Dokumenty zastępujące referencje i brak tłumaczenia podmiotowego środka dowodowego

W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych żądać wykazu robót budowlanych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których roboty te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te roboty budowlane zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty.

W przypadku dostaw lub usług zamawiający może żądać wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

W wyroku z dnia 5 marca 2021 r.KIO 391/21, KIO 410/21 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że choć w praktyce dokumenty potwierdzające prawidłowe wykonanie robót, dostaw lub usług potocznie nazywa się referencjami, należy pamiętać, że niekoniecznie wymaganym dokumentem będzie dokument o nazwie „referencja”. Prawodawca pozostawił bowiem dużą swobodę w tym zakresie, wymagając jedynie, aby z przedstawionego dokumentu wynikało, że usługi zostały wykonane należycie, a dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej w konkretnych przypadkach za dokumenty potwierdzające należyte wykonania zamówienia mogą zostać uznane również: protokoły odbiorów końcowych, a nawet pismo zamawiającego na rzecz którego usługi były realizowane, skierowane do wykonawcy po zakończeniu realizacji zamówienia, towarzyszące zwracanej gwarancji należytego wykonania. 

Do zamawiającego należy natomiast ostateczna ocena, czy z treści dokumentu złożonego przez wykonawcę wynika, że roboty budowlane wykazane w wykazie robót budowlanych wykonanych zostały wykonane należycie, a dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. 

Krajowa izba Odwoławcza zwróciła uwagę, że prawodawca nie ograniczył również kręgu podmiotów uprawnionych do wystawiania dokumentów potwierdzających należyte wykonanie zamówienia. Nie muszą to być podmioty z sektora publicznego. W orzecznictwie podkreśla się też, że nie istnieją ściśle określone w przepisach sformułowania czy wyrażenia, które powinny zostać zawarte w treści referencji. 

Treć referencji nie musi więc zawierać sformułowania, że roboty budowlane zostały wykonane należycie. Treśc referencji powinna być tak sformułowana, aby zamawiaj.acy nie maiał żadnej wątpliwości, że roboty budowlane wykazane w wykazie robót budowlanych wykonanych, zostały wykonane należycie. Referencje nie muszą zwierać informacji o wartości wykonanych robót budowlanych. Taka informacja powinna byż zawarta w wykazie robót budowlanycy wykonanych. 

Referencje to oświadczenia wiedzy i nie muszą być podpisane przez osobe uprawnioną do reprezentowania wystawcy referencji. Referencje może podpisać pracownik podmiotu, na rzecz którego  roboty zostały wykonane należycie.

Jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim (zamawiający nie dopuścił w SWZ, zaproszeniu do negocjacji lub ogłoszeniu o zamówieniu możliwości złożenia oświadczeń lub innych dokumentów w jęzku innym niż język polski) wykonawca wraz referencjami sporządzonymi w języku obcym składa tłumaczenie na język polski. Oznacza to, że podmiotowy środek dowodowy i tłumaczenie stanowią jedną całość. Jeżeli wykonawca na wezwanie z art. 126 ust. 1 lub art. 274 ust. 1 ustawy Pzp złoży (np. wraz z wykazem robót budowlanych wykonanych) referencje w jezyku obcym wymaganego tłumaczenia, zamwiający wzywa wykonawcę na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia tłumaczenia. Niezłożenie w terminie wskazanym w wezwaniu tłumaczenia oznacza, że wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowego środka dowodowego, a tym samym nie wykazał, że spełnia warunek udziału w postępowniu. Niezłożenie tłumaczenia oznacza, że zamawiający nie ma możliwości pełnej weryfikacji, czy wykonawca np. wykonał należycie roboty budowlane, a tym samym czy spełnia warunek udziału w postępowaniu.