Kiedy kierownik zamawiającego może odstąpić od powołania komisji przetargowej

Powołanie komisji przetargowej nie jest obligatoryjne.

Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, kierownik zamawiającego jest obowiązany powołać komisję przetargową tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (art. 53 ust. 1 ustawy Pzp).

Przeprowadzenie postępowania to okres od wszczęcia postępowania do jego zakończenia (udzielenia zamówienia albo unieważnienia postępowania). 

Przeprowadzenie postępowania to nic innego jak czynności dokonywane w postępowaniu prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Chodzi tu zatem o czynności merytoryczne.

Czynnością prowadzącą do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego nie będzie np. prowadzenie protokołu postępowania.

Samo zawarcie umowy nie stanowi natomiast czynności w postępowaniu, ale osoba udzielająca zamówienia składa natomiast, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa odpowiednio w art. 56 ust. 2 lub 3 ustawy Pzp.

Z art. 54 ust. 1 ustawy Pzp wynika, że komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania.

Z art. 54 ust. 2 ustawy Pzp wynika natomiast, że komisja przedstawia kierownikowi zamawiającego wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis ten w sposób ogólny określa zakres prac komisji przetargowej. O tym, jakich czynności będzie dokonywać komisja przetargowa decyduje kierownik zamawiającego. Kierownik zamawiającego jest obowiązany określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.

Użyte w art. 54 ust. 1 ustawy Pzp sformułowanie „komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania” nie oznacza, że komisja może dokonywać tylko czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć członkowi komisji przetargowej dokonanie czynności po zakończeniu postępowania (np. przekazanie do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zawierającego informację o wynikach tego postępowania, zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania zawierającego informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania).

Kierownik zamawiającego decyduje również o tym, kiedy komisja przetargowa kończy swoje prace. Termin zakończenia prac komisji przetargowej powinien być wskazany w dokumencie określającym organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

Zamawiający może odstąpić od stosowania przepisów dotyczących komisji przetargowej (art. 53-55 ustawy Pzp), w przypadku zamówień udzielonych na podstawie art. 214 ust. 1:

1. pkt 1 lit. b (udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów),
2. pkt 2 (dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej),
3. pkt 4 (udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli przeprowadzono konkurs, o którym mowa w art. 326 pkt 2, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej),
4. pkt 9 (udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu albo postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym),
5. pkt 10 (udzielanie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zamówienie na dostawy jest dokonywane na rynku towarowym, na którym regulowana i nadzorowana wielostronna struktura handlowa w sposób naturalny gwarantuje ceny rynkowe, w tym na giełdzie towarowej w rozumieniu ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych, giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub gdy dokonuje zakupu świadectw pochodzenia, świadectw pochodzenia biogazu rolniczego, świadectw pochodzenia z kogeneracji oraz świadectw efektywności energetycznej na giełdzie towarowej w rozumieniu ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych, lub na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego),

Zamawiający może również odstąpić od stosowania przepisów art. 53-55 ustawy Pzp również w przypadku, gdy:

1. udziela zamówienia z wolnej ręki ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, ponieważ wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia, pod warunkiem, że zamawiający udziela zamówienia w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach,
2. gdy udziela zamówień z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy Pzp, których przedmiotem są dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej, ciepła lub paliw gazowych,
3. w postępowaniu o udzielenie zamówienia sektorowego (art. 393 ust. 5 ustawy Pzp). W takim przypadku odstępując od powołania komisji przetargowej, kierownik zamawiającego musi jednak określić sposób prowadzenia postępowania zapewniający sprawność udzielania zamówień, indywidualizację odpowiedzialności za wykonywane czynności oraz przejrzystość prac. 

 

Józef Edmund Nowicki