Przejdź do treści

Powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego

Zgodnie art. 52 ust. 1 ustawy Pzp kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis ten przyznaje kierownikowi zamawiającego uprawnienia do dokonywania wszelkich czynności związanych przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania. 

Na podstawie art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp kierownik zamawiającego może powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych w niniejszym oddziale.

Czynnościami zastrzeżonymi dla kierownika zamawiającego są w szczególności zatwierdzenie:

  1. analizy potrzeb i wymagań, 
  2. SWZ, w tym wyboru procedury w ramach trybu przetargu nieograniczonego (odwrócona, zasadnicza) i trybu podstawowego (wariant bez negocjacji, wariant z negocjacjami fakultatywnymi, wariant z negocjacjami obligatoryjnymi),
  3. ustalonej wartości zamówienia, 
  4. wyboru trybu udzielenia zamówienia, 
  5. przedłużenia terminu związania ofertą, 
  6. wyboru najkorzystniejszej oferty, 
  7. odrzucenia oferty, 
  8. unieważnienia postępowania, 
  9. unieważnienia czynności w postępowaniu, 
  10. odpowiedzi na odwołanie, 
  11. protokołu postępowania.

W ramach czynności zastrzeżonych kierownik zamawiającego decyduje o: 

  1. powołaniu i odwołaniu komisji przetargowej, określenie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, a także zmian w jej składzie,
  2. powołanie biegłych z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, 
  3. poinformowaniu o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, powierzeniu przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, w ramach pomocniczych działań zakupowych, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej, 
  4. wspólnym przygotowaniu lub przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia z innym zamawiającym lub innymi zamawiającymi.

Powierzenie wykonywania czynności zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego musi mieć postać upoważnienia zindywidualizowanego (adresowanego do danego pracownika) z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (zob. orzeczenia Głównej Komisji Orzekającej z dnia 22 lutego 2010 r., GKO Nr BDF1/4900/87/89/09/3148 z dnia 22 lutego 2010 r. oraz z dnia 13 czerwca 2013 r.,  BDF1/4900/35/40/RN-10/13/RWPD-390).

Do odpowiedzialności kierownika za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odniosła się GKO w orzeczeniu z dnia 26 kwietnia 2018 r., BDF1.4800.13.2018., w którym  zwrócono uwagę, że „W przedmiotowej sprawie to Obwiniony (Burmistrza Miasta) - poprzez zatwierdzenie SIWZ - w sposób ostateczny opisał przedmiot zamówienia w sposób, który utrudnił uczciwą konkurencję. Nie jest przy tym zasadne kwestionowanie faktu dokonania opisu przez Obwinionego, zawarte w treści złożonego odwołania, polegające na stwierdzeniu, że brak jest w tym przypadku znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Opisania przedmiotu zamówienia dokonuje w sposób ostateczny - jak stwierdzono wyżej - osoba, która zatwierdza opis zawarty w SIWZ. Do czasu tego zatwierdzenia, przygotowana przez pracownika jednostki SIWZ, zawierająca ten opis, ma jedynie walor projektu. Ostatecznym dokumentem, wchodzącym do obiegu prawnego, staje się dopiero po zatwierdzeniu przez upoważnioną osobę - w tym przypadku przez Obwinionego będącego kierownikiem jednostki. Odpowiedzialność kierownika jednostki w tym zakresie wynika natomiast z powołanego wyżej art. 18 ust. 1 Pzp2004 (aktualnie art. 52 ust. 1 ustawy Pzp). Fakt, że określone czynności wykonują pracownicy poszczególnych, nawet wyspecjalizowanych w tym zakresie komórek, nie wyłącza odpowiedzialności samego kierownika jednostki. (…) Przepis ten wskazuje - i to w sposób uniwersalny, a nie tylko dla potrzeb postępowań przed Prezesem UZP i KIO - kto odpowiada za czynności podejmowane na gruncie zamówień publicznych.”

W orzeczeniu z dnia 21 lipca 2016 r., BDF1.4800.30.2016, GKO uznała natomiast, że naruszenia dyscypliny określonego w art. 17 ust. 1b pkt 2 UsDysFinPub może dopuścić się tylko osoba, która udzieliła zamówienia publicznego. Odpowiedzialności tej nie można przypisać innej osobie, chociażby zatwierdziła ona inne dokumenty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Komisja zwróciła przy tym uwagę, że dostosowanie się do błędnej opinii pracownika nie zwalnia kierownika jednostki od odpowiedzialności w przedmiocie samodzielnie podejmowanej decyzji o udzieleniu bądź nieudzieleniu zamówienia publicznego i podpisania umowy z określonym podmiotem.

„W orzeczeniu z dnia 6 listopada 2017 r., BDF1.4800.88.2017., GKO zwróciła natomiast uwagę, że „Z okoliczności tych Obrońca wyprowadza wniosek, że „żądanie natomiast od Obwinionego, aby przeanalizował całość dokumentacji przetargowej, w tym dokumentacji dotyczącej wszystkich uprzednio wszczętych postępowań uzupełniających czy też dodatkowych w ramach tego zadania/projektu/zamówienia (…), prowadzonych przez (…), byłoby i jest wymaganiem nierealnym, niemożliwym do spełnienia. Zgodnie z zakresem umocowania Obwinionego, ciążył na nim przecież szereg innych obowiązków jakie miał realizować, pełniąc funkcję Dyrektora (…).” Przesądzać to ma, zdaniem składającej odwołanie, o braku zawinienia po stronie Obwinionego. Główna Komisja Orzekająca stwierdza, że argumentacja Obrońcy w zakresie winy Obwinionego nie jest zasadna. GKO nie neguje przy tym okoliczności, że w chwili podejmowania decyzji o wyborze trybu udzielenia zamówienia Obwiniony kierował jednostką organizacyjną o istotnym i rozległym zakresie działalności. Byłoby nieracjonalne twierdzić, ze Obwiniony może i powinien dostrzec wszelkie potencjalne uchybienia w działalności podległych pracowników. Wzorzec należytej staranności, jakiej można wymagać od osoby zajmującej takie stanowisko, jak Obwiniony, nie zakłada konieczności i obowiązku zajmowania się wszystkimi sprawami związanymi z działalnością kontrolowanej jednostki. Jednak kierownik jednostki sektora finansów publicznych, będącej zamawiającym, powinien dołożyć należytej staranności w tym sensie, że powinien skontrolować co najmniej najpoważniejsze podejmowane czynności, nie zaś ufać w sposób bezkrytyczny podległym pracownikom i wytworzonym przez nich dokumentom. Należy stwierdzić, że w niniejszej sprawie, ustalone okoliczności wskazują, że Obwiniony miał obiektywną możliwość zweryfikowania podstaw zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki poprzez analizę dokumentacji zamówienia.”

GKO zwróciła również uwagę, że zgodnie z art. 18 ust. 1 Pzp2004 „kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. Z tego względu, w przypadku nieprawidłowości dotyczących zamówienia publicznego stanowiącej naruszenie dyscypliny finansów publicznych, określona osoba - w tym przypadku kierownik Zamawiającego - występuje we wszczętym później postępowaniu o naruszenie dyscypliny finansów publicznych jako obwiniony.” W ocenie GKO ustalenie wartości zamówienia przez osobę, której kierownik powierzył dokonanie takiej czynności, również nie oznacza ostatecznego zatwierdzenia wartości zamówienia. 

Ustalenia wartości zamówienia w sposób ostateczny dokonuje kierownik zamawiającego, poprzez jej zatwierdzenie.
 

Opracowanie:  Zespół wPrzetargach