Kto może a kto nie może dokonywać czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego

Kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis ten przyznaje kierownikowi zamawiającego uprawnienia do dokonywania wszelkich czynności związanych przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania (art. 52 ust. 1 ustawy Pzp). Osoby inne niż kierownik zamawiającego odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania (art. 52 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy Pzp).

Na podstawie art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp Kierownik zamawiającego może powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym oddziale.

Powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego musi mieć postać upoważnienia zindywidualizowanego (adresowanego do danego pracownika) ze wskazaniem konkretnych czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (zob. orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej z dnia 22 lutego 2010 r. GKO Nr BDF1/4900/87/89/09/3148 z dnia 22 lutego 2010 r. oraz z dnia 13 czerwca 2013 r., BDF1/4900/35/40/RN-10/13/RWPD-390).

Z art. 52 ust. 2 ustawy Pzp wynika, że czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania można podzielić na czynności zastrzeżone wyłącznie dla kierownika zamawiającego oraz czynności, które nie są zastrzeżone dla niego.

Czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego będą między innymi:

powołanie komisji przetargowej i dokonywanie zmian w jej składzie
odrzucenie oferty
wybór najkorzystniejszej oferty,
unieważnienie postępowania,
unieważnienie czynności w postępowaniu,
zatwierdzenie wyboru trybu udzielenie zamówienia,
zatwierdzenie protokołu postępowania,
przedłużenie terminu związania ofertą,
zatwierdzenie ustalonej wartości zamówienia,
zatwierdzenie warunków zamówienia,
podjęcie decyzji o przeprowadzaniu negocjacji w trybie podstawowym w wariancie z fakultatywnymi negocjacjami,
zatwierdzenie analizy potrzeb i wymagań,
zatwierdzenie raportu z realizacji zamówienia,
zatwierdzenie projektu zmiany treści SWZ,
zatwierdzenie wynegocjowanych warunków umowy w sprawie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego nie są czynności, które muszą być dokonane z mocy ustawy Pzp, między innymi wezwania i zawiadomienia wykonawcy na podstawie art. 126 ust. 1, art. 274 ust. 1, art. 128 ust. 1, art. 224 ust. 2 pkt 1, art. 252 ust. 2, art. 253 oraz zawiadomienia wykonawców na podstawie art. 253 ust. 1, art. 260, art. 262 ustawy Pzp.

Nie jest czynnością zastrzeżoną dla kierownika zamawiającego udostępniona na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacja z otwarcia ofert. Udostępnienie na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji z otwarcia ofert jest obowiązkiem ustawowym, którego wykonanie jest niezależne od decyzji kierownika zamawiającego. Nie stanowi naruszenia przepisu ustawy Pzp brak podpisu kierownika zamawiającego na dokumencie zawierającym informacje, o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy Pzp.

Nie stanowi naruszenia przepisów ustawy Pzp brak podpisu kierownika zamawiającego na zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty i zawiadomieniu o unieważnieniu postępowania. Są to zawiadomienia o czynnościach, których już dokonał kierownik zamawiającego.

Na gruncie pojęcia „pisemności” zamawiający może przesłać wykonawcy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty lub zawiadomienie o unieważnieniu postępowania pocztą elektroniczną jako skan uprzednio sporządzonego zawiadomienia w formie pisemnej lub przesłać takie zawiadomienia, jako treść wpisaną bezpośrednio w mailu, a nie jako załącznik do maila.

