Jakie informacje zamawiający zamieszcza w zaproszeniu do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki?

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (art. 213 ust. 1 ustawy Pzp).

Wszczęie postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki zaproszenia do negocjacji

Zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez przekazanie zaproszenia do negocjacji wykonawcy zaproszonego do negocjacji (art. 130 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp).

Zgodnie z art. 217 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający, wraz z zaproszeniem do negocjacji, przekazuje wykonawcy informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym projektowane postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Przepisy ustawy Pzp nie wymagają, by zaproszenie do negocjacji zawierało opis przedmiotu zamówienia.
Należy jednak zauważyć, że informacje zawarte w zaproszeniu do negocjacji muszą być wystarczająco precyzyjne, aby umożliwić zaproszonemu wykonawcy ustalenie charakteru i zakresu zamówienia oraz podjęcie decyzji co do udziału w negocjacjach. Stąd, informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania powinny zawierać co najmniej określenie przedmiotu zamówienia oraz jego wielkość lub rozmiar. Poprzez określenie przedmiotu zamówienia należy rozumieć krótką informację, co będzie przedmiotem prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia tak, aby wykonawca był w stanie zidentyfikować przedmiot zamówienia. Zamawiający nie jest obowiązany w tym zakresie do formułowania opisu przedmiotu zamówienia tak jak czyni to na potrzeby specyfikacji warunków zamówienia.

Użycie w art. 217 ust. 1 ustawy Pzp sformułowania „w tym projektowane postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego” nie oznacza, że wraz z aproszeniem do negocjacji zamawiający nie może przekazać wzoru umowy. Tym bardziej, że celem postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki jest wynegocjowanie postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego (zob. art. 7 pkt 18 ustawy Pzp).

W trybie zamówienia z wolnej ręki wykonawca składa oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, oraz podmiotowe środki dowodowe nie później niż wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego. Na podstawie art. 217 ust. 2 i art. 306 ust. 2 ustawy Pzp w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający może natomiast nie żądać od wykonawcy zaproszonego do negocjacji podmiotowych środków dowodowych oraz oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415), jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający nie żądał od wykonawcy oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, jako podmiotowego środka dowodowego na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, zamawiający może żądać oświadczenia wykonawcy o braku podstaw wykluczenia w zakresie podstaw wykluczenia wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

Na podstawie § 10 rozporządzenia , w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zamawiający może, także w trybie zamówienia z wolnej ręki, zamiast podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w § 6-9 rozporządzenia, żądać oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

Zaproszenie do negocjacji powinno zawierać:

nazwę oraz adres, numer telefonu i adres poczty elektronicznej zamawiającego;
termin wykonania zamówienia lub przewidywany termin wykonania zamówienia;
informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej;
wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami.

Zaproszenie do negocjacji może również zawierać:

podstawy wykluczenia, jeżeli zamawiający je przewiduje;
informację o warunkach udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający je przewiduje;
informację o podmiotowych środkach dowodowych, jeżeli zamawiający będzie wymagał ich złożenia;
informację o przedmiotoewych środkach dowodowych, jeżeli zamawiający będzie wymagał ich złożenia;
informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych;
informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot;
informację o obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań, jeżeli zamawiający dokonuje takiego zastrzeżenia zgodnie z art. 60 i art. 121 ustawy Pzp;
informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający je przewiduje;
wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.

Zamawiający może natomiast odstąpić od wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, jeżeli w toku negocjacji w ramach trybu z wolnej ręki, zwłaszcza na podstawie przesłanki z art. 214 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, gdy wykonawca zgłasza, że wskazane przez zamawiającego czynności nie mają charakteru stosunku pracy lub nie wyraża zgody na takie wymagania, a jest to jedyny wykonawca zdolny do wykonania zamówienia.

Z uwagi na brak obowiązku sporządzenia specyfikacji warunków zamówienia, w postępowaniach prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki należy uznać, że wymóg zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę, o którym mowa w art. 95 ustawy Pzp, nie będzie miał zastosowania. Zamawiający w postępowaniu w trybie zamówienia z wolnej ręki nie ma zatem obowiązku określenia w zaproszeniu do negocjacji w zamówieniach na usługi lub roboty budowlane wymagań związanych z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy - Kodeks pracy.

Wymagania takie mogą być przedmiotem negocjacji z wykonawcą, a w sytuacji gdy obydwie strony nie dojdą w tym zakresie do porozumienia, zamawiający nie ma obowiązku wprowadzania takich rygorów realizacji zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Nie ma również przeszkód prawnych, aby zamawiający wymagał od wykonawcy zaproszonego do negocjacji odbycia przez niego wizji lokalnej.

Józef Edmund Nowicki