Kryteria oceny ofert powinny być tak skonstruowane, żeby do minimum ograniczyć subiektywne oceny członków komisji przetargowej
Zgodnie z art. 239 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Zgodnie natomiast z art. 240 ustawy Pzp zamawiający opisuje kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały, a ponato, kryteria oceny ofert i ich opis nie mogą pozostawiać zamawiającemu nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty oraz umożliwiają weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach.
Opis sposobu oceny ofert musi być tak sformułowany, aby zapewniał obiektywną ocenę złożonych ofert. Oznacza to, iż powinna zostać wyłączona możliwość zupełnie dowolnej, subiektywnej czy uznaniowej oceny dokonanej przez poszczególnych członków komisji przetargowej lub inne osoby wykonujące w tym zakresie czynności z ramienia zamawiającego.
Powyższy skutek można osiągnąć, gdy szczegółowość, kompletność i jednoznaczność opisu kryteriów oceny ofert umożliwia każdemu znającemu treść ofert i SIWZ dokonanie ich właściwej i obiektywnie uzasadnionej oceny oraz hierarchizacji w rankingu ofert najkorzystniejszych.
W wyroku z dnia 3 września 2013 r., KIO 2007/13, Krajowa Izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że „Kryteria oceny ofert muszą być zaprezentowane w SIWZ w taki sposób, by wykonawca na ich podstawie był w stanie uzyskać wiedzę, jakie cechy i właściwości oferowanego przez niego przedmiotu będą uznane za pozwalające na uzyskanie wysokiej pozycji w ramach porównania ofert. Powyższe sprowadza się do określenia, jakie cechy, właściwości, elementy ma spełniać kategoria podlegająca ocenie, w taki sposób, by wykonawca wiedział, co zostanie ocenione wyżej, a co niżej, jakie elementy są uznawane przez zamawiającego za lepsze i wysoko oceniane, jakie zaś niżej, albo jakie dyskwalifikują ofertę oraz zadanie wskazywane dla oceny w kryterium pozacenowym”.
Kryteria oceny ofert będą wymierne i zobiektyzowane, tylko wtedy, gdy ocena każdej oferty na podstawie takich kryteriów da ten sam wynik. A więc, bez względu kto dokonałby oceny ofert na podstawie opisu kryteriów oceny ofert, wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, otrzymałby taki sam wynik.
Jak zauważył Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z dnia 18 marca 2004 r., V Ca 264/04, kryteria oceny ofert powinny być wyraźnie określone w SIWZ w sposób umożliwiający późniejszą weryfikację prawidłowości oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Nieprecyzyjne zdefiniowanie kryteriów i w konsekwencji konieczność ich doprecyzowania przez komisję przetargową, Sąd uznał za równoznaczne ze zmianą kryteriów w trakcie postępowania, a tym samym niedopuszczalne.
Ponadto, Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 31 lipca 2008 r., KIO/UZP 736/08 stwierdziła, iż „dla wypełnienia przez Zamawiającego dyspozycji art. 36 ust. 1 pkt 13 Pzp tj. obowiązku zawarcia w specyfikacji opisu kryteriów oceny ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu ich oceny, nie jest wystarczające opisanie wyłącznie podstawowych kryteriów w sytuacji, gdy Zamawiający faktycznie przewidział ocenę według szeregu szczegółowych podkryteriów i tym podkryteriom przyznał określoną wagę. Wiedza wykonawców w zakresie ustalonego przez Zamawiającego sposobu oceny ofert ma niepodważalne znaczenie jeśli chodzi o sposób przygotowania ofert oraz, w szczególności dla zachowania zasady uczciwej konkurencji równego traktowania wykonawców”.
Zatem, kryteria oceny ofert powinny być tak skonstruowane, żeby do minimum ograniczyć subiektywne oceny członków komisji przetargowej.
Sposób oceny ofert winien być opisany równie precyzyjnie jak same kryteria.