Czy można żądać złożenia z ofertą dokumentów przedmiotowych, jeżeli potwierdzają one okoliczności stanowiące kryteria oceny ofert? Pyta czytelnik portalu wPrzetargach.pl

Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego (art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp) odnoszą się bezpośrednio do właściwości przedmiotu zamówienia publicznego.

Na podstawie art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp zamawiający oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp tylko od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.

Należy jednak zauważyć, że przepisy art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp odnoszą się do oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. Przepisy art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp nie odnoszą się zatem do dokumentów zawierających informacje niezbędne do oceny ofert.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy Pzp w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający podaje opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, a jeżeli przypisanie wagi nie jest możliwe z obiektywnych przyczyn, zamawiający wskazuje kryteria oceny ofert w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego. Należy zauważyć, że w art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy Pzp ustawodawca nie określa, w jaki sposób zamawiający powinien dokonać oceny ofert, pozostawiając w tym zakresie swobodę zamawiającemu. W art. 91 ustawy Pzp ustawodawca wskazuje jedynie, że zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W ramach oceny ofert zamawiający może żądać oświadczeń lub dokumentów zawierających informacje niezbędne do oceny ofert. Takie informacje mogą zawierać również oświadczenia i dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Przykładem może być ocena ofert oparta o wartości parametrów technicznych lub cechy funkcjonalne urządzenia. W takim przypadku w celu dokonania oceny ofert, zamawiający może żądać podania wartości parametru technicznego lub parametrów technicznych w formularzu oferty albo w odrębnym oświadczeniu wykonawcy stanowiących integralną część treści oferty albo dołączenia do oferty (złożenia z ofertą) specyfikacji technicznej urządzenia zawierającej informację o wartości parametru technicznego lub parametrów technicznych stanowiących kryteria oceny ofert i dokonać oceny ofert zgodne z opisem sposobu oceny ofert.

Podkreślenia wymaga, że oświadczenia i dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, są w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia. Kryterium rozróżniającym i decydującym o odmiennej kwalifikacji oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, jest cel ich składania oraz zakres informacji wynikający z ich treści.

Jeżeli zamawiający żąda oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp tylko w celu potwierdzenia spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego lub dokonania oceny ofert, dokumenty te nie odnoszą się bezpośrednio do treści oferty w rozumieniu art. 87 ust. 1 oraz art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. 

Jeżeli zamawiający żąda oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 Pzp, w celu potwierdzenia, że oferowany przedmiot zamówienia spełniał wymagania określone przez zamawiającego, a wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp, nie złoży takiego oświadczenia lub dokumentu, zamawiający jest obowiązany wezwać tego wykonawcę do ich złożenia na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. 
Jeżeli wykonawca na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, nie złoży oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, zamawiający na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp odrzuca ofertę tego wykonawcy, ponieważ oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, odnoszą się bezpośrednio do właściwości przedmiotu przyszłego zobowiązania wykonawcy - przedmiotu zamówienia i są w znaczeniu zarówno materialnym, jak i formalnym częścią oferty rozumianej jako oświadczenie woli wyrażające zobowiązanie do określonego wykonania zamówienia.

Jeżeli zamawiający w ramach opisu sposobu oceny ofert postanowi, że podstawą oceny ofert będą np. wartości parametrów technicznych zawarte w specyfikacji technicznej urządzenia, a wykonawca nie dołączy do oferty takiej specyfikacji, oferta takiego wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Treść oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 Pzp, składanych z ofertą w celu dokonania oceny ofert, stanowi treść oferty i podlega wyjaśnianiu na podstawie art. 87 ust. 1 Pzp. 
Treść oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 Pzp, składanych w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego, podlega wyjaśnianiu na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp.

Podkreślenia wymaga również, że zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.
Dokumentem potwierdzającym okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp jest również próbka.
Prezentacja próbki jest sposobem zbadania cech przedmiotu składającego się na ofertę. Może ona przybrać postać oględzin oferowanego przedmiotu, zbadania jego właściwości, sprawdzenia walorów użytkowych, testowania sprzętu komputerowego, zbadania działania systemu informatycznego.
Próbka, a w konsekwencji - przeprowadzenie prezentacji jej cech i właściwości oraz działania, sprawdzenie walorów oferowanego przedmiotu, czy zbadanie umiejętności osób może służyć ustaleniu zgodności przedmiotu oferty (treści oferty) z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, sprawdzeniu jego szczegółowych parametrów, zwartościowaniu cechy tego przedmiotu według przyjętych kryteriów pozacenowych, a wreszcie - zbadaniu, czy oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego.

W praktyce spory zasadzają się na kwestii, czy w konkretnej sytuacji próbka ma charakter oferty, tj. oświadczenia woli w rozumieniu art. 66 § 1 k.c., czy też dokumentu potwierdzającego, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego. W wyroku z dnia 17 września 2015 r., KIO 1937/15, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że w tym drugim wypadku mamy do czynienia z dokumentem potwierdzającym, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymagania określone przez zamawiającego, w postaci próbki, który to dokument podlega uzupełnieniu na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Natomiast w sytuacji, gdy próbka traktowana jest w kategorii treści oferty, nie podlega ona uzupełnieniu, zaś próba dopełnienia oferty o niezałączoną do niej próbkę, bądź zamiany próbki nie spełniającej wymagań postawionych w SIWZ, skutkuje uznaniem, że mamy do czynienia z ofertą niezgodną z SIWZ bądź następczą - po terminie składania ofert zmianą oferty, co skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła również uwagę, że jeśli próbka, procedura jej badania została w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przewidziana w celu ustalenia spełnienia wymogów, które podlegają ocenie punktowej w wyznaczonym kryterium oceny ofert pod względem jakościowym, nosi ona cechy oferty, zaś próbka w takim wypadku nie podlega uzupełnieniu na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp (zob. wyrok z 7 kwietnia 2014 r., KIO 544/15, KIO 555/14). 

 

Józef Edmund Nowicki