Do odpowiedzialności kierownika za przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia odniosła się Główna Komisja Orzekająca (GKO) w orzeczeniu z dnia 26 kwietnia 2018 r., BDF1.4800.13.2018., w którym uznano, że „(…) to Obwiniony (Burmistrza Miasta) - poprzez zatwierdzenie SIWZ - w sposób ostateczny opisał przedmiot zamówienia w sposób, który utrudnił uczciwą konkurencję. Nie jest przy tym zasadne kwestionowanie faktu dokonania opisu przez Obwinionego, zawarte w treści złożonego odwołania, polegające na stwierdzeniu, że brak jest w tym przypadku znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Opisania przedmiotu zamówienia dokonuje w sposób ostateczny - jak stwierdzono wyżej - osoba, która zatwierdza opis zawarty w SIWZ. Do czasu tego zatwierdzenia, przygotowana przez pracownika jednostki SIWZ, zawierająca ten opis, ma jedynie walor projektu. Ostatecznym dokumentem, wchodzącym do obiegu prawnego, staje się dopiero po zatwierdzeniu przez upoważnioną osobę - w tym przypadku przez Obwinionego będącego kierownikiem jednostki. Odpowiedzialność kierownika jednostki w tym zakresie wynika natomiast z powołanego wyżej art. 18 ust. 1 ustawy Pzp. Fakt, że określone czynności wykonują pracownicy poszczególnych, nawet wyspecjalizowanych w tym zakresie komórek, nie wyłącza odpowiedzialności samego kierownika jednostki. (…) Przepis ten wskazuje - i to w sposób uniwersalny, a nie tylko dla potrzeb postępowań przed Prezesem UZP i KIO - kto odpowiada za czynności podejmowane na gruncie zamówień publicznych.”

W orzeczeniu z dnia 6 listopada 2017 r., BDF1.4800.88.2017., GKO nie zgodziła się ze stanowiskiem obrońcy obwinionego, że „żądanie od Obwinionego, aby przeanalizował całość dokumentacji przetargowej, w tym dokumentacji dotyczącej wszystkich uprzednio wszczętych postępowań uzupełniających czy też dodatkowych w ramach tego zadania/projektu/zamówienia (…), prowadzonych przez (…), byłoby i jest wymaganiem nierealnym, niemożliwym do spełnienia. Zgodnie z zakresem umocowania Obwinionego, ciążył na nim przecież szereg innych obowiązków jakie miał realizować, pełniąc funkcję Dyrektora (…).” Przesądzać to ma, zdaniem składającej odwołanie, o braku zawinienia po stronie Obwinionego.” GKO stwierdziła, że argumentacja Obrońcy w zakresie winy Obwinionego nie była zasadna. GKO nie negowała przy tym okoliczności, że „w chwili podejmowania decyzji o wyborze trybu udzielenia zamówienia Obwiniony kierował jednostką organizacyjną o istotnym i rozległym zakresie działalności. Byłoby nieracjonalne twierdzić, że Obwiniony może i powinien dostrzec wszelkie potencjalne uchybienia w działalności podległych pracowników. Wzorzec należytej staranności, jakiej można wymagać od osoby zajmującej takie stanowisko, jak Obwiniony, nie zakłada konieczności i obowiązku zajmowania się wszystkimi sprawami związanymi z działalnością kontrolowanej jednostki. Jednak kierownik jednostki sektora finansów publicznych, będącej zamawiającym, powinien dołożyć należytej staranności w tym sensie, że powinien skontrolować co najmniej najpoważniejsze podejmowane czynności, nie zaś ufać w sposób bezkrytyczny podległym pracownikom i wytworzonym przez nich dokumentom. Należy stwierdzić, że w niniejszej sprawie, ustalone okoliczności wskazują, że Obwiniony miał obiektywną możliwość zweryfikowania podstaw zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki poprzez analizę dokumentacji zamówienia.”

GKO zwróciła również uwagę, że zgodnie z art. 18 ust. 1 Pzp2004 (aktualnie art. 52 ust. 1 ustawy Pzp) „kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Z tego względu, w przypadku nieprawidłowości dotyczących zamówienia publicznego stanowiącej naruszenie dyscypliny finansów publicznych, określona osoba - w tym przypadku kierownik Zamawiającego - występuje we wszczętym później postępowaniu o naruszenie dyscypliny finansów publicznych jako obwiniony.”

Również ustalenie wartości zamówienia przez osobę, której kierownik powierzył dokonanie takiej czynności, nie oznacza ostatecznego zatwierdzenia wartości zamówienia. Ustalenia wartości zamówienia w sposób ostateczny dokonuje kierownik zamawiającego, poprzez jej zatwierdzenie.

Czynności zastrzeżonych nie może dokonywać osoba trzecia, której zamawiający powierzył przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, w ramach pomocniczych działań zakupowych. Taka osoba może jedynie przedstawiać kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia lub propozycje dotyczące czynności związanych z przygotowaniem postępowania lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu do końca. Czytaj portal wPrzetargach.pl na bieżąco

Portal wPrzetargach.pl to kompendium wiedzy o zamówieniach publicznych