Profesjonalizacja pracy komisji przetargowej. Część 1. Powołanie komisji przetargowej i tryb pracy komisji przetargowej

Problematyka powołania i pracy komisji przetargowej została uregulowana w art. 53-55 ustawy Pzp.
Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, kierownik zamawiającego powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (art. 53 ust. 1 ustawy Pzp).

Jeżeli zamawiający zdecyduje się na powierzenie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, w ramach pomocniczych działań zakupowych, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (ar. 37 ust. 2 ustawy Pzp), może powierzyć komisji przetargowej tylko niektóre czynności w postępowaniu.

Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową (art. 53 ust. 1 ustawy Pzp).

Użyte w art. 53 ust. 1 ustawy Pzp wyrażenie „do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia” oznacza czynności w postępowaniu. 

Pojęcie „postępowania o udzielenie zamówienia” zostało zdefiniowane w art. 7 pkt 18 ustawy Pzp. 
Przez „postępowanie o udzielenie zamówienia” należy rozumieć postępowanie wszczynane przez przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem, z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu.

Z definicji „postępowanie o udzielenie zamówienia” wynika, że postępowanie o udzielenie zamówienia obejmuje czynności prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem. Co do zasady będą to czynności merytoryczne, a nie o charakterze organizatorskim. 

Za czynności prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, nie można uznać:

1. prowadzenia protokołu postępowania, 
2. zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania zawierające informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania,
3. przekazania do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zawierającego informację o wynikach tego postępowania.

Pojęcie „postępowania o udzielenie zamówienia” nie obejmuje również czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia. 

Czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia to czynności dokonywane do wszczęcia postępowania.

W trybie przetargu nieograniczonego zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (art. 130 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp).

W trybie podstawowym zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 276 ust. 1 ustawy Pzp).

W trybie zamówienia z wolnej ręki zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez przekazanie zaproszenia do negocjacji (art. 130 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp).

Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań (art. 55 ust. 3 ustawy Pzp). 

Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy Pzp komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez kierownika zamawiającego, czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania.

Pomocniczy charakter komisji przetargowej oznacza, że komisja przetargowa nie dokonuje odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty i unieważnienia postępowania. 

Komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także, występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia.

Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego (art. 55 ust. 1 ustawy Pzp). Powołanie komisji przetargowej i dokonywanie zmian w jej składzie to czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego. 

Na podstawie art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp kierownik zamawiającego może powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, powołanie komisji przetargowej i dokonywanie zmian w jej składzie.

W orzeczeniu Głównej Komisji Orzekającej z dnia 26 kwietnia 2018 r., BDF1.4800.13.2018 stwierdzono, że „powierzenie, o jakim mowa w art. 18 ust. 2 Pzp2004 musi mieć postać upoważnienia indywidualnie adresowanego dla danego pracownika z wymienieniem czynności z zakresu postępowania przetargowego, które zostały mu powierzone. Brak takiego indywidualnego upoważnienia skutkuje brakiem możliwości postawienia zarzutu zaniechania dokonania pewnych czynności lub dokonania czynności niezgodnie z obowiązującym prawem.

Opierając się na wykładni art. 18 Pzp2004 należy uznać, że upoważnienia zawarte w dokumentach przedłożonych przez Obwinionego zarówno na etapie postępowania przed Rzecznikiem jak również na rozprawie nie spełniają wymagań „powierzenia czynności” zastrzeżonych dla kierownika jednostki.

Zdaniem RKO, należy zwrócić uwagę, że kierownik zamawiającego przy realizacji prawa powierzenia pracownikom czynności na etapie przygotowania lub przeprowadzenia postępowania podlega pewnemu ograniczeniu, tzn. może się on bowiem podzielić odpowiedzialnością tylko w zakresie czynności dla niego zastrzeżonych. Natomiast czynności wykonywane przez członków komisji przetargowej nie są zastrzeżone dla kierownika, w wyniku czego kierownik nie ma możliwości przekazania ich w trybie art. 18 ust. 2 Pzp2004 i z tego względu w art. 20 ust. 2 Pzp2004 znalazła się odrębna podstawa prawna powierzenia obowiązków i odpowiedzialności komisji przetargowej.” (zob. także orzeczenia GKO z dnia 22 lutego 2010 r., BDF1/4900/87/89/09/3148 oraz z dnia 13 czerwca 2013 r., BDF1/4900/35/40/RN-10/13/RWPD-30890). 

Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech członków (art. 52 ust. 3 ustawy Pzp). 

Zgodnie z art. 55 ust. 3 ustawy Pzp kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.  
Przepis art. 55 ust. 3 ustawy Pzp nawiązuje do art. 52 ust. 2 zdanie pierwsze ustawy Pzp, który wskazuje zakres odpowiedzialności także członków komisji przetargowej. Zgodnie z tym przepisem członek komisji odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono mu czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania, w dokumencie powołującym komisję przetargową.

Członkami komisji przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego lub osoby nie będące pracownikami zamawiającego. Powołanie do komisji przetargowej osób nie będących pracownikami zamawiającego powinno mieć miejsce w sytuacjach wyjątkowych.

Określając zakres obowiązków członków komisji przetargowej, kierownik zamawiającego może powierzyć komisji przetargowej wszystkie lub niektóre czynności w postępowaniu lub czynności związane z przygotowaniem postępowania. 

Kierownik zamawiającego, określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, musi zapewnić sprawności jej działania. Sprawność działania komisji przetargowej oparta jest o kwalifikacje członków komisji przetargowej związane z warunkami zamówienia. Kwalifikacje to zestaw wiedzy i umiejętności (doświadczenia) wymaganych do dokonania określonych czynności w postępowaniu lub związanych z przygotowaniem postępowania. Kwalifikacje wynikają z określonych dokumentów (świadectw, dyplomów, zaświadczeń) i stwarzają domniemanie, że legitymujący się nimi człowiek ma odpowiednie kompetencje. 

Powołanie w skład komisji przetargowej osób, które nie posiadają wymaganych kwalifikacji jest niedopuszczalne. 

Komisji przetargowa jest wprawdzie zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, to jednak podejmuje (dokonuje) czynności, które wymagają posiadania wiedzy i doświadczenia.
W dokumencie powołującym komisję przetargową lub regulaminie komisji przetargowej kierownik zamawiającego określa organizację i tryb pracy komisji przetargowej.

Wprowadzenie do dokumentu powołującego komisję przetargową lub regulaminu komisji przetargowej obowiązku sporządzania  protokołów z każdego posiedzenia komisji przetargowej jest zbędne. 
W trybach przetargu nieograniczonego i podstawowego efektem pracy komisji przetargowej będą m. in. karty badania ofert, karty oceny ofert, propozycje wyboru najkorzystniejszej oferty, odrzucenia, wniosek w sprawie unieważnienia postępowania.  

Organizację i tryb pracy komisji przetargowej co do zasady powinna dotyczyć sposobu komunikowania się przewodniczącego z innymi członkami komisji przetargowej i kierownikiem zamawiającego.

Członek komisji przetargowej po dokonaniu czynności, które zostały mu powierzone składa przewodniczącemu komisji przetargowej karty badania ofert i karty oceny ofert.

Nawet w przypadku spotkań wszystkich członków komisji przetargowej, w celu wymiany poglądów lub konsultacji, sporządzanie protokołów z takich spotkań jest zbędne. Nie ma żadnego znaczenia ile odbyło się posiedzeń lub spotkań komisji przetargowej, ponieważ na gruncie art. 52 ust. 2 zdanie pierwsze i art. 55 ust. 3 ustawy Pzp, każdy członek komisji przetargowej i tak odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono mu czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.