Informacja z KRK w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. z 2019 r. poz. 1158) informację o osobie oraz informację o podmiocie zbiorowym doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do ich wydania.

Tryb udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie trybu udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (Dz.U. z 2014 r. poz. 841 i z 2016 r. poz. 1673) - w skrócie „rkrk”.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rkrk informacji z KRK oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udziela się przez elektroniczną platformę usług Ministerstwa Sprawiedliwości umożliwiającą złożenie zapytania lub wniosku, otrzymanie informacji z KRK lub informacji z rejestru karnego państwa obcego oraz składanie i doręczanie innych pism w postępowaniu toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku, zwaną dalej „e Platformą”. 2. Informacji przez e Platformę udziela się za pośrednictwem konta użytkownika albo konta instytucjonalnego.

Zgodnie natomiast z § 13 ust. 1 rkrk informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w formacie XML, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z informacji zawartej na stroni internetowej https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web wynika natomiast, że „Aby wystąpić o zaświadczenie do KRK drogą elektroniczną należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis zaufany. Wydany dokument ma postać pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (np. pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK. Wydruk nie jest dokumentem. Opłatę należy wnieść wyłącznie za pomocą mechanizmów płatności udostępnionych na e-KRK.”

Jednocześnie w informacji „Wizualizacja” podaje się, że „Jeśli posiadasz plik xml z odpowiedzią z Systemu e-KRK, prześlij go formularzem dostępnym po lewej stronie. W odpowiedzi dostaniesz archiwum w formacie zip, zawierające wszystkie pliki wydane przez KRK.”

Obecnie informacja o osobie oraz informacja o podmiocie zbiorowym z KRK, bez względu na sposób jej udzielenia, stanowi zaświadczenie w rozumieniu przepisów działu VII Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 23 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 398, z poźn. z.). Wymóg ten znacznie wydłuża postępowanie w sprawie o wydanie zaświadczenia, co może negatywnie oddziaływać na interes osób lub podmiotów, które chcą zaświadczenie otrzymać (np. na potrzeby postępowania przetargowego lub koncesyjnego albo zatrudnienia pracowników). 

Zmiany w tym zakresie przewiduje projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw.

W opinii projektodawcy w wielu przypadkach wydanie zaświadczenia nie wymaga ingerencji człowieka i może być maksymalnie uproszczone. Zaświadczenie jest bowiem aktem wiedzy organu administracyjnego o pewnym stanie faktycznym lub prawnym, a stany te są w praktyce w większości proste. Wymóg opatrzenia zaświadczenia podpisem przyporządkowanym do osoby fizycznej - pracownika organu upoważnionego do wydawania zaświadczeń, jest w opinii projektodawcy zbyt restrykcyjny.

Każdego roku do KRK wpływa około 3 miliony zapytań i wniosków o udzielenie informacji z KRK, z czego około 1,8 mln pochodzi od  osób fizycznych i podmiotów zbiorowych zainteresowanych uzyskaniem informacji z KRK na ich temat. W liczbie 3 milionów zapytań i wniosków są zarówno zapytania i wnioski obsługiwane przez Punkty Informacyjne przy sądach i prokuraturach (około 1,7 mln), oraz dokumenty obsługiwane bezpośrednio przez pracowników Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego (zwanego dalej „B-KRK”). 

Do bezpośredniej obsługi przez pracowników B-KRK rocznie trafia około 1,3 mln zapytań i wniosków. Ze względu na obciążenie pracą istnieją zaległości w udzielaniu informacji na zapytania i wnioski. Biorąc pod uwagę wszystkie kanały obsługi zapytań (e-KRK, obsługa interesantów, listownie) oraz różne sposoby ich obsługi, uśredniony czas pomiędzy wpływem zapytania a wydaniem zaświadczenia z KRK wynosi obecnie 9,02 dnia. Oznacza to przekroczenie czasu na wydanie zaświadczenia (7 dni) określonego w art. 217 § 3 K.p.a. o średnio 2 dni.

Celem projektowanej ustawy jest usprawnienie procesu wydawania informacji z Krajowego Rejestru Karnego tak aby średni czas ich wydawania wszystkich wynosił 1 dzień od daty wpływu kompletnego wniosku, a w przypadku najbardziej skomplikowanych spraw nie przekraczał 7 dni. 

