Profesjonalizacja pracy komisji przetargowej. Część 2. Regulamin komisji przetargowej. Karty badania ofert

Żadne przepisy prawa nie wskazują na obowiązek posiadania regulaminu komisji przetargowej.

Regulamin komisji przetargowej to relikt pozostały po nieobowiązującej ustawie z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664).

Na podstawie art. 20a ust. 5 ustawy o zamówieniach publicznych funkcjonowało rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz.U. Nr 82, poz. 743).

Jeżeli zamawiający posiada regulamin komisji przetargowej, powinien on spełniać wymagania, o których mowa w art. 55 ust. 3 ustawy Pzp, tj. określać „organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej” tak, aby możliwe było ustalenie zakresu odpowiedzialności każdego komisji przetargowej za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. Regulamin komisji przetargowej powinien także zapewnić sprawność działania komisji przetargowej.

Jeżeli nie jest możliwe wskazanie w regulaminie komisji przetargowej, zakresu obowiązków członków komisji przetargowej („zapewnienie indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności”), konieczne będzie określenie takiego zakresu obowiązków w innym dokumencie.

Może to być zarządzenie kierownika zamawiającego, w którym określa się zakres odpowiedzialności poszczególnych członków komisji przetargowej za przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia.

Przepisy ustawy Pzp nie dokonują podziału na przewodniczącego, sekretarza i członka lub członków komisji przetargowej. Podział taki wynika z ugruntowanej praktyki.

Co do zasady do podstawowych czynności przewodniczącego komisji przetargowej należą m. in.:

kierowanie pracami komisji przetargowej,
odebranie od członków komisji przetargowej oświadczeń o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa odpowiednio w art. 56 ust. 2 lub 3 ustawy Pzp, a przed odebraniem oświadczenia, uprzedzenie osoby składającej oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia,
wystąpienie do kierownika zamawiającego z wnioskiem o zmiany w składzie komisji przetargowej,
zawiadomienie kierownika zamawiającego o dokonaniu przez członka komisji przetargowej czynności z naruszeniem przepisu Pzp lub zaniechania dokonania czynności, do której członek komisji przetargowej był obowiązany na podstawie przepisu ustawy Pzp.

Do podstawowych czynności sekretarza komisji przetargowej należą m. in.:

dokumentowanie przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 71-80 ustawy Pzp,
zamieszczanie ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych,
przekazywanie ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej,
udostępnianie SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania,
zamieszczanie na stronie internetowej prowadzonego postępowania wyjaśnień i zmiany treści SWZ oraz informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty i unieważnieniu postępowania,
przekazywanie wykonawcom informacji, wezwań i zawiadomień.

Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego (art. 52 ust. 1 ustawy Pzp). W toku swojej pracy komisja przetargowa dokonuje czynności za zgodą kierownika zamawiającego oraz czynności, które takiej zgody nie wymagają.

Do czynności komisji przetargowej wymagających zgody kierownika zamawiającego należą m.in.:

zmiany treści SWZ,
zmiany istotne ogłoszenia o zamówieniu,
podjęcie decyzji o przeprowadzeniu negocjacji w trybie podstawowym w wariancie 2 (art. 275 pkt 2 ustawy Pzp),
podjęcie decyzji o obowiązku odbycia wizji lokalnej lub sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, gdy taka wizja lub sprawdzenie dokumentów nie zostało wcześniej przewidziane.

Do czynności komisji przetargowej nie wymagających zgody kierownika zamawiającego należą m.in.:

wezwanie wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych (art. 126 ust. 1, art. 274 ust. 1 ustawy Pzp),
wezwanie wykonawcy na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,
wezwanie wykonawcy na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, o ile zamawiający przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia,
żądanie od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług (…) lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10 ustawy Pzp lub wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, zaktualizowanej z uwzględnieniem okoliczności, które nastąpiły po wszczęciu postępowania,
obowiązki informacyjne (zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, unieważnieniu postępowania),
poprawienie oczywistych omyłek pisarskich i oczywistych omyłek rachunkowych oraz zawiadomienie o ich poprawieniu, obowiązki informacyjne.

Linki do pobrania:

Wzór nr 1 karty badania ofert >>>

Wzór nr 2 karty badania ofert >>>

Józef Edmund Nowicki