czytelny (por. wyr. NSA w Warszawie z 10.11.2006 r., sygn. akt II FSK 1144/05).
Nie ma większego znaczenia miejsce, w którym taki znak graficzny, który uznać należałoby za podpis się znajduje. Bez względu czy jest to miejsce wyznaczone przez zamawiającego na formularzu do złożenia podpisu, czy też jest to inne miejsce w obrębie tego formularza, złożenie znaku graficznego składającego się z nazwiska spełnia wymóg złożenia pisemnego oświadczenia woli. Uchybienie co do miejsca złożenia podpisu stanowi uchybienie o charakterze formalnym a nie merytorycznym i nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty. Orzecznictwo w zakresie czytelności podpisu jest jednolite i wynika z niego, że podpis powinien być na tyle czytelny, aby pozwolić zidentyfikować osobę, która się nim podpisuje.(zob. KIO 1797/11, KIO 1801/11, KIO 1807/11, KIO 1808/11, KIO 1813/11, KIO 1817/11 oraz KIO/UZP 1442, 1443/07).
Na zagadnienie kształtu własnoręcznego podpisu zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w uchwale III CZP 146/93, stwierdzając, że„Nie można zatem formułować ogólnych wskazań co do długości lub kształtu podpisu, poza tym, że ma on stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelnie, ale w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Istotne jest bowiem to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa. Takiej pewności nie stwarzają same inicjały, czyli parafa, toteż nie mogą być one uznane za podpis wystawcy weksla. Podpis nieczytelny stanowi wyraz woli napisania nazwiska jedynie wówczas, gdy podpisujący w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach. Dlatego też podpis nieczytelny powinien być złożony w formie zwykle używanej przez wystawcę weksla, a więc w formie, która jest tym samym znana szerszemu kręgowi osób. Tak wykonany podpis, choć nie daje się odczytać, wyraża napisane nazwisko a zarazem pełni funkcję identyfikacyjną.” (zob. KIO/KD 75/10). Złożenie przez wykonawcę oferty podpisanej podpisem nieczytelnym, gdy wykonawca w taki właśnie sposób pisze swoje nazwisko, składając podpisy na dokumentach, nie stanowi zatem podstawy do odrzucenia oferty.
Przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych nie stawiają wymogów podpisania oferty na każdej stronie, wystarczy złożenie podpisu pod dokumentem w taki sposób, aby wynikało, kto podpisał dokument oraz że wolą osoby podpisującej było objęcie całości złożonego w nim oświadczenia, bowiem dla zastrzeżonej formy pisemnej oferty niezbędne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie (dokumentach) obejmujących treść oświadczenia woli - co miało miejsce w ofercie złożonej przez odwołującego.
Podobnie stanowi wyrok Zespołu Arbitrów przy Urzędzie Zamówień Publicznych z dnia 16 stycznia 2006 r. UZP/ZO/0-30/06, cyt. „Obowiązujące przepisy nie wymagają jakiejś szczególnej formy odnośnie złożenia (w tym podpisania) oferty w ramach procedury zamówień publicznych - oferta musi być złożona na piśmie i podpisana przez uprawnioną osobę. [...] Parafa plus pieczęć imienna umożliwia zamawiającemu zidentyfikowanie osoby składającej podpis, a tym samym weryfikację, czy osoba ta jest uprawniona do działania w imieniu składającego ofertę ...". W rozpoznawanej sprawie oferta złożona przez odwołującego została bezspornie podpisana. Świadczą o tym własnoręczny znak postawiony przez Piotra F. na każdym dokumencie składającym się na ofertę wraz z pieczęcią firmy, wskazującą kto podpisał daną ofertę, a tym samym w sposób nie budzący żadnych wątpliwości identyfikującą osobę podpisującą dokumenty. Ponadto na każdej stronie oferty jest zamieszczona nieczytelna parafa uzupełniona pieczęcią imienną, która także jednoznacznie wskazuje kto złożył oświadczenie woli (z wyroku KIO/UZP/ 352/09).
Taki sposób podpisania zobowiązania co do zasady uznać należy za odpowiadający wymogom formy pisemnej. Obowiązujące przepisy nie określają bowiem znaczenia terminu podpis, który jest niezbędnym elementem zachowania formy pisemnej w rozumieniu art. 78 k.c. Przepis art. 78 § 1 Kc zakreśla minimalne wymagania dla zachowania formy pisemnej. W przypadku oświadczenia woli jest to złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym jego treść. Podpis jest to swoisty dla danej osoby, charakterystyczny, powtarzalny znak graficzny, wywodzący się od jej imienia i nazwiska, niebędący koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, pozwalający na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła. Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie czytelności podpisu jest jednolite i wynika z niego, że podpis powinien być na tyle czytelny, aby pozwolić zidentyfikować osobę, która się nim podpisuje (zob. KIO 1291/12, KIO 1797/11, KIO 1801/11, KIO 1807/11, KIO 1808/11, KIO 1813/11, KIO 1817/11).
Również w orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntowany jest pogląd, że podpis może być nieczytelny, jeśli tylko został napisany w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej. Dla osób, którym taka forma podpisu nie jest znana, złożenie podpisu nieczytelnego jest natomiast podstawą domniemania, że został złożony w formie zwykle używanej przez wystawce. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów CZP 146/93. Pogląd, że podpis w rozumieniu art. 78 k.c. nie musi być czytelny, wyraził również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku II FSK 1144/05.
Obowiązujące przepisy nie definiują również pojęcia parafy, które pojawia się jedynie na gruncie prawa notarialnego i wekslowego, gdzie rozróżniana jest parafa i podpis. Rozróżnienia takiego nie ma natomiast na gruncie kodeksu cywilnego, który na podstawie art. 14 Pzp stosowany jest do czynności podejmowanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W orzecznictwie przyjmuje się, że parafa jest znakiem ręcznym składającym się z inicjałów (zob. postanowienie Sądu Najwyższego, II CKN 894/00).
Skoro podpis nie musi spełniać żadnych szczególnych kryteriów dotyczących jego treści lub wyglądu, a decydujące znaczenie ma to, czy identyfikuje on osobę, od której pochodzi, to brak jest podstaw do uznania, że podpis zawierający inicjały, ale ujęte w określony, powtarzalny i charakterystyczny dla danej osoby znak graficzny stanowi parafę, a nie podpis. Jeżeli podpis nieczytelny identyfikuje osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy tego, brak jest podstaw do odrzucenia oferty.
Opracowanie: Zespół wPrzetargach
Teksty i sygnatury orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej pochodzą z bazy orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej dostępnej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych