Odrzucenie oferty złożonej przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie wymaganych dokumentów

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.

Przepis art. 226 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy Pzp dotyczy między innymi sytuacji, gdy:

1. wykonawca w terminie przewidzianym w wezwaniu, o którym mowa w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, nie złożył, nie poprawił lub nie uzupełnił oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowego środka dowodowego, skłądanych w postępowaniu.
2. wykonawca w terminie przewidzianym w wezwaniu, o którym mowa w art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, nie złożył lub nie uzupełnił przedmiotowego środka dowodowego.

Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający - na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp - wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowego środka dowodowego lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu jest obowiązkiem zamawiającego.

Warto zauważyć, że przepis art. 128 ust. 1 ustawy Pzp dotyczy trzech różnych przypadków. Niezłożenia wymaganych oświadczeń lub dokumentów (brak fizyczny). Złożenia niekompletnych oświadczeń lub dokumentów. Złożenia oświadzceń lub dokumentów zawierających błędy.

Jest to istotne, ponieważ zamawiający powinien w wezwaniu wskazać przyczyny wezwania. Wezwanie do złożenia oświadczeń lub dokumentów musi być jednoznaczne i zrozumiałe dla wykonawcy, tak aby był on w stanie stwierdzić, jakich oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający żąda w wezwaniu. Analogicznie w przypadku wezwania do poprawienia lub uzupełnienia.

Treść wezwania nie może prowadzić do sytuacji, w której wykonawca zmuszony będzie domyślać się, jakich oświadczeń lub dokumentów zamawiający żąda.

Użyte w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp sformułowanie „wzywa wykonawcę do ich złożenia” oznacza między innymi sytuacje, gdy wykonawca:

1. wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, 
2. złożone oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, innych dokumenty lub oświadczenia nie zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
3. złożone podmiotowe środki dowodowe nie potwierdzają spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Odmienną od wezwania do złożenia jest instytucja wezwania do poprawienia oświadczeń  lub dokumentów wskazanych w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Użyte w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, sformułowanie „wzywa wykonawcę do ich poprawienia” oznacza sytuację, gdy złożone oświadczenia lub dokumenty nie wymagają złożenia, ani uzupełnienia, ale zawierają błędy. 

PRZYKŁAD
W złożonym jednolitym europejskim dokumencie zamówienia, w części „C: Podstawy związane z niewypłacalnością, konfliktem interesów lub wykroczeniami zawodowymi”, w pozycji „Czy wykonawca jest winien poważnego wykroczenia zawodowego?, Jeżeli tak, proszę podać szczegółowe informacje na ten temat:”, wykonawca oświadczył NIE i błędnie wpisał informacje dotyczące wykazania braku podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 19 Pzp, które powinien wykazać w pozycji „Czy wykonawca lub przedsiębiorstwo związane z wykonawcą doradzał (-o) instytucji zamawiającej lub podmiotowi zamawiającemu bądź był (-o) w inny sposób zaangażowany (-e) w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia? Jeżeli tak, proszę podać szczegółowe informacje na ten temat:”

W pozycji „Czy wykonawca jest winien poważnego wykroczenia zawodowego?, Jeżeli tak, proszę podać szczegółowe informacje na ten temat:” wykonawca podał, że doradzał zamawiającemu w ramach czynności związanych z przygotowaniem prowadzonego postępowania, sporządzając kosztorys inwestorski, dokumentację projektową oraz specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych. Natomiast w pozycji „Czy wykonawca lub przedsiębiorstwo związane z wykonawcą doradzał (-o) instytucji zamawiającej lub podmiotowi zamawiającemu bądź był (-o) w inny sposób zaangażowany (-e) w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia? Jeżeli tak, proszę podać szczegółowe informacje na ten temat:” wykonawca oświadczył TAK, ale nie wypełnił tej pozycji.

Użyte w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp sformułowanie „wzywa wykonawcę do ich uzupełnienia” oznacza sytuację, gdy złożone oświadczenia lub dokumenty są niekompletne.

