Co to są czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego? Czy kierownik zamawiającego musi zatwierdzać projekty wyjaśnień i zmian treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia? Wyjaśnia JÓZEF EDMUND NOWICKI

Na podstawie art. 18 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp kierownik zamawiającego może powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, pracownikom zamawiającego.

Przepis art. 18 ust. 2 Pzp dokonuje podziału czynności na czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania, których może dokonywać każdy, komu kierownik zamawiającego powierzy ich dokonanie (zdanie pierwsze) oraz czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, które może dokonywać kierownik zamawiającego lub pracownik zamawiającego na podstawie pisemnego upoważnienia kierownika zamawiającego (zdanie drugie). 

Powierzenie przez kierownika zamawiającego wykonywania zastrzeżonych czynności pracownikom zamawiającego musi mieć postać pisemnego upoważnienia, indywidualnie adresowanego dla danego pracownika z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania lub czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. 

Nie ulega wątpliwości, że czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego będą m. in.: wykluczenie z postępowania wykonawcy, odrzucenie oferty, wybór oferty, unieważnienie postępowania, powołanie komisji przetargowej i dokonywanie zmian w jej składzie, powołanie biegłego, zatwierdzenie wartości zamówienia, zatwierdzenie wartości nagród w konkursie, powołanie sądu konkursowego oraz dokonywania zmian w jego składzie, sprawowania nadzoru nad sądem konkursowym w zakresie zgodności konkursu z przepisami ustawy Pzp i regulaminem konkursu, zatwierdzenia regulaminu konkursu, unieważnienie konkursu, zatwierdzenia rozstrzygnięcia konkursu, wybór trybu udzielenia zamówienia publicznego, wyrażenie zgody na zmianę treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, istotną zmianę treści ogłoszenia o zamówieniu, podjęcie decyzji o odrzuceniu ofert wstępnych, zatwierdzenie wynegocjowanych warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego. 

Kierownik zamawiającego decyduje również o wszczęciu postępowania. 

Do czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego należy zaliczyć również podjęcie decyzji o wyborze oferty na podstawie art. 24aa ust. 2 i art. 94 ust. 3 ustawy Pzp.

Kierownik zamawiającego zatwierdza protokół postępowania o udzielanie zamówienia publicznego i protokół konkursu.

Czynnością zastrzeżoną dla kierownika zamawiającego jest zatwierdzenie warunków zamówienia. W trybie przetargu nieograniczonego będzie to zatwierdzenie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

To tylko niektóre czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego.

Czy kierownik zamawiającego musi zatwierdzać projekty wyjaśnień i zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia?

Wyjaśnianie i zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia są czynnościami o odmiennym celu i znaczeniu. Wyjaśnianie (zwane również tłumaczeniem) jest jedną z odmian rozumowania. Wyjaśnianie  jest zadaniem myślowym, które polega na wskazaniu uzasadnienia dla danej treści specyfikacji. Wyjaśnianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia polega zatem na udzieleniu odpowiedzi na pytanie „dlaczego tak jest jak zamawiający postanowił w treści specyfikacji? Przepis art. 38 ust. 1 ustawy Pzp odnosi się wyłącznie do sytuacji, gdy wykonawca nie rozumie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i w celu jej zrozumienia zwraca się do zamawiającego o jej wyjaśnienie. W takim przypadku nie jest konieczne, aby wyjaśnienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia zatwierdzał zamawiającego, przed ich udostępnieniem na stronie internetowej, na której została udostępniona specyfikacja.

Mówimy oczywiście o sytuacji, gdy kierownik zamawiającego np. w ramach zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, wskazał członka komisji przetargowej, który będzie formułował treść wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 

Warto również zauważyć, że na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy Pzp kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu także zapewnienie sprawności jej działania.

Co to oznacza w praktyce?

Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert (art. 20 ust. 1 ustawy Pzp). Komisja przetargowa, jakkolwiek nie ma mocy decyzyjnej, to jednak dokonuje czynności ważnych, które rzutują na przebieg postępowania, a w konsekwencji także na wynik postępowania. Zapewnienie sprawności działania to także powołanie w skład komisji przetargowej osób z kwalifikacjami odpowiadającymi specyfice przedmiotu zamówienia i samego postępowania, które będą w stanie sprawnie przygotować i przeprowadzić postępowanie. A więc także sprawnie dokonać badania i oceny ofert oraz oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu i wykazania braku podstaw wykluczenia. 

Kwalifikacje to suma wiedzy i doświadczenia. Nie sposób zatem przyjąć, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia na wykonanie skomplikowanych robót budowlanych (np. budowa krytej pływalni, przebudowa oczyszczalni ścieków), jeżeli zostanie przyjęta forma kosztorysowego wynagrodzenia, kierownik zamawiającego powierzy badanie ofert członkowi komisji przetargowej, który nie ma żadnej wiedzy i doświadczenia w tym zakresie. 

Nie sposób również przyjąć, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawę tomografu komputerowego, kierownik zamawiającego powierzy sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia członkowi komisji przetargowej, który także nie ma żadnej wiedzy w tym zakresie.

Skoro kierownik zamawiającego powierzył danemu członkowi komisji przetargowej sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia, to racjonalnym rozwiązaniem będzie powierzenie temu członkowi wyjaśnianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy wykonawca żąda zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia  może jednak mieć różny zakres i różne znaczenie. Co do zasady przepis art. 38 ust. 4 ustawy Pzp nie obejmuje zmian nieistotnych, które wynikają z oczywistych omyłek pisarskich, a więc takich, błędów, które są łatwe do zauważenia, a „oczywistość” omyłki, rozumianej jako określona niedokładność, nasuwa się każdemu, bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych badań czy też ustaleń. Może to być błąd pisarski, logiczny, przypadkowe przeoczenia lub inna niedokładność, która nasuwa się sama przez się każdemu, a przez dokonanie poprawki tej omyłki właściwy sens oświadczenia i tak pozostałby bez zmian.

Warto zauważyć, że ustawodawca podzielił zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia na zmiany, które prowadzą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu oraz zmiany, które nie prowadzą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu (art. 38 ust. 4a i 6 ustawy Pzp). 

Jeżeli zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia będzie dotyczyć zagadnień, które mają lub mogą mieć wpływ na wynik postępowania, zatwierdzenie takich zmian przez kierownika zamawiającego jest konieczne i zrozumiałe. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada bowiem kierownik zamawiającego. Co do zasady w takich przypadkach kierownik zamawiającego zatwierdza propozycje zmian treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przed ich udostępnieniem na stronie internetowej, na której została udostępniona specyfikacja.

Zgoda na dokonanie zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie będzie konieczna, gdy zmiany będą polegać na poprawieniu oczywistych omyłek pisarskich. Oczywiście, o ile takie omyłki będą poprawiane.

Nie będzie również konieczne podpisanie przez kierownika zamawiającego zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. 

Na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy Pzp komisja przetargowa przedstawia kierownikowi zamawiającego m. in. propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.

Zgodnie natomiast z art. 92 ust. 1 ustawy Pzp w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zamawiający informuje niezwłocznie wszystkich wykonawców m. in. o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, a także o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni, wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, a także unieważnieniu postępowania - podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Zawiadomienie, o którym mowa w art. 92 ust. 1 ustawy Pzp jest zawiadomieniem o już dokonanych czynnościach wyboru najkorzystniejszej oferty, wykluczeniu z postępowania wykonawcy i odrzuceniu ofert. Zawiadomienie, o którym mowa w art. 92 ust. 1 ustawy Pzp może zatem podpisać każdy, komu taka czynność zostanie powierzona.

Zgody kierownika zamawiającego nie wymagają również wezwania wykonawcy na podstawie art. 26 ust. 1-3a ustawy Pzp oraz zawiadomienia wykonawców o poprawieniu w ich ofertach oczywistych omyłek pisarskich lub oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

 

Józef Edmund Nowicki