Cel ten zostanie osiągnięty przez:

1. Wprowadzenie do K.p.a. możliwości opatrywania zaświadczeń w formie elektronicznej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Byłby to dokument elektroniczny opatrzony automatycznie przez system teleinformatyczny, bez ingerencji człowieka, mechanizmem pozwalającym na zapewnienie autentyczności pochodzenia zaświadczenia oraz integralności zawartych w nim danych. Mechanizmem takim jest pieczęć elektroniczna, o której mowa w sekcji 5 rozdziału III rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE oraz w art. 16 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 162). Pieczęć elektroniczna oznacza dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych. Umożliwienie wydawania zaświadczeń w postaci elektronicznej, opatrzonych pieczęcią elektroniczną, znacząco usprawni procedury wydania zaświadczeń z KRK w formie elektronicznej, a potencjalnie także zaświadczeń wydawanych przez inne organy administracji publicznej.
2. Nałożenie na podmioty wymienione w art. 6 ust. 1 pkt 4-7 i 8 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym obowiązku składania żądań udostępnienia informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym wyłącznie za pośrednictwem usług web service oraz wydawanie na tak złożone żądanie informacji w postaci elektronicznej, opatrzonych pieczęcią elektroniczną.

Nowe rozwiązanie - usługa webservice - ma zapewnić większy stopień automatyzacji procesu przetwarzania danych. Podmioty te w celu uzyskania informacji z KRK, nie będą musiały składać zapytania, ale za pomocą aplikacji, którymi już dysponują, będą mogły wysłać do systemu KRK żądanie udzielenia informacji. 

Na podstawie żądania nastąpi automatyczne przeszukanie i weryfikacja danych. Odpowiedź na żądanie zostanie udzielona synchronicznie, tj. bez udziału pracownika KRK z wykorzystaniem mechanizmu pieczęci elektronicznej. Umożliwi to skrócenie czasu wydawania informacji z KRK na żądanie podmiotów wymienionych w art. 6 ust. 1 pkt 4-7 i 8 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym i wyeliminowanie zaległości.

Po wdrożeniu nowego kanału uzyskiwania informacji z KRK - usług webservice - oraz wdrożeniu nowej funkcjonalności systemu KRK polegającej na opatrywaniu zaświadczeń kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną średni czas wydawania wszystkich zaświadczeń skróci się do 1 dnia. 

Będzie to skutkiem tego, że informacje udzielane za pośrednictwem usług webservice oraz zaświadczenia opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną będą wydawane w sposób automatyczny (bez udziału człowieka), a zatem niemal natychmiast po wniesieniu żądania udostępnienia informacji lub wniesieniu zapytania albo wniosku. 

Co więcej, dzięki zautomatyzowaniu procesu udzielania informacji, pracownicy obecnie obsługujący te zapytania zostaną zaangażowani do udzielania informacji na zapytania przesyłane do B-KRK przez podmioty, które uzyskują informację z KRK za pomocą innych kanałów: obsługa interesantów, system ECRIS, listownie, a także udzielania odpowiedzi na wnioski z CEIDG i żądania z KRS. Wpłynie to na skrócenie czasu realizacji ww. zapytań i co za tym idzie – skrócenie średniego czasu udzielenia wszystkich informacji z KRK oraz czasu wydawania informacji w najbardziej skomplikowanych sprawach. 

Dzięki temu nastąpi sprawniejsza obsługa innych zdań B-KRK przez pracowników dotychczas zaangażowanych w proces wydawania zaświadczeń.

Wdrożenie nowego kanału uzyskiwania informacji z KRK - usług webservice - oraz wdrożenie nowej funkcjonalności systemu KRK polegającej na opatrywaniu zaświadczeń kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną skróci średni czas wydawania wszystkich zaświadczeń do 1 dnia.  

Nowy kanał uzyskiwania informacji z KRK – usługi web service - umożliwi podmiotom  określonym w art. 6 ust. 1 pkt 4-7 i 8 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym  bezpośredni i realizowany w czasie rzeczywistym dostęp do danych zgromadzonych w KRK, co przyczyni się do przyśpieszenia wykonywanych przez te organy zadań i prowadzonych przez nie postępowań.

 

Opracowano na podstawie: 
Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw

Link do strony internetowej:
https://bip.kprm.gov.pl/kpr/bip-rady-ministrow/prace-legislacyjne-rm-i/prace-legislacyjne-rady/wykaz-prac-legislacyjny/r97830136,Projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-Kodeks-postepowania-administracyjnego-oraz-niekt.html