Dokument niekompletny to dokument niezawierający błędów, w którym brakuje wymaganych informacji lub stron. Przykładem może być niewypełniene niektórych pozycji w jednolitym dokumencie lub wykazie robót budowlanych wykonanych.

Zamawiajacy wzywa do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia tylko tych oświadczeń, które były wymagane w postępowaniu o udzielenie zamówienia (które zamawiający wskazał w dokumencie zamówienia (np. SWZ).

Warunkiem wezwania wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia jest uprzednie prawidłowe wezwanie wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 lub 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych (art. 126 ust. 1 i art. 274 ust. 1 ustawy Pzp).

Wskazany w wezwaniu termin do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia musi być realny, tzn. umożliwić wykonawcy złożenie, uzupełnienie lub poprawienie wymaganych oświadczeń lub dokumentów. W wyroku z dnia 15 kwietnia 2014 r., KIO 691/14 Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że „Odpowiedni termin to (…) termin, który jest realny do dochowania w danej sytuacji. W wyroku z dnia 11 kwietnia 2014 r., KIO 631/14 Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła natomiast, że „Wyznaczenie wykonawcy na uzupełnienie dokumentów terminu kilkudniowego nie jest czymś nadzwyczajnym. Oczekiwanie ze strony wykonawcy, że termin na uzupełnienie dokumentów musi pozwolić wykonawcy na pozyskanie nowych osób i odpowiednich dla nich dokumentów dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, jest nieuprawnione. Wykonawca przede wszystkim na dzień składania ofert (upływ terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) powinien dysponować określonym potencjałem i dokumentami go potwierdzającymi.”

W uzasadnionym przypadku wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o przedłużenie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. W takim przypadku wykonawca musi wykazać, że żąda przedłużenia terminu ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po jego stornie, której nie mógł on przewidzieć, co uniemożliwia mu złożenie, poprawienie lub uzupełnienie w terminie wskazanym w wezwaniu. 

Termin do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia wyznacza zamawiający i termin ten nie podlega negocjacjom na skutek wniosku wykonawcy. Termin ten pozostaje w dyspozycji zamawiającego i dopóki zamawiający nie zmieni terminu, wykonawca jest obowiązany  przestrzegać terminu, a nie zachowując go musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami swojego zaniechania (zob. postanowienie z dnia 14 października 2008 r., KIO/UZP 1048/08). 

W przypadku przedłużenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, co do zasady zamawiający powinien przestrzegać zasady równego traktowania wykonawców i przedłużyć termin wykonawcom biorącym udział w postępowaniu o ten sam czas. Zamawiający powinien bowiem uwzględniać okoliczności obiektywne dla wszystkich wykonawców, co w uzasadnionych przypadkach może być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom terminu innego niż pozostałym wykonawcom. 

W przypadku wyznaczenia terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, zasada równego traktowania wykonawców wyraża się w wyznaczeniu wykonawcom realnej możliwości złożenia, poprawienia lub uzupełnienia, a nie w wyznaczeniu wszystkim wykonawcom takiej samej liczby dni.

Dopuszczalne jest więc różnicowanie terminu do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia chociażby w stosunku do wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w sytuacji, gdy zamawiający w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne nie dopuścił składania  oświadczeń i dokumentów przy użyciu poczty elektronicznej. 

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp zamawiający odrzuca również ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego. 

Przedmiotowe środki dowodowe zostały zdefiniowane w art. 7 pkt 20 ustawy Pzp i są to środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. 

Jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 ustawy Pzp). 

Jeżeli zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, środki te nie odnoszą się bezpośrednio do treści oferty w rozumieniu art. 223 ust. 1 ustawy Pzp. 

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który na wezwanie z arty. 107 ust. 2 ustawy Pzp nie złożył lub nie uzupełnił w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego, o ile zamawiający przewidział wezwanie do złożenia lub uzupełnienia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. 

Przepis art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp nie ma natomiast zastosowania w sytuacji, gdy wykonawca nie złoży wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego, w celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (w celu oceny ofert). W takim przypadku zamawiający odrzuca ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
 

Opracowanie:  Zespół wPrzetargach