Oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą złożone w postaci papierowej

Czy można przyjąć za zgodne z przepisami ustawy Pzp stanowisko, że użyte w przepisie art. 7 pkt 16 ustawy Pzp wyrażenie „w tym przekazanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej”, oznacza, że w postępowaniu, w którym składanie oświadczeń odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, cecha pisemności jest zachowana także przy przekazaniu takiego oświadczenia w formie pisemnej (oświadczenie w postaci papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem wykonawcy), np. za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście lub za pośrednictwem posłańca. 

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni (w trybie podstawowym) lub 60 dni (w przetargu nieograniczonym) [zob. art. 220 ust. 3, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp]. Przedłużenie terminu związania ofertą wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą [zob. art. 220 ust. 4, art. 307 ust. 2 ustawy Pzp]. Zgodnie z art. 7 pkt 16 ustawy Pzp pisemność to sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Użyte w art. 7 pkt 16 ustawy Pzp wyrażenie przy „użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” oznacza, że w przypadku pisemności komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej, a nie dźwiękowej. Wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie muszą być uzewnętrznione w postaci widzialnej oraz w sposób umożliwiający ich kopiowanie w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Pojęcie pisemności nie wymaga, aby dokument był opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pisemność nie oznacza formy pisemnej, ale oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą złożone w formie pisemnej będzie pisemnym oświadczeniem. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą złożone w formie pisemnej będzie oświadczeniem wyrażonym przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić. Będzie zatem spełniać wymagania pisemności. Tylko, czy w postępowaniu prowadzonym wyłącznie przy użyciu środków elektronicznych, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą złożone w formie pisemnej, będzie skuteczne.

Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wyjątek stanowią przypadki, gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 ustawy Pzp, w całości odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej.

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą (nie złożył pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą). Użyte w art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp wyrażenie „jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody” nie oznacza, że w postępowaniu, w którym składanie oświadczeń odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, dopuszczalne będzie wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w formie pisemnej (złożenie oświadczenia w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem). 

Analiza treści art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp nie może zatem prowadzić do wniosku, że w postępowaniu, w którym składanie oświadczeń odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, jedynie niedochowanie wymogu pisemności przy przekazaniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą oznacza podstawę odrzucenia oferty, a dopuszczalne będzie przekazanie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w formie pisemnej. 

Argumentem o braku podstaw do odrzucenia oferty w postępowaniu, w którym składanie oświadczeń odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w którym wykonawca złożył oświadczenie o przedłużeniu terminu związania ofertą w formie pisemnej, nie będzie przepis art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, która nie została sporządzona lub przekazana w sposób zgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez zamawiającego. Przepis ten odnosi się do oferty, a nie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. 

Na podstawie § 2 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (poz. 2452) - w skrócie „rozporządzenie”, w przypadku gdy zamawiający, na podstawie art. 65 ust. 1 ustawy Pzp, w całości odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą może być sporządzone w formie pisemnej (w postaci papierowej). W takim przypadku o oświadczenie o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą sporządzone w formie pisemnej, wykonawca przekazuje, zgodnie z wyborem zamawiającego, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście lub za pośrednictwem posłańca (art. 65 ust. 2 i 3 ustawy Pzp).

Nie znajduje zatem oparcia w przepisach ustawy Pzp stanowisko, że złożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w formie pisemnej, w postępowaniu, w którym składanie oświadczeń odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, jest dopuszczalne, ponieważ ma większą moc dowodową niż oświadczenie przekazane środkami komunikacji elektronicznej (np. tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej)).

Konsekwencją złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w formie pisemnej, w postępowaniu, w którym składanie oświadczeń odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, będzie odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl każdego dnia
